Введение Глава 1 Характеристика деловой переписки 1.1 Типология и структура деловых писем 1.2 Характеристика функциональных стилей речи 1.3 Стереотипные выражения в официально-деловом языке Выводы по первой главе Глава 2 Виды клише в текстах французских деловых писем 2.1 Эквивалентность клише и штампов во французском и русском официально-деловом языке 2.2 Виды клише и штампов деловой переписки на материале французского языка Выводы по второй главе Заключение Список использованной литературы Приложение
Введение
Данная работа посвящена изучению клише французских официально- деловых писем. Данная тема выбрана не случайно. В реальной жизни переводчику чаще всего приходится сталкиваться именно с текстами официально-делового стиля, в частности, с текстами деловой переписки и контрактов, с текстами административно-правового подъязыка, а также подъязыка конференций и деловых совещаний. Помимо этого, в разговорной речи, в публицистических материалах и, особенно, в официально-деловом языке встречаются часто повторяющиеся стереотипные выражения: побочный эффект; отклонить просьбу; в рамках своей деятельности; провести переговоры по данному вопросу. Часто повторяющиеся готовые речевые формулы принято называть клише. Широкое использование клише в языке официально-делового стиля следует признать вполне правомерным явлением. Они позволяют удобно и оперативно обмениваться ин- формацией всякий раз, когда на подготовку текстов отводится мало времени. Кроме того, структура и содержание официально- делового текста подчинены определенным нормам, а его конкретные лексические единицы входят, как правило, в состав клишированных оборотов. Это и определяет актуальность исследования. Объектом исследования являются французские официально-деловые письма. Предмет исследования – способы организации различных типов клише французских деловых писем. Целью работы является выявление способов организации клише французских деловых писем. Цель работы определила следующий ряд задач: 1. Дать характеристику деловой переписке и определить типологию и структуру деловых писем. 2. Дать характеристику функциональным стилям речи, а также описать культурно-национальную специфику делового языка. 3. Рассмотреть стереотипные выражения в официально-деловом языке. 4. Рассмотреть эквивалентность клише и штампов во французском и русском официально-деловом языке. 5. Определить виды клише и штампов деловой переписки на материале 30 французских официально-языковых писем. В работе использовались следующие методы научного исследования: изучение литературных источников, теоретический анализ и синтез литературы по проблеме исследования, сравнительно-сопоставительный анализ и обобщение результатов. Материалом для исследования послужили тексты французских официально-деловых писем, в количестве 30 штук. Структура работы определяется логикой научного исследования. Исследование состоит из введения, двух глав, выводов по главам, списка использованной литературы. Во введении определяются объект и предмет исследования, формулируются его цели и задачи. Первая глава посвящена рассмотрению понятий деловое письмо, функциональный стиль, официально-деловой стиль, клише, штамп. Во второй главе был проведен анализ 30 французских официально деловых писем. В заключении представлены основные результаты и выводы исследования, а также намечаются дальнейшие перспективы исследования.
Заключение
Рассмотрев особенности употребления клише и штампов в офи- циально-деловом языке, мы можем сделать следующие выводы: Официально-деловой язык предполагает жесткую стандартизацию применяемых языковых средств. Реквизиты официально-делового текста большей частью представляют собой клише, штампы или клишированные предложения, при помощи которых достигается определенная синтаксическая и семантическая формализация текста. Это позволяет сократить время не только на передачу, но и на прием информации, а также осуществить относительную унификацию и оптимизацию делового языка. Официальный деловой документ не «пишется», а «составляется» из уже готовых наборов слов и стереотипных словосочетаний. Типичным для делового текста является прием использования стандартных лексических единиц и фразеологических сочетаний, воспроизводимость которых задается узусом общения в определенных ситуациях, а не структурно- семантическими свойствами слов-компонентов. Процесс перевода официально-деловых текстов теснейшим образом связан с использованием устойчивых конструкций, клише и штампов, относящихся к дифференцированной специальной фразеологии, без которой перевод делового текста не может быть качественным и будет казаться получателю неестественным. В еще большей степени это положение распространяется на устный перевод деловых текстов, где использование стереотипных структур позволяет переключить его в режим автоматизированных операций и обеспечивает эквивалентность текста на языке перевода. В клишированных предложениях сохраняются только те элементы, которые необходимы для передачи информации и правильного ее понимания. Все синтаксические конструкции соответствуют основным требованиям, предъявляемым к деловому тексту: краткость, ясность и определенность в любых условиях. Стремление к сжатости и краткости обусловливает широкое использование в деловых документах неполносоставных предложений клишированного характера, которые становятся нормой, так как они удобны для быстрой и точной передачи информации и воспринимаются без каких-либо искажений. Основным способом установления отношений эквивалентности в официально-деловом языке является употребление смысловых клише, что полностью соответствует коммуникативной направленности деловых текстов. Установление отношений эквивалентности смысловых клише осуществляется на семантическом уровне и предполагает широкий спектр лексико-грамматических трансформаций, таких, как генерализация, конкретизация, смысловое согласование, адаптация, перестановки. В тексте контракта широко используются пассивные конструкции. Отношения эквивалентности между ситуационными клише устанавливаются преимущественно на прагматическом уровне путем использования стереотипных клишированных предложений. При установлении ситуативной эквивалентности происходят существенные сдвиги в структуре высказывания, а сочетания разных семантических компонентов приравниваются друг к другу. Анализ клише и штампов официально-делового языка показал, что культурно-национальная специфика изучаемых стереотипных единиц присутствует на трех уровнях эквивалентности: синтаксическом, семантическом и прагматическом. Восприятие культурно-национальной значимости клише и штампов делового языка осуществляется на основе соотнесения их основного значения с известными говорящему кодами культуры и составляет содержание культурно-национальной коннотации. Язык, обладая «культурной памятью», воздействует на формирование коллективной ментальности носителей языка. Таким образом, в системе характерных для языка стереотипных выражений опредмечено миропонимание народа, а вся информация, содержащаяся в клише и штампах официально-делового языка.
