Диаграмма Ганта - это инструмент планирования, управления задачами, который придумал американский инженер Генри Гант (Henry Gantt). Выглядит это как горизонтальные полосы, расположенные между двумя осями: списком задач по вертикали и датами по горизонтали.
На диаграмме видны не только сами задачи, но и их последовательность. Это позволяет ни о чём не забыть и делать всё своевременно.
Кому пригодится диаграмма
Если вы фанат планирования и любите красивые графики, диаграмма Ганта для вас. Она поможет и с запуском интернет-магазина, и в подготовке к масштабному мероприятию. В быту диаграмма пригодится для самостоятельного планирования свадьбы, ремонта или строительства дома, путешествия или подготовки к сессии.
2. LibreOffice Calc
- Цена: бесплатно.
3. Microsoft Project
- Цена: от 1 875 рублей в месяц.
- Бесплатный период: 1 месяц.
Специализированный продукт компании Microsoft для управления проектами. Сюда встроены привычные инструменты Microsoft, такие как Excel, PowerPoint и даже Skype для бизнеса. Есть дополнительные надстройки.
Подходит для средних и крупных компаний, которые хотят не только визуализировать данные, но и полноценно управлять проектами, портфелями проектов и ресурсами.
Шаблон диаграммы встроен в программу, так что от вас потребуется минимум усилий.
4. OnlyOffice
- Цена: от 60 рублей в месяц.
- Бесплатный период: 1 месяц.
Программа для управления проектами. При регистрации доступны функции CRM, почтового сервера, работы с документами, корпоративного чата и блога.
Диаграмма строится автоматически после внесения всех задач в структуру проекта. Зависимости и сроки можно устанавливать прямо на графике, перетаскивая задачи мышью. Интерфейс интуитивно понятный, есть подсказки.
5. Smartsheet
- Цена: от 14 долларов в месяц.
- Бесплатный период: 1 месяц.
Инструмент заточен под управление совместной работой. Можно использовать шаблоны проектов и повторяющихся задач. Есть интеграция с офисными приложениями Microsoft, и других.
Подойдёт для крупных компаний с масштабными проектами и фрилансеров, готовых присоединиться к чужим проектам.
Создание проекта похоже на создание перечня задач в таблицах. Можно импортировать таблицы из своих документов. Диаграмма Ганта строится при нажатии на соответствующую иконку в разделе «Представления».
Интерфейс русифицирован, но видеоинструкции на английском.
6. GanttPRO
- Цена: бесплатно или от 15 долларов в месяц.
- Бесплатный период: бессрочный для одного проекта.
Можно создавать несколько рабочих пространств и управлять разными проектными командами. Править задачи, их сроки и зависимости можно прямо на диаграмме, перетаскивая элементы мышью.
Есть управление ресурсами, графиком работы исполнителей, часовой ставкой и стоимостью проектов. Можно предоставлять доступ по ссылке или экспортировать диаграмму для заказчику.
При создании проекта программа предложит заполнить небольшую анкету о вашей компании, чтобы подобрать подходящий шаблон. Потом вы сможете отредактировать шаблон или создать собственный.
7. Comindware
- Цена: от 300 рублей в месяц.
- Бесплатный период: по запросу у менеджера.
Comindware подойдёт для средних и крупных компаний. Программа позволяет управлять проектами, ресурсами, бизнес-процессами. Бизнес-процессы можно интегрировать прямо в проекты. Есть собственная корпоративная социальная сеть. Можно импортировать файлы из таблиц, переносить проекты и задачи из MS Project.
8. «Google Таблицы»
- Цена: бесплатно.
Мастер диаграмм «Google Таблиц» тут не поможет. Но есть обходной путь - условное форматирование.
После внесения исходных данных в таблицу справа от неё расположите даты проекта.
Выделите область ячеек между исходными данными и датами. Там будет построена диаграмма. Кликните правой кнопкой мыши и выберите «Условное форматирование».
В меню «Форматирование ячеек» выберите «Ваша формула» и введите =И(E$1<=$C2;E$1>=$B2). E1 - это первая ячейка дат проекта. C2 - ячейка с окончанием первой задачи. B2 - ячейка с началом первой задачи.
Диаграмма Ганта готова. Можете изменять сроки и добавлять новые задачи. Не забывайте только корректировать при необходимости область условного форматирования.
