10. КОНТРОЛЬ, УЧЕТ И АНАЛИЗ В ПРОЦЕССЕ УПРАВЛЕНИЯ

Логическая структура раздела

10.1. Понятие и виды контроля

Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, (цель/цель), ход выполнения плана (цель/будет), прогнозы (будет/будет), развитие процесса (будет/есть).

Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования. Таким образом, говорят о целесообразности объединения планирования и контроля в единую систему управления (Controlling): планирование, контроль, отчетность, менеджмент (рис. 39).

Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса.

Рис. 39. Основные концепции контроля

Контроль можно также классифицировать:
- по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний);
- по основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону);
- по объекту контроля (за объектом, за решениями, за результатами);
- по регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).

Контроль – это процесс сопоставления фактически достигнутых результатов по отношению к запланированным (нормативным).

Контроль в широком смысле - совокупность мероприятий, средств и механизмов, направленных на обеспечение работниками предписанных норм и правил поведения при выполнении возложенных на них задач и осуществлении полномочий.

Организационный контроль – это систематический процесс, в ходе которого руководители регулируют деятельность предприятия, обеспечивая соответствие достигнутых результатов плановым и нормативным показателям. Контроль призван обеспечить стабильность протекания процессов в деятельности предприятия и его подразделений и, в конечном итоге, достижение поставленных целей.

Объектами управленческого контроля на действующем предприятии являются все протекающие процессы и отдельные их элементы.

Субъектами контроля на предприятии являются, чаще всего, руководители.

Классификация видов контроля

1. По типу:

традиционный контроль , фиксирует отклонения от плановых заданий и стандартов;

опережающий контроль отслеживает разрыв между реальным состоянием дел организации и ее целями, по итогам принимаются меры, направленные на их достижение, а не на исправление прошлых ошибок;

предпринимательский контроль осуществляется над внешней ситуацией и внутренними процессами, факторами, влияющими на них; в результате корректируются сами цели.

2. По видам:

Финансовый,

Маркетинговый,

Контроль качества,

Производственный

3. По объектам, каковыми являются:

Состояние производственного, технического, кадрового потенциала, объем финансовых ресурсов, материальных запасов, целесообразность их использования;

Эффективность производственной деятельности;

Промежуточные и конечные результаты;

Затраты, потери и их виновники;

Достоверность, качество, доступность, полнота информации;

Сроки исполнения принимаемых решений;

Имидж организации;

Сохранение коммерческой тайны и т. д.

4. По субъектам, которые осуществляют процесс контроля:

Администрация, функциональные службы, специальные подразделения, сами работники.

5. По интенсивности:

Нормальный

Усиленный.

6. По месту осуществления:

Летучий контроль подразумевает, что его субъект и объект пространственно разделены и необходимо их специальное соединение (например, выездная проверка).

Стационарный контроль предполагает, что субъект и объект едины (исполнитель следит за своей работой).

7. По целям:

Фильтрующий контроль призван отделить годное от негодного,

Корректирующий - призван исправить положение дел

8. По методам:

Фактический контроль осуществляется с помощью опроса, инвентаризации,

осмотра, разрушения объекта;

Документальный происходит на основе сверок и проверок документов;

Оценочный контроль базируется на экспертизе, анализе, сопоставлении с эталоном

9. По стадиям осуществления:

Предварительный - предшествует активной деятельности. Его задача в основном состоит в проверке готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления и др. к работе. Он осуществляется путем анализа наличия и состояния ресурсов, их сопоставления со стоящими задачами.

Текущий контроль (стратегический и оперативный) оценивает реализацию внутренних и внешних возможностей организации.

- Стратегический имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей. Он ведется по таким показателям, как уровень производительности труда, внедрение и использование достижений НТР, новых методов работы, технологий и проч. Такой контроль предназначен для предотвращения ошибок, а не для их исправления и поиска виновных.

- Оперативный (административный) контроль (на практике он сливается с оперативным управлением) проводится одновременно с выполнением основной работы. Его разновидностью является контроль производственный, осуществляемый диспетчером или начальником производственного отдела. Объектами здесь являются: оперативная подготовка производства, движение изделий в рамках технологического процесса (соблюдение последовательности и сроков выполнения операций, загрузка оборудования, наличие запасов и заделов на межцеховых складах, выполнение плана по номенклатуре и отгрузке продукции), уровень текущих затрат, дисциплина и т. д.