Список литературы
1. Арутюнова Н. Д. Фактор адресата // Изв. АН СССР. Сер. лит. и яз. 1981. Т. 40, № 4. С. 358. 2. Балли Ш. Французская стилистика. М., 1961. С. 109. 3. Баранов И. Б., Сулимовский Б. Н., Рысенко О. Г. Патент- ная документация на английском и русском языках // Семантические и прагматические особенности языковых единиц в сопоставительной лингвистике. Краснодар, 1994. С. 91–93. 4. Бархударов Л. С. Язык и перевод. М., 1975. С. 190–231. 5. Брандес М. П. Стиль и перевод. М., 1988. 126 с. 6. Васильева Л. М., Скворцова Р. Е., Шкатова Л. А. Докумен- товедение. Челябинск, 2000. С. 28. 7. Верещагин Е. М., Костомаров В. Г. Лингвострановедческая теория слова. М., 1980. С. 11 –177. 8. Вине Ж.- П., Дарбельне Ж. Технические способы перевода // Вопросы теории перевода в зарубежной лингвистике: Сб. ст. М., 1978. С. 157–167. 9. Гак В. Г. Беседы о французском слове. М., 1966. С. 88. 10.Гак В. Г. Высказывание и ситуация // Проблемы структурной лингвистики. М., 1973. 372 с. 11.Гак В. Г. К проблеме гносеологических аспектов семантики слова // Вопросы описания лексико-семантической системы языка: Тез. докл. М., 1971. Ч. 1. С. 95–98. 12.Гак В. Г., Львин Ю. И. Курс перевода. Французский язык. М., 1970. С. 10–11. 13.Гак В. Г. Сравнительная типология французского и русского языков. Л., 1976. 286 с. 14.Галеева Н. Л. Реализация взаимодействия формальной и семантической сторон разноуровневых единиц текста в условиях работы переводчика // Проблемы психолингвистики слово и текст. Тверь, 1993. С. 120–124. 15.Голованивская М. К. Французский менталитет с точки зрения носителя русского языка. М., 1997. 279 с. 16.Гридина Т. А., Коновалова Н. И. Национально-культурные стереотипы языкового сознания // XII международный симпозиум по психолингвистике и теории коммуникации «Языковое сознание и образ мира». М., 1997. С. 50–51.63 17.Грушко Е. А.; Медведев Ю. М. Современные крылатые слова и выражения. М., 2000. 540 с. 18.Демидова А. К.; Смирнов Э. А. Русская коммерческая корреспонденция: Слов. клишир. выражений. М., 1998. 255 с. 19.Ивакина Н. Н. Профессиональная речь юриста. М., 1997. С. 21–40. 20. Калентьева Т. Л. Языковое сознание и когнитивное сознание в контексте деятельностного подхода. Иркутск, 1988. 176 с. 21. Касевич Б. В. Языковые структуры и когнитивная деятельность // Язык и когнитивная деятельность. М., 1989. С. 8–18. 22. Кацнельсон С. Д. Общее и типологическое языкознание. Л., 1986. 298 с. 23. Кобозева И. М. Лингвистическая семантика. М., 2000. С. 92. 24. Кожин А. Н., Крылова О. А., Одинцов В. В. Функциональные стили русской речи. М., 1982. С. 108. 25. Кожина М. Н. Язык и стиль в функциональном аспекте: К определению предмета и структуры стилистики // Основные понятия и категории лингвистики. Пермь, 1982. С. 29. 26. Кочетков В. В. Психология межкультурных различий. Саратов, 1998. 268 с. 27. Кочетков В. В.; Шапошников В. Н. Заметки о современных клише и ходячих выражениях // Рус. речь. 1998. № 6. С. 59–62. 28. Кронгауз М. А. Речевые клише: энергия разрыва // Лики языка. М., 1998. С. 185–195. 29. Маляревич М. Г. К вопросу использования речевых клише в диалогической речи // Вопросы филологии и методики преподавания иностранных языков. Омск, 1998. С. 223–228. 30.Матвеева Т. В. Функциональные стили в аспекте текстовых категорий. Свердловск, 1990. С. 9–83. 31.Ремизова Н. И. Роль речевых клише в коммуникативном акте // Семантические и прагматические особенности языковых единиц в со- поставительной лингвистике. Краснодар, 1994. С. 32–36.64 32. Французский язык в свете теории речевого общения // Под ред. Т.А. Репиной. СПб., 1983. 228 с.
Кочетова Анна Сергеевна
студентка кафедры «Документоведение и языковая коммуникация»
Донского государственного технического университета,
г. Ростов-на-Дону, Россия
E-mail: [email protected]
Научный руководитель: Богуславская Вера Васильевна
д.филол.н., профессор кафедры «Русская словесность
и межкультурная коммуникация»
Государственного института русского языка им. А.С.Пушкина,
г. Москва, Россия
DOCUMENTARY TEXT: CLICHED LINGUISTIC CONSTRUCTIONS IN TEXT OF BUSINESS LETTER
Аннотация: статья посвящена анализу текстов деловых писем с точки зрения наиболее употребительных языковых клишированных конструкций и их особенностей. Авторами рассматриваются проблемы отсутствия типовых форм деловых писем и возможные способы их решения.