Этой статьи я писал, что мы ищем инструмент, который бы позволял нам лучше управляться с задачами и небольшими проектами для развития Зеновы. Теперь у нас уже есть небольшой опыт использования одного из таких инструментов и я могу уже кое что рассказать.
Сразу скажу, от выбора различных приложений глаза просто разбегаются. Попробуйте забить в поисковике фразу "лучшие приложения (сервисы) для управления задачами (проектами)". И вы увидите десятки предложений на подобную тему.
Для меня лично очень важно было понять и ограничить полет фантазии тем, что я не пытаюсь автоматизировать текущие операционные процессы (прием заявок, консультации клиентов, выставление счетов, отгрузки и пр.). Нам нужно управляться с задачами, которые ВЫХОДЯТ ЗА РАМКИ ПОВСЕДНЕВНЫХ ПРОЦЕССОВ.
Выбирать пришлось между такими типами приложений:
Задачи представлены в виде списка и разбиты по темам;
Задачи представлены в виде карточек на канбан-доске;
Задачи представлены в графическом виде (например, диаграмма Ганта);
Сложные приложение, где задачи могут быть представлены в различных видах.
С самого начала в моей голове засело желание выбора универсального приложения, где можно было бы представлять задачи и в виде доски и диаграммой Ганта. Такую возможность дает, например, Битрикс 24. Это большая система для управления коммуникациями внутри бизнеса, где блок задач и проектов составляет только один из модулей. Сам по себе модуль задач детально разработан и в нем множество возможностей (считать рабочие часы, объединять задачи в проекты, представлять задачи в виде списка, доски или сетевой диаграммы и пр.). Однако это тот случай, где больше возможностей не значит лучше. Например, для работы с задачами пользователю придется переключаться с других пунктов меню системы. Также перед ним постоянно будут маячить кнопки выбора вида представления задач (список, доска, диаграгмма). Лишние кнопки - лишнее отвлечение. В управлении задачами Битрикса есть еще одна существенная проблема. Там нельзя разбивать задачи по темам (например, текущие вопросы, маркетинг, развитие и т.п.).
Я решил, что нам нужно более лаконичное приложение, где будет реализовано управление задачами (проектами) и ничем иным. А сами задачи будут представлены только одним образом без возможности выбора. Осталось выбрать этот образ. Диаграммы Ганта пришлось отбросить сразу. С ними удобно обозревать общие сроки выполнения задач, но они плохо отвечают на вопрос ЧТО ПРОИСХОДИТ В ДАННЫЙ МОМЕНТ. К тому же мы прекрасно понимали, что не все задачи могут иметь четкие сроки выполнения. А диаграмма Ганта всегда подразумевает явное указание сроков. Задачи без сроков по определению будут некорректно отображаться на диаграмме Ганта, ведь там всегда присутствует временная шкала.
Trello vs Wunderlist
В итоге в финал нашего небольшого конкурса вышли 2 приложения: Trello (задачи в виде канбан-доски) и Wunderlist (задачи в виде списка). Оба приложения очень лаконичные и удобные. У обоих есть вполне функциональная бесплатная версия. А также оба приложения кроссплатформенные - у них есть десктопная и мобильная версии, которые всегда синхронизированы между собой в облаке. Я создал аккаунты в обоих системах и стал пользоваться ими параллельно.
Как я выяснил, функционал обоих приложений предельно близок. Но в Wunderlist задачи располагаются в одном измерении (сверху вниз), а в Trello в двух измерениях (сверху вниз и слева направо). Возможность располагать задачи в двух измерениях в Trello дает большое преимущество. Ты всегда с ходу понимаешь какие задачи в настоящее время выполняются, а какие еще не начаты, отложены, ждут проверки и т.д.
Изображение 1. Рабочий интерфейс Wunderlist
Изображение 2. Рабочий интерфейс Trello
На выше приведенных изображениях показан вид рабочего интерфейса Wunderlist и Trello с одними и теми же задачами.
Левая часть рабочего стола содержит меню. В обоих приложениях оно очень похоже. Там мы видим перечень досок (списков) задач. Я разделил для себя задачи на семейные, личные, автомобильные, рабочие личные, рабочие общие текущие, рабочие общие развивающие (да-да, помимо рабочих задач я не преминул воспользоваться шансом упорядочить и лично-семейные дела тоже).