- Операционный контроль – осуществляется на уровне отдельных операций (точности выполнения, качества изделий). Он может быть сплошным (предполагает проверку всех без исключения объектов) и выборочным (если число объектов слишком велико или для проверки требуется разрушать изделие.

Заключительный контроль. . Обычно он связан с оценкой выполнения организацией своих решений и результатов практических действий, а также сильных и слабых сторон организации. Данные итогового контроля используются для составления очередных планов

10. По периодичности выполнения контрольных операций:

Систематический контроль организуется в отношении наиболее важных, ответственных объектов и процессов в производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Он проводится в заранее установленном режиме. При этом сроки проверок прямо зависят от степени важности процесса.

Периодический контроль применяется в текущей, повседневной производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Он используется преимущественно для проверки хода выпуска продукции, наличия материалов на складе и др. К периодическому контролю относится также ведение статистической отчетности.

Разовый контроль, как правило, проводится специализированными функциональными органами и направлен на всестороннюю проверку какого-либо отдельного аспекта или всей производственно-хозяйственной деятельности предприятия.

11. По характеру контроля :

Пассивный контроль – это контроль по отклонениям от запланированного качества (сроков, результатов и т.д.). Фактически – это реагирование системы управления на выявленные отклонения. В случае выявления отклонений контроль усиливается. Такой контроль ориентирует руководителей на внесение изменений только тогда, когда какая-то работа или технологический процесс требуют изменений по объективным показателям.

Активный контроль - это контроль опережающий, призванный предупредить нежелательные отклонения.

27. Трудовая мотивация: понятие потребности, мотива, мотиватора, мотивировки

Человека побуждает к активным действиям, в том числе и к труду, необходимость удовлетворения различных потребностей. Под потребностями понимается его внутреннее состояние, отражающее физиологический или психологический дефицит чего-либо, который вызывает ощущение дискомфорта. Последнее влияет на чувства, поведение и мыщление людей.

Потребности могут быть:

1. По происхождению: врожденные и приобретенные

2. По характеру: естественные и социальные

Три уровня удовлетворения потребностей:

1) минимальный обеспечивает выживание;

2) нормальный поддерживает у работника способность с должной отдачей трудиться (отражается в рациональном потребительском бюджете);

3) уровень роскоши , когда удовлетворение потребностей становится самоцелью или средством демонстрации высокого общественного положения.

Для того чтобы потребность заработала, нужны мотивы , т. е. психологические причины (осознанные или неосознанные порывы, стремления), побуждающие людей к активным действиям, направленным на удовлетворение потребности.

Потребность мотивирует, если ее удовлетворение падает ниже приемлемого уровня , и тогда возможность его повышения значительно увеличивает эффективность труда. В то же время удовлетворенная потребность такую функцию утрачивает.

Именно мотивы, а не потребности отличают людей друг от друга, поскольку одна и та же потребность может быть реализована посредством разных мотивов. Выделяются типы мотивов: интерес, желание, инструмент удовлетворения потребности, намерение и комплексный, объединяющий все типы.

Соотношение различных мотивов, влияющих на поведение людей, образует его мотивационную структуру . У каждого человека она индивидуальна и обусловливается множеством факторов: полом, возрастом, образованием, воспитанием, уровнем благосостояния, должностью, социальным статусом, личными ценностями, отношением к труду и проч.

Мотиватор - то, что мотивирует, побуждает человека извне к определённому поведению.

Мотивировка – рациональное объяснение субъектом причин действия посредством указания на социально приемлемые для него и его референтной группы обстоятельства, побудившие к выбору данного действия. Отличается от действительных мотивов поведения и выступает как одна из форм осознания этих мотивов.

Выделяют следующие типы мотивированности в соответствии с мотиватором:

1. Трудовой – ориентация на заработок

2. Властный – приобретение высокой должности

3. Хозяйский – стремление к самостоятельности, приумножению богатства

4. Идейный – стремление к общему благу

5. Профессиональный – заинтересованность в работе, овладении ее навыками, самовыражении

6. Творческий – поиск нового

7. Коллективистский – командная работа

8. Люмпенизированный – опор на уравнительность

Мотивационный механизм состоит из двух элементов:

1. Механизм внешнего целенаправленного стимулирующего воздействия

2. Механизма реализации внутренней психологической предрасположенности к той или иной деятельности.

Помимо потребностей и мотивов, мотивационный механизм включает:

1) притязания - желаемый уровень удовлетворения потребностей, детерминирующий поведение, если достигнут, то потребности не превращаются в мотивы.

2) ожидания - предположение о том, что результат деятельности будет иметь определенные последствия. Если не