Abstract: The article analyzes texts of business letters in terms of the most common linguistic clichéd constructions and their features. The authors consider the problems of unavailability of standard forms for business letters and their possible solutions.
Ключевые слова: документ; деловое письмо; языковые клише.
Keywords: document; business letter; linguistic cliché.
Значение документов в нашей жизни сложно переоценить - мы сталкиваемся с необходимостью документирования информации практически ежедневно. С развитием общества этот процесс усложняется и требует все новых подходов к его организации.
Весь объем современной документации условно можно разделить на три группы: типовые (по утвержденным образцам), трафаретные (часть - типографская, часть - переменная), индивидуальные (произвольное построение) . При создании текстов первых двух групп документов традиционно используются трафаретные и типовые формы, что позволяет значительно сократить затраченное на создание документного текста время, а также свести к минимуму вероятность допущения стилистических ошибок. Требования к тексту индивидуальных документов (например, докладных записок) полностью определяются официально-деловым стилем литературного русского языка . Однако есть документы, которые сложно однозначно отнести к одной из указанных групп.
Клише - речевой стереотип, готовый оборот, используемый в качестве легко воспроизводимого в определенных условиях и контекстах стандарта . В данной статье мы предприняли попытку проанализировать тексты различных деловых писем на предмет наиболее употребляемых клише и особенностей их функционирования. Для анализа нами были взяты деловые письма трех структурных подразделений организации (отдела закупок, финансового отдела и отдела связей с общественностью). Общая выборка составила 148 документов. Проанализировав тексты, мы выбрали все языковые клишированные конструкции разного структурного, морфологического, количественного состава (от 2-х до 7-ми слов).
Приведем пример использования клише в одном из исследуемых текстов (в данном случае - письмо-напоминание):
Уважаемый Иван Иванович!
Напоминаем Вам , что в соответствии с заключенным между ООО «YYY» и ООО «ХХХ» договором № 234 от 02.12.2014 (далее - Договор), ООО «ХХХ» обязалось произвести предоплату в размере 200000 рублей в течение 10 календарных дней с момента заключения Договора. В рамках Договора ООО «YYY» обязуется произвести закупку комплектующих для производства оборудования после получения предоплаты. Информируем Вас , что на 12.01.2015 оплата не произведена и производство оборудования не начато, что влечёт за собой срыв сроков сдачи объекта в эксплуатацию.
Прошу Вас произвести предоплату по Договору в кратчайшие сроки. ...
Результаты контент-анализа - исследование сплошной выборки текстов деловых писем представлены нами в таблице:
| Вид делового письма | Количество исследованных текстов | Наиболее употребляемые клише |
| Письмо-запрос | 12 | «В целях...», «Просим предоставить...», «в соответствии с...»; «прошу направлять...»; «просим выслать...», «будем крайне признательны, если Вы...», «прошу Вас проинформировать», «просим ответить по возможности скорее», «просим дать ответ в срок до...», «заранее благодарю Вас...», «с нетерпением ждём Вашего письма» |
| Письмо-предложение (оферта) | 18 | «Рекомендую Вам...», «приглашаем Вас...», «Мы готовы...», «рады предложить Вам...», «Вы можете ознакомиться...», «мы гарантируем поддержку...», «мы предоставляем...», «предлагаем Вашему вниманию...», «...позволит Вам...», «свяжитесь с нами...», «мы с радостью обсудим...» |
| Письмо-рекламация (претензия) | 18 | «Заявляем Вам...», «вследствие...», «в соответствии...», «в связи с изложенным предлагаем...», «мы с сожалением должны известить Вас о...», «мы с большим огорчением...», «мы вынуждены сообщить Вам...» |
| Письмо-просьба | 10 | «С целью...», «обращаемся к Вам со следующей просьбой:...», «просим Вас рассмотреть возможность», «просьба сообщить нам...», «мы очень рассчитываем...», «мы будем признательны», «мы уверенны...» |
| Письмо-обращение | 18 | «Мы обращаемся к Вам с...», «мы уверенны...», «мы полагаем...», «нам известно...» |
| Письмо-напоминание | 21 | «В соответствии с...», «напоминаем Вам...», «ставим Вас в известность...», «обращаем Ваше внимание...», «считаем необходимым уведомить Вас...», «убедительно/настоятельно просим...», «мы настаиваем...», «информирую Вас о том...», «в рамках исполнения Договора...», «позвольте напомнить Вам...», «идя Вам на встречу...», «вынуждены напомнить Вам...» |
| Письмо-предупреждение | 12 | «Уведомляем Вас...», «будут приняты меры...», «в противном случае», «мы вынуждены...», «учитывая ситуацию...», «предупреждаем Вас о намерении...», «требую в срок до...», «в случае...» |
| Письмо-извещение | 18 | «Сообщаем Вам...», «...пройдет по адресу...», «просим заблаговременно сообщить о готовности принять участие...», «дополнительную информацию Вы можете получить...» |
| Сопроводительное письмо | 12 | «В ответ на...», «направляем Вам...», «представляем Вам...», «высылаем Вам...», «более детальную информацию Вы можете получить...», «с удовольствием предложу Вам...», «просим подтвердить получение» |
| Письмо-подтверждение | 9 | «Сообщаем Вам, что мы получили...», «подтверждаем получение...», «с благодарностью подтверждаем...», «в подтверждение нашей предварительной договоренности», «официально подтверждаем» |
Приведенные в таблице данные указывают, что при составлении каждого отдельного вида письма используется повторяемый набор клише (однако однозначной закрепленности набора клише за конкретным видом делового письма нет). Один такой документный текст, по нашим наблюдениям может содержать от 2 до 7 единиц языковых клишированных конструкций на текст объемом 350-450 слов (текст до 1 листа машинописного набора).