В правой части стола показан перечень задач с доски Работа. В моем примере их три. В Wunderlist все три задачи расположены друг под другом. А в Trello они распределены по столбикам. Две задачи в столбике "В процессе", а третья задача в столбике "Отложено". И в этом большой плюс Trello. Не нужную в настоящий момент задачу переносим в столбик "Отложено" и она не маячит перед глазами постоянно. Когда вы смотрите на эту же самую задачу в Wunderlist, то не понимаете мгновенно, что в настоящий момент ей заниматься не надо. А значит тратите лишнее мыслетопливо на то, чтобы это вспомнить. И это происходит каждый раз, когда вы смотрите на этот список.
Конечно, в Wunderlist можно создать список под названием "Отложено" в левом меню (как это у меня и было сделано). Однако в нем будут смешаны задачи совершенно разных видов (и личные и рабочие) и обращаться к такому списку будет не очень удобно.
То же самое относится к новым задачам. В Wunderlist есть список "Входящие" (см. левое меню на изображении). Туда вы должны забрасывать только что придуманные задачи до того, как начнете ими заниматься. Но и здесь Trello выигрывает на мой взгляд. В нем нет нужды создавать отдельную тему для новых задач. Вместо этого у вас внутри каждой доски создается столбик "Новые задачи". Если новая задача носит личный характер, то я переключаюсь на доску "Личное" и создаю новую задачу там. Таким образом все задачи проходят сортировку по типу уже в момент создания. Это удобно и в этом нет ничего сложного.
Около суток мне понадобилось для выявления победителя между двумя сервисами. Им стал Trello. Не потому что он лучше сделан, а потому что представление задач в виде канбан-доски лучше, чем представление задач в виде списков.
Впечатления от использования Trello
На момент написания этой статьи я пользуюсь сервисом Trello около двух недель. Общие впечатления весьма положительные. Я стал тратить гораздо меньше усилий на планирование. Не времени, а именно усилий. Раньше я многие задачи держал в голове, что требовало высокого напряжения и концентрации внимания, а теперь могу спокойно созерцать их перед собой на экране. В результате мое мыслетопливо больше не расходуется чрезмерно на планирование. Соответственно больше сил остается именно на решение самих задач.
Если раньше я вел параллельно не больше двух проектов (создание нового сайта Зеновы и создание учетной системы), то теперь решился добавить еще и третий проект - улучшение качества ответов на входящие заявки клиентов. И мне кажется, это еще не предел.
Командное использование сервиса мне тоже показалось весьма удобным. Создаешь рабочую доску, подцепляешь туда членов команды. Затем в каждой отдельной задаче можно добавить участников, которые и будут получать уведомления обо всем происходящем с этой задачей. Опять же меньше головной боли - не нужно помнить кому и что поручил.
Теперь об ограничениях сервиса
Управлять сложными проектами, где участников больше 5 человек, с помощью Trello будет сложно. Нет интуитивно понятного способа связывания задач между собой. Ведь неплохо было бы, например, иметь возможность привязать начало выполнения одной задачи к окончанию другой.
Trello не позволяет строить сетевые графики и каким-то иным образом визуализировать данные. Конечно, есть многочисленные внешние плагины к Trello, но пользоваться ими будет наверняка сложнее, чем базовым интерфейсом. К тому же полноценно пользоваться внешними плагинами можно в платной версии системы. Впрочем цена не так уже и высока.
Резюме
Несмотря на малое время пользования сервиса я 80-90% я уже уверен, что Trello органично впишется в набор инструментов, которыми мы пользуемся в Зенове. Кроме того, благодаря этому сервису мы гораздо быстрее разработаем прочие приложения, которые позволят реализовать наше видение будущего бизнеса и вывести его на новый уровень.
Надо только помнить, что Trello (а равно и любой другой хороший сервис для управления задачами) лишь поможет организовать и упорядочить ваши усилия по развитию, но никак не заменит их. Это лишь такое посредническое звено, которое позволяет быстрее претворять претворять задуманное (стратегическое планирование) в жизнь (операционные процессы).
Hardly anyone who deals with project management hasn’t heard about Trello tool. The application, released in September 2011, immediately attracted the attention of IT-world. It required less than a year to surpass 500K users. In 2017, the number of everyday users is counted in more than a million.
What is Trello?
Trello is a project management tool based on Kanban method to visualize workflow. It consists of boards that are actual projects and lists which in their turn consist of tasks. Indisputably, this paradigm proved to be effective and easy to work with.
One of the main advantages of Kanban cards is a good visualization of tasks, easy access to them and the whole workflow, stimulation of collaboration and some others. But what Kanban paradigm lacks is that it doesn’t offer another widespread and commonly accepted technique in project management – Gantt charts. To put it shortly, there is no Gantt chart in Trello.
What is so special about Gantt charts?
As I’ve stated, a Gantt chart is considered to be a typical technique in project management. Why is it so?
All tasks in a Gantt chart project are presented as bars that are located along a timeline. Each task has its start and end dates. Then those tasks are assigned to people; they can create dependencies, and all those actions are clearly visualized. A manager will never miss a detail from a plan that is presented as a Gantt chart.
Gantt charts for Trello as best Trello plugins
To get all your work organized in a greater manner in Trello, developers set their minds on combining two effective approaches which are Kanban paradigm and Gantt charts. The results of their work are external Gantt chart plugins, apps, extensions, etc. that can be easily integrated into Trello. It’s like the situation with popular JIRA project management tool that doesn’t offer native Gantt charts, but external solutions and plugins based on them are widespread.
Your search can open up a number of services. But a few of them are the top choice. I’ll go into details with 4 solid tools or best Trello plugins if you wish.
1. Elegantt
Elegantt advantages
If the words of co-founder and CEO at Trello mean something to you, you will believe in the effectiveness of this Trello Gantt chart. Michael Pryor stated that if he and his designers’ team were engaged in developing Gantt chart feature for Trello, it would look like Elegantt.
This Trello Gantt chart automatically converts everything from your board into bars. All data are synchronized and immediately reflected in Elegantt and Trello. Thanks to a classic Gantt chart view, users are able to track tasks’ progress, create dependencies, and project milestones . In Elegantt, there are some extra features like export in PNG, zoom and filter options, click-and-drag, and selective visibility.
Moreover, this Gantt for Trello feels and looks like Trello so it won’t bring any inconveniences for those who are used to working in it.
Elegantt disadvantages
It looks like this Gantt Trello application is a really working and effective solution with no significant drawbacks.
Pricing
There is a free full-featured trial for a 14-day period. There are free as well as paid versions of Elegantt. The second one cost $5 per slot billed annually or $7 – per month.
2. Trellogantt
Trellogantt advantages
This Trello Gantt chart offers must-have features such as tasks creation, a timeline with drag-and-drop simplicity and milestones. All the inputs and changes are automatically synchronized in both tools.
Moreover, users may also work in this Trello Gantt chart with team members. All the changes will be immediately seen by everyone.
Trellogantt disadvantages
It is difficult to name some because the application is still being developed and improved.
Pricing
Since it is not yet finished, Trellogantt is free as of August 2017.
3. Ganttify
Ganttify advantages
Placker advantages
As in described above cases, the tool is also easily synchronized and set up with Trello. Basic Gantt chart functions are presented here: start and end dates for tasks, their progress, dependencies, and milestones. Advanced features include baselines, zoom, members’ workload, filters, export to PDF, PNG, iCal, and MS Project, and import from Excel.
All the changes made in one tool will be immediately seen in the other.
The support is responsive and quick.
Placker disadvantages
This Trello Gantt chart offers good functionality. Probably, one needs more time to find something serious about drawbacks.
Pricing
Placker starts with a 15-day free trial. Paid plans start from $7.49 per active user per month.
Gantt chart software
If you are not a Trello fan, you can give a try to GanttPRO as your project management tool. It is based on a Gantt chart approach, so you don’t need to search for external applications. With this online project management tool you can:
- Create and assign tasks;
- Track tasks’ and project’s progress;
- Collaborate with team members;
- Manage resources;
- Get real-time notifications about any changes;
- Export your chart to PDF, PNG, and XLSX;
- Import from MS Project and Excel;
- Use ready templates and even save yours.