Следует отметить, что универсальными являются языковые клише, соотносимые с производными предлогами, например: «в соответствии с...», «в целях...» могут использоваться как в письмах-запросах, так и в письмах-предложениях, письмах-претензиях, письмах-напоминаниях. Это связано с тем, что в данных видах документов наиболее часто используется ссылка на документ вышестоящего органа власти, во исполнение которого он создается. Отношения причинно-следственной обусловленности лежат в основе логического построения текста.
В письмах, требующих ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение), автор документа может просить направить ответ как можно быстрее: «просим ответить по возможности скорее», «просим дать ответ в срок до...», «заранее благодарю Вас...», «с нетерпением ждём Вашего письма», «свяжитесь с нами...» и др.. Как видим, данным документным текстам характерна стилистика подчеркнутой этикетной вежливости, что связано чаще всего со вторичностью коммуникативного обращения (повторный акт коммуникации).
Клише типа «будут приняты меры...», «в противном случае», «мы вынуждены...», «требую в срок до...», «в случае...» используются в письмах-предупреждениях и указывают на директивность, иногда могут звучать как угроза. С другой стороны, данные языковые клише маркируют тексты деловых писем, которые условно можно отнести к коммуникативными актами-декларациями (словесное действие предваряет собственно действия, которые влекут за собой изменения в реальной действительности). Текст данного вида документа - декларация некоего отрицательного решения (например, разрыв договорных отношений, обязательств, лишение премии и подобное) - отличается модальностью категоричности, долженствовательности, вынужденности, необходимости, а на практике порой является экспрессивным текстом (что не допускается в рамках официально-делового стиля), этим обусловлены особые трудности, возникающие при создании подобных деловых писем. Автор такого письма должен уметь подобрать для каждой конкретной деловой ситуации - делового повода - адекватный, а следовательно, единственно возможный (соответствующий норме, этикету делового общения набор клише.
Один из способов решения проблемы мы видим в дальнейшем изучении документных текстов и определении степени закрепленности того или иного вида клише за видом делового письма (документа), что позволит создать более четкую рекомендательную справочную базу (существующие сегодня приложения являются недостаточными) для работников системы документирования деятельности, госслужащих. И в целом, позволит избежать коммуникативных неудач в процессе деловой коммуникации, сделает ее более эффективной.
Возможным технологическим решением может стать создание программы-приложения в электронном документообороте, которая будет содержать перечень языковых клишированных конструкций, рекомендуемых для использования в конкретном виде делового письма. Для сотрудников служб делопроизводста и госслужащих предпочтительной является возможность автоматического встраивания языкового клише в создаваемый документ, то есть работа с трафаретным текстом (возможность редактирования в программе). Это значительно ускорит процесс создания документов и позволит наиболее точно (а главное, недвусмысленно, стилистически нейтрально) и адекватно выражать намерения сторон делового общения, обмениваться информацией .
Литература:
- Богуславская, В.В., Богуславский, И.В. К особенностям определения факультативной части понятия «документ» [Текст] / В.В. Богуславская, И.В. Богуславский // Вестник Донского государственного технического университета. 2012. Т. 12. № 1-2 (62). С. 134-140.
- Граудина, Л.К. Ширяев Е.Н. Культура русской речи [Текст]: учебник для вузов / Л.К. Граудина, Е.Н. Ширяев - М.: Издательская группа НОРМА-ИНФРА М, 1999. - 560 с.
- Зарецкая, Е.Н. Деловое общение [Текст]: учебник: В 2 т.- Т. 2. - 2-е изд. / Е.Н. Зарецкая - М.: Дело, 2004. - 720 с.
- К вопросу о формировании корпоративной культуры вуза в рамках СМК [Текст] / И.Г. Сагирян, В.В. Богуславская, Е.П. Чубова, М.Г. Комахидзе // Вестник Донского государственного технического университета. 2013. Т. 13. № 3-4 (72-73). С. 177-182.
- Кудрявцев, В.А. Организация работы с документами [Текст]: учебник / В.А. Кудрявцев [и др.] - М.: ИНФРА, 1998. - 575 с.
- Розенталь, Д.Э. Теленкова М.А. Словарь-справочник лингвистических терминов [Электронный ресурс] / Д.Э. Розенталь, М.А. Теленкова - М.: Просвещение, 1976. −543 с. Режим доступа: http://www.classes.ru (дата о бращения: 19.02.2017 г.).
Из данной статьи вы узнаете о стилях деловых писем, их структуре, грамотном оформлении, приветствии и заключении такого рода писем.
Кроме того, сможете увидеть наглядные клише и примеры деловых писем, а также выписать важные подсказки, которые всегда помогут вам в нужный момент.
Написание делового письма на английском языке может заставить многих людей переживать по поводу (и без повода) своих навыков и скудности словарного запаса для деловой переписки .
Структура делового письма
Формат деловых писем представляет собой последовательность из таких элементов:
- Name and Address of Recipient (имя получателя и адрес).
- Date (дата).
- Reference (ссылка).
- Salutation (приветствие).
- Body (главная часть).
- Closing (заключение).
- Signature (подпись).
- Typist initials (инициалы отправителя).
- Enclosures (приложения).
Общие правила написания делового письма
- Используйте правильный формат и приветствие.
Существуют определенные стандарты для оформления деловых писем на английском языке, хотя некоторые отклонения являются приемлемыми (например, между европейским и североамериканским официальным письмом на английском языке).