What is your favorite Gantt chart software? Do you manage your plans in Trello? Share with us your ideas and experience in comments!
Инструмент для управления проектами Trello пользуется большой популярности среди команд разных размеров. Его базовая функциональность бесплатна, он удобен и прост в использовании. Trello поддерживает сторонние сервисы, а значит его можно сделать еще лучше и функциональнее. Мы выбрали девять таких сервисов.
Elegantt
Расширение для Chrome Elegantt удостоилось внимания основателя Trello Майкла Приора. На первый взгляд, Elegantt делает не так много - добавляет диаграммы Ганта для слежения за прогрессом выполнения проектов. На самом деле, это очень наглядный способ, который позволяет понять, на каком этапе находится проект.
После установки расширения не нужно ничего делать - Elegantt будет автоматически встроен во все текущие и будущие проекты. Расширение не получает никакой информации - все данные остаются на серверах Trello.
Tab
Обязательное приложение для тех, кто пользуется Trello на Mac. Tab позволяет управлять досками прямо со строки меню. В открывающемся окошке поддерживаются все базовые функции: можно перемещать задачи, создавать проекты и доски, общаться с коллегами и получать уведомления. Приложение стоит $0,99 и еще $1,99 нужно заплатить в том случае, если вы пользуетесь дополнительными функциями Trello Gold.
Еще одно расширение для Chrome, которое умеет превращать письма из Gmail в карточки Trello. Расширение добавляет кнопку в интерфейс веб-версии Gmail. В Trello сохраняются текст письма, тема и время. Расширение давно не обновлялось, но все существующие функции работают отлично.
Clusto [закрыт в 2016 году]
Завершая тему синхронизации Gmail и Trello, стоит рассказать о Clusto. Это iOS-приложение объединяет данные с Gmail, Google Calendar, Trello, Evernote, Dropbox и Asana. По словам разработчиков, возможность получить информацию с любого из этих приложений в одном месте, ускоряет работу.
Предыдущий их проект Augment выполнял практически такую же задачу. Закрыв Augment, они решили сосредоточиться на более усовершенствованном Clusto. Приложение пока недоступно для скачивания. Однако если оставить свой электронный адрес на сайте, можно получить три месяца пользования бесплатно и ранний доступ к тестированию этой странной, но, в теории, эффективной концепции управления несколькими сервисами из одного места.
PunchTime
Trello хорош для управления проектами, но не для управления временем сотрудников. Поэтому разработчики PunchTime создали приложение, которое работает вместо с Trello и нивелирует этот недостаток.
PunchTime можно использовать в веб-версии, в виде приложений для iOS и Android или прямо в Trello, установив расширение для Chrome. Сервис показывает статистику того, на что тратили время сотрудники, и позволяет ставить следить за количеством потраченного времени на задачи с помощью таймера. Вся функциональность PunchTime бесплатна.
Любителям Scrum
Простое расширение Scrum for Trello для Chrome, Firefox и Safari дает возможность добавлять к названию задачи количество времени для ее выполнения. Еще один сервис для любителей Scrum - Burndown . Он добавляет в интерфейс Trello диаграммы сгорания задач, которые показывают количество сделанной и оставшейся работы.
Corello
Великолепный инструмент для тех, кто использует Trello по полной. Corello выводит всю важную статистику на отдельный экран. Сколько задач находится в работе, сколько багов, досок, какова производительность каждого сотрудника - Corello показывает все это в виде диаграмм и лаконичных карточек. В течение 21 дня сервисом можно пользоваться бесплатно, затем нужно купить подписку, цена на которую начинается с $39 в месяц.
Ollert
Несмотря на полезные функции, цена Corello все-равно может отпугнуть. Его бесплатный и упрощенный аналог - Ollert. Этот сервис таким же образом собирает важную информацию, которую не показывает Trello, и дополняет ее графиками и диаграммами.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter , чтобы сообщить нам.
Так как нам нужен контроль и четкая картина по проектам, мы внедрили систему Scrum.
Для тех, кто в танке, Scrum — это методология управления проектами, которая построена на принципах тайм-менеджмета.
В этой статье мы поделимся способом планирования благодаря сервису Trello. Но сначала расскажем о нашем пути.
Главной задачей было настроить идеальную работу по проектам, чтобы минимизировать ситуации по срыву дедлайнов и устранить проблему со сломанным телефоном.