Крайне необходимо создать хорошее первое впечатление в самом начале вашего письма. Используйте подходящее приветствие.
При необходимости, если формальное письмо не в электронном виде, указывайте адрес и фамилию адресата в верхнем правом углу. И затем начинайте писать текст.
Обязательно убедитесь, что имя и фамилия человека написаны правильно. Используйте «Dear Sir/Madam», если вы не знаете кому адресуется письмо.
Dear Sir/Madam - Уважаемый господин (госпожа).
Dear Mr . Smith - Уважаемый мистер Смит.
Dear Ms . - Уважаемая госпожа.
Dear Jack Johnson - Уважаемый Джек Джонсон.
Dear Customer - Уважаемый покупатель.
Gentlemen - Господа.
А вот примеры вступительных фраз в деловом письме (для использования ссылок на предыдущую корреспонденцию; для указания того, как вы узнали о получателе; сообщении причины написания письма и т.д.):
Бизнес-письма, как правило, всегда носят формальный характер, и тон письма всегда всегда должен быть вежливым.
В письмах-запросах всегда используются модальные глаголы , чтобы запрос был максимально вежливым.
Например, некорректно писать: «I want you to come to our office on Wednesday». Вместо этого стоит написать: «Would you be able to come to our office on Wednesday?»
Письма-жалобы должны быть также вежливыми и не слишком эмоциональными.
Например, если была несвоевременная доставка и она задержала строки производства, то корректно будет написать: «The delivery was six days late and that caused severe disruption to our production.»
Если вы сообщаете плохие новости или приносите извинения , нужно очень вежливо и тактично указать причины проблемы.
Можно использовать выражения: «I regret to inform you», «Unfortunately» или «I’m afraid that».
- Указывайте свою цель.
Цель своего обращения на английском в деловом письме нужно указать в первом абзаце, а далее написать основную мысль.
Почти в каждом из следующих предложений в примере есть 3 схожести:
- Они поясняют главную суть. Каждое отвечает на вопрос: «What is it?».
- Они лаконичны и не грубы.
- Они содержат положительные слова: «благодарю вас», «пожалуйста», «рад», «признателен», «благодарим», «поздравляю», «успешно», «одобрить» и т. д.:
As per our phone conversation …
В продолжение нашего телефонного разговора …
I am writing to provide the information you have requested.
Направляю запрошенную вами информацию.
It was a pleasure meeting you at the meeting/conference last Monday.
Было рад встретиться с вами на собрании/конференции в прошлый понедельник.
Thank you for writing to us about your experience in our research center last week.
Благодарим вас за то, что написали нам о своем опыте в нашем исследовательском центре на прошлой неделе.
I am happy to write to confirm our agreement about the summer workshop.
Рад написать о подтверждении нашего в Вами соглашения в отношении летней мастерской.
Thank you so much for contributing to our auction.
Большое спасибо Вам за то, что вы внесли свой вклад в наш аукцион.
I am applying for graduate schools in marine biology, and I would be very grateful if you would write a letter of reference for me.
Я подаю заявку в аспирантуру по специальности «биология морской среды», и я был бы крайне признателен, если бы Вы написали рекомендательное письмо для меня.
Thank you for writing to ask about attending the conference in Baltimore. I wish I could approve your request.
Благодарю Вас за письмо по поводу конференции в Балтиморе. Хотел бы я одобрить Ваш запрос. К сожалению, ...
Please accept my apology for missing the meeting yesterday. I am very sorry that I was unable to attend.
Примите мои извинения за пропущенную встречу вчера. Мне очень жаль, что я не смог присутствовать.
Congratulations on successfully passing your bar exam. You are now officially an attorney!
Поздравляем Вас с успешной сдачей экзамена. Теперь Вы официально являетесь уполномоченным лицом!
I fully meet or exceed the requirements of the Business Analyst III position, and I am pleased to apply for it.
Я полностью отвечаю требованиям бизнес-аналитика III категории или превосхожу их, и я рад возможности подать заявление на данную должность.
10 видов бизнес-писем
- Коммерческое письмо. Sales Letter.
Такие письма включают в себя призывы, подробное описание пользы для читателя, последовательность принятия мер, а также номера телефонов или ссылку на сайт.
- Письмо-поручение (письмо-заказ). Order Letter.
Письма-заказы отправляются потребителями производителю, продавцу или оптовику для заказа товаров или услуг.
Официальное письмо на английском должно содержать информацию о номере модели, названии продукта, желаемом количестве и ожидаемой цене.
Информация об оплате также иногда включается в письмо.
- Письмо-жалоба (рекламация). Complaint Letter.
Будьте прямы, но тактичны, и всегда используйте профессиональный тон, если хотите, чтобы руководство вас услышало.
- Письмо по урегулированию споров. Adjustment Letter.
Такое письмо обычно направляется в ответ на претензию или жалобу. Если ситуация располагает в пользу клиента, то начните письмо с этой новости.
Если нет, придерживайтесь фактологического тона, сохраняя вежливость. Сообщите клиенту, что вы понимаете его жалобу.
- Письмо-запрос. Inquiry Letter.
Письма с запросом задают вопрос с целью получения информации от получателя. При составлении такого вида письма, держите его ясным и кратким — перечислите только самое необходимое вам.
Обязательно укажите свою контактную информацию, чтобы читателю было легко ответить.
- Письмо-напоминание. Follow-Up Letter.
Это может быть отдел продаж, который благодарит клиента за оформление заказа, бизнесмен, проводящий обзор результатов встречи, или человек в поисках работы, задающий вопрос о статусе своего заявления.
Зачастую такие письма представляют собой комбинацию из благодарственной заметки и коммерческого письма.
- Рекомендательное письмо. Letter of Recommendation.
Потенциальные работодатели часто запрашивают у кандидатов такие письма, прежде чем нанимают их.
Этот тип письма обычно представляет собой отзыв предыдущего работодателя (либо сотрудника) о соискателе с профессиональной точки зрения.
- Письмо-подтверждение. Acknowledgment Letter.
Письма-подтверждения действуют как обычные квитанции. Компании посылают их, чтобы сообщить получателю, что они получили предыдущее сообщение с информацией, документами или другими материалами, ранее достигнутыми договоренностями, намерениями и т.д.
Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю, однако само действие может быть предпринято или не предпринято.
- Сопроводительное письмо. Cover Letter.
Такие письма обычно сопровождают пакет документов, отчет или другой товар. Они используются для описания того, что включено в посылку, зачем, и что (при необходимости) должен делать получатель.
Сопроводительные письма, как правило, довольно короткие и лаконичные.
- Заявление об увольнении. Letter of Resignation.
Когда работник планирует закончить свою работу, письмо об отставке обычно направляется его непосредственному менеджеру, уведомляя его о последнем дне работы.
Зачастую сотрудник также подробно объясняет причину ухода из компании.
Подсказки по написанию делового письма
- При написании вашего письма важно придерживаться простоты и целенаправленности , чтобы смысл вашего письма был ясен.
- Используйте простые и сжатые слова вместо укоренившихся.
- Лучший способ начать письмо — указать цель в самом начале . Это называется прямым подходом, и он устанавливает тон для последующего текста письма, захватывая интерес читателя.
- Однако, если ваше письмо доставляет плохие новости , прямой подход нецелесообразен . Вместо этого используйте косвенный, указывая плохие новости во втором или третьем абзаце письма.
- Приветствие в деловом письме и вступительная часть письма должны быть вежливыми. Всегда уделяйте внимание усилиям и чувствам читателя.
- После вступления необходимо указать детали проблемы.
- Укажите необходимую информацию о проблеме и вариант ее решения.
- Сообщите читателю о причинах принятого решения.
- Соблюдайте одинарный интервал и оставляйте двойные пробелы между абзацами, выровняйте свое письмо по левому краю (block style - выключка строк до конца влево). Придерживайтесь коротких предложений и четких абзацев.
- Будьте откровенны и уважайте время своего читателя: ваш читатель занят делом, поэтому переходите прямо к делу без «воды».
- Используйте шрифты «Arial», «Times New Roman», «Courier New» или «Verdana». Размер шрифта должен быть 10 или 12. Используйте поля 2,5 см или 1 дюйм со всех четырех сторон.
- Всегда ставьте преимущества читателей перед своими . Вместо того, чтобы говорить о том, что вы ожидаете от них для себя, укажите то, что вы можете им предложить.
- Будьте осторожны и внимательны с именем и названием компании получателя.
- Сделайте свой тон разговорным, но профессиональным ; не будьте чрезмерно формальными.
- Избегайте жаргона, самоуверенности, высокомерия и бахвальства.
- В письме используйте действительный залог и личные местоимения.
- Всегда заканчивайте письмо запросом на действие .
- Оставьте пустую строку после приветствия и перед заключительной частью. Двойной отступ между последним предложением и концовкой письма.
- При необходимости, оставьте 4 или 5 отступов для собственноручной подписи.
- Деловые письма должны всегда печататься на белой бумаге формата A4, а не на цветной или на каких-либо личных канцелярских бумагах.
- Заканчивайте письмо также профессионально и вежливо.
И еще раз, не забудьте перепроверить письмо на наличие ошибок (хотя бы 2 раза).
Преимущества электронной почты
Электронное деловое письмо оформить куда быстрее и проще обычного. Однако некоторые сообщения могут не открываться и это минус.
Если вы хотите быть уверены в доставке своего обращения, то не забудьте проконтролировать процесс и поставить галочку в окне с обратным уведомлением.
В зависимости от того кому вы пишете, и зачем, вам может понадобиться отправить письмо с живой подписью, заверенные документами с печатью (хотя скан копии никто не отменял). Тогда, разумеется, выбор очевиден.
Но помните, что электронная почта - это экономия денег (она в основном бесплатна, в то время как вы должны оплатить доставку (а то и марки) обычного делового письма) и сохранение окружающей среды, в отличие от писем, которые требуют потребление бумаги. Помните о деревьях!
А также не забывайте нашем специальном курсе «Бизнес английский », где вы сможете уточнить все непонятные вам нюансы связанные с формальным английским напрямую у опытного преподавателя. Take your chances and be acknowledged!
Окончание делового письма
В последнем абзаце вашего произведения искусства нужно писать:
Please feel free to contact us in case you have any questions.
Обращайтесь в случае возникновения каких-либо вопросов.
Или следующие выражения, в случае если вы прилагаете дополнительные документы, фотографии:
«I am enclosing … » или «Please find the enclosed /attached …»
Завершение письма в первую очередь зависит от ваших отношений с адресатом. Используйте «Yours faithfully », если вы не знаете человека, к которому обращаетесь, и «Yours sincerely » — для адресатов, которых знаете хорошо. И не перепутайте! Так как ваша искренность для незнакомого человека может оказаться довольно подозрительной и вызвать смущение.
Для менее официальных писем можно использовать: «Best regards » или «Kind regards ». В конце письма нужно поставить (свою подпись) фамилию и должность.
Напоминаем о необходимости проверить свое письмо на наличие ошибок перед отправкой!
Примеры выражений в конце делового письма :
Sincerely (Сердечно);
Sincerely yours (Искренне Ваш);
Regards (С уважением);
Best (Всего наилучшего);
Best regards (С уважением);
Kind regards (С наилучшими пожеланиями);
Yours truly (Искренне Ваш);
Most sincerely (Сердечно);
Respectfully (С уважением);
Respectfully yours (С совершенным почтением);
Thank you (Благодарю Вас);
Thank you for your consideration (Благодарю вас за внимание).
После этого ставьте запятую, и с нового абзаца пишите свои данные:
Name
Email Address
Phone Number
Если вы информируете своего коллегу по статусу текущего проекта, то формальное заключение будет не совсем уместно (хотя многие просто прописывают его по умолчанию); а если вы, например, вступаете в борьбу с целью продвижения по карьерной лестнице, то оно определенно потребуется.
И никаких «Later», «Thanks», «TTYL», «Warmly», «Cheers» и подобных разговорных словечек! Вас не поймут.
Примеры фраз для окончания делового письма
If you require any further information, feel free to contact me at any time. / Should you need any further information, please do not hesitate to contact me at any time. / If you have any further questions, please do not hesitate to contact me.
Если Вам нужна дополнительная информация, обращайтесь в любое время.
I look forward to your reply. / I look forward to hearing from you.
Я с нетерпением жду Вашего ответа.
I look forward to seeing you.
С нетерпением жду встречи с Вами.
Please advise as necessary.
При необходимости выносите свои рекоммендации.
We look forward to a successful working relationship in the future .
Мы настроены на успешное сотрудничество с Вами в будущем.
Once again, I apologize for any inconvenience.
Еще раз приношу свои извинения за любые неудобства.
We hope that we may continue to rely on your valued custom.
Мы надеемся, что можем рассчитывать на Ваши ценные заказы.
I would appreciate your immediate attention to this matter.
Я был бы признателен за Ваше непосредственное внимание к этому вопросу.
I await your reply with interest.
Я ожидаю Вашего ответа с заинтересованностью.
We look forward to building a strong business relationship in the future.
Мы настроены на построение прочных деловых отношений с Вами в будущем.
I look forward to our meeting on the 7th of October.
Я с нетерпением жду нашей встречи 7 октября.
Thanks for your extremely helpful attention to this matter.
Спасибо за Ваше чрезвычайно полезное внимание к этому вопросу.
Thanks again for your attention, consideration, and time.
Еще раз спасибо за внимание, рассмотрение и время.
It"s always a pleasure doing business with you.
С Вами всегда приятно иметь дело.
Thanks again for sharing your expertise in this matter.
Еще раз спасибо за обмен опытом в этом вопросе.
I am looking forward to getting your input on this issue.
Я с нетерпением жду возможности внести ваш вклад в этот вопрос.
Клише деловых писем
В силу особого формата данной статьи, описанные ваше интервалы между абзацами не соблюдены. Надеемся, вы простите нам данный нюанс.
- Представление нового сотрудника. Introduction of a new colleague.
I want to take this opportunity to inform you that will soon be joining us as the in the . will be taking over from and will begin work on .
Has been the of the at for years and we are delighted that has decided to join our company at this stage of our development.
Is a person of and I have no doubt will contribute significantly to all aspects of our work here.
I hope all of you will try to make feel welcome here as becomes accustomed to new position.
Sincerely yours,
- Первое напоминание о неуплате. First reminder of an unpaid invoice.
I am writing to remind you that we have not yet received payment for invoice for , due on . I am enclosing a full statement of your account as of and a copy of the invoice.
We’re sure that this is an oversight on your part, and would appreciate your prompt attention to this matter. If your payment is already in the mail, please disregard this letter.
Should you have any questions about your account, please do not hesitate to contact me.
Примеры делового письма на английском
Следующие два примера различаются в шапках писем. Это обусловлено тем, что компании вправе вносить небольшие изменения в формате для своего удобства. Оба варианта считаются допустимыми.
Первый пример.
Company Letterhead
Students Of The Future Co.
610 Fountain Ave
Burlington, NJ 08016
June 6, 2018
Burlington Township Student
Street Address
City, State Zip
Use this sample letter as a template to help you complete your activities throughout this course. I have purposely set up the spacing and content to make it easier for you to delete existing text and replace it with the content that you need to use. Please be sure to use all the tools provided to you, so that you are more efficient with your work.
Be sure to copy down the text boxes I have provided, they may be helpful when you need to compose different types of business letters. Be sure to save this document as: Letter Template.
Business Ed. Teacher
*Enclosure* (if needed)
Второй пример.
Organization Letterhead
March 16, 2016
Mr. Ernie English
1234 Writing Lab Lane
Write City, IN 12345
Dear Mr. English:
The first paragraph of a typical business letter is used to state the main point of the letter. Begin with a friendly opening; then quickly transition into the purpose of your letter. Use a couple of sentences to explain the purpose, but do not go into detail until the next paragraph.
Beginning with the second paragraph, state the supporting details to justify your purpose. These may take the form of background information, statistics or first-hand accounts. A few short paragraphs within the body of the letter should be enough to support your reasoning.
Finally, in the closing paragraph, briefly restate your purpose and why it is important. If the purpose of your letter is related to your employment, consider ending your letter with your contact information and title if it not included on letterhead. However, if the purpose is informational, think about closing with gratitude for the reader’s time.
Lucy Letter
President
Заключение
Вот вы и в курсе дела! Теперь можете пробовать устроиться в самые различные иностранные компании, красиво заявляя о себе и своих навыках, намерениях и достижениях в соответствующем официальном письме на английском. И пусть удача вам улыбнется!
Вы работаете в России или готовитесь приехать сюда на работу? Может быть, среди ваших клиентов и партнёров есть русские? Или же вы просто живёте в России и хотите пожаловаться на сотрудников банка... Есть множество ситуаций, когда вам может понадобиться написать официальное письмо на русском языке. Как же это правильно сделать?
Структура и содержание делового письма
Структура и содержание делового письма, мне кажется, во всех странах более-менее одинаковые. Там обязательно будет обращение («Уважаемый, Михаил Петрович!»), основной текст, этикетная фраза в конце письма («С уважением») и подпись автора. Если это не электронное письмо, а письмо на бумаге, тогда там будут ещё:
- название компании, в которой работает автор, её контактные данные, товарный знак;
- название компании, в которой работает адресат, её контактные данные, должность, фамилия и инициалы адресата;
- дата, когда было написано письмо (важно: в России мы пишем сначала число, потом месяц, потом год);
- подпись автора и печать компании;
- могут быть и другие реквизиты (резолюция, герб, отметка о конфиденциальности и т.д.).
Что написать в тексте письма, уверена, вы знаете и без меня. А вот как написать это по-русски – об этом мы и поговорим дальше!
Фразы-клише в деловых письмах
Язык в деловых письмах всегда очень стандартизирован, и русский язык здесь не исключение. Достаточно выучить основные клише, научиться дополнять их нужными словами – и вы уже мастер деловой переписки!
Обратите внимание, что письмо можно написать:
а) от лица компании:
Компания N. сообщает / благодарит / приглашает и т.д. – самый формальный вариант
Б) от лица всех сотрудников (мы):
Сообщаем, благодарим, приглашаем.
В) от себя:
От лица компании, сообщаю, выражаю благодарность, приглашаю. – наименее формальный вариант
А теперь посмотрим, какие клише приняты в деловой переписке на русском языке.
Приветствие
- Уважаемый, господин Иванов! / Уважаемая, госпожа Иванова! – самый формальный вариант (так вы обратитесь только к очень большому начальнику или... к министру).
- Уважаемый, Михаил Петрович! / Уважаемая, Мария Петровна! – тоже очень формальный стиль. Чаще всего в официальных письмах мы пишем именно так. «Уважаемые господа!» - если мы не знаем, как зовут человека, которому пишем.
- В электронной переписке допустимы менее формальные варианты: «Здравствуйте, Михаил Петрович!», «Михаил Петрович, добрый день!», «Михаил, здравствуйте!» . Тут многое зависит от степени вашего знакомства с человеком и его должности. Если не знаете, какой вариант предпочесть – скопируйте его обращение. Но человеку, который старше вас по возрасту или находится на более высокой должности, лучше написать: «Уважаемый, ...».
- Самый распространённый и беспроигрышный вариант – «С уважением , ...».
- Если пишете партнёрам можно написать: «Надеемся на дальнейшее сотрудничество », «С надеждой на дальнейшее сотрудничество ». Ещё сотрудничество может быть «взаимовыгодным» и «плодотворным».
- Людям, с которыми вы хорошо знакомы, в электронном письме можете написать и что-нибудь творческое от себя (конечно же, если это не серьёзное формальное письмо).
- Согласно + чему? : «согласно телефонному разговору», «согласно нашим предыдущим договорённостям», «согласно закону…».
- В соответствии с + чем? : «в соответствии с телефонным разговором», «в соответствии с ранее достигнутыми договорённостями», «в соответствии с законом …».
- В ответ на + что? : «В ответ на Ваше письмо», «в ответ на Вашу просьбу», «в ответ на Ваше обращение» и т.п.
- В связи с + чем? (ростом цен на бензин).
- По причине + чего? (роста цен на бензин).
- Ввиду + чего? (роста цен на бензин).
- В результате + чего? (роста цен на бензин).
- Вследствие + чего? (роста цен на бензин).
- Просим Вас + что сделать? (выслать коммерческое предложение), прошу Вас + что сделать? (выслать коммерческое предложение).
- Будем признательны / Будем благодарны: «Буду очень Вам признателен, если Вы предоставите нам образцы…», «Будем благодарны за помощь в организации мероприятия».
- Менее формальные варианты: «Не могли бы Вы + что сделать? (выслать коммерческое предложение)», «Будьте любезны/будьте добры + что сделайте? (вышлите нам коммерческое предложение)».
- «Рады пригласить Вас…», «Компания N. рада сообщить Вам…».
- «Сообщаем Вам, что …», «Информируем Вас о том, что…», «Компания N. информирует вас о том, что…», «От лица компании, сообщаю ….».
- «Напоминаем о том, что … », «Компания N. напоминает Вам о том, что … ».
- «Направляем Вам +что? (коммерческое предложение)», «Высылаем +что? (новые каталоги)».
- Готовы/Согласны + что сделать?: «Готовы предложить Вам + что? (сотрудничество)», «Готовы предоставить Вам + что? (информацию о продукте)», «Компания N. согласна предложить Вам…» и т.д.
«Благодарим Вас за...», «компания N. благодарит Вас за...», «выражаем Вам благодарность за …», «от лица компании, выражаю Вам благодарность за...» + что? (помощь в организации выставки).
Отказ
«Вынуждены отказать Вам + в чём? (в поставке товара)», «С сожалением сообщаем Вам + о чём? (о том, что мы вынуждены расторгнуть договор).
Где ещё найти информацию о деловой переписке на русском языке?
- Письмовник