В начале нашего пути мы выбрали Яндекс.Трекер.
Яндекс предлагает свой мессенджер Ямб для пользователей Трекера, что показалось довольно интересной фишкой. Но возникла проблема, мессенджер не загружался и не устанавливался на некотрых компьютерах. В трекере мы не могли проследить полноценный процесс работы по проекту и этапы по нему. Через 3 месяца Яндекс запросил абонентскую плату и отключил трекер.
А работать-то надо!
Бумажный вариант.
У нас есть стена, на которой мы приклеиваем листы с нашими целями. Теперь, если мы их отклеим, то придется перекрашивать всю стену.
Это тот вариант, в котором мы просто засоряли бы стену офиса стикерами и т.д.Тут тоже есть минусы: - На это мы будем тратить много стикеров, которые будут отклеиваться и теряться.- У всех разный почерк, стена станет грязной.- Некоторые наши сотрудники работают на удаленке и они не имеют доступ к стене в офисе, чтобы просмотреть задачи.
Электронный вариант
Мы искали сервис, который будет удовлетворять все наши потребности. Выбор небольшой.
- Basecamp. Тот же самый треккер. К сожалению, к Scrum не имеет никакого отношения.
Интерфейс Basecamp
Агентства и студии любят этот сервис, но для нашей системы он не подошел. Сервис на английском языке, это путает.
2. Asana. Хороший сервис, думали останосится именно на нем. Но за использование полезных фич потребовали плату. Нам этот вариант не подошел, мы скупердяи.
Сервис крутой, в нем есть система аналитики, подойдет для Scrum. Но нам не понравился интерфейс. Нам хотелось сделать доску, как у команды “Пегий Дудочник” из сериала Кремниевая долина.
Интерфейс Asana
3. Trello.
Решили взять Trello. Мы были с ним знакомы, но пришла идея настроить Scrum через доски и карточки. Основные функции бесплатны, это важно, мы же скупердяи, помнишь;)Плюс мы нашли дополнительный виджет в хроме для диаграмм Ганта. Это супер крутая фича для менеджеров.
Минус — ты не видишь ответственного за проект. Но за проект ответственны менеджеры, должности прописаны в Trello и при этом мы знаем их в лицо.
Короче, это был самый подходящий для нас вариант.
Как мы настроили Scrum.
Мы определились, что будем делать доски отдельно для каждого проекта.
Внутри каждой доски-проекта, менеджер создает следующие колонки:
- Общая — в нем будут находиться все задачи по проекту.
- To Do — задачи на спринт, которые мы переносим из общей колонки (СПРИНТ — 1 рабочий день)
- In Progress — задачи, к которым приступил исполнитель.
- On Review — просмотр реализации проекта.
- Committed — отработка комментариев.
- Testing — задачи, которые тестируются.
- Done — выполненные задачи.
К каждой задаче ставим метки.
В процессе реализации, мы переносим задачу из колонки в колонку. Благодаря этому мы видим работу по проекту.
Каждый менеджер может открыть проект и вникнуть в процессы всех дел.
Slack следит за нашей работой.
Мы ушли от Telegram и перешли на Slack. Теперь общение по рабочим моментам идет только через него.
Благодаря нашему боту по имени Robi, который следит за успеваемостью, мы проговариваем утром и вечером список всех наших проработанных задач.
Его задача спрашивать и собирать информацию. Он задает простые вопросы: «Чем собираешься заняться?» «Какие у тебя планы?» «Все ли тебя устраивает?»
Включили функцию учета времени. Robi задает вопрос: «Во сколько ты сегодня пришел/ушел?» и сотрудник пишет время своего прихода/ухода.
Многие недооценивают Trello в эффективности построения работы. Но я расцениваю его, как самый успешный и удобный инструмент для работы Scrum.
От чего мы отказались сразу и не пожалели, чему мы научились?
- Аналоговый Scrum, со стикерами и испорченной стеной.
- Все задачи должны быть собраны в одном месте.
- Единый внутренний мессенджер в компании.
- Все должно быть наглядно.
Вот так коротко и по пунктам рассказали вам о нашей работе. Будем рады, если наш кейс помог разобраться в Scrum.
Нам не жалко, делайте как мы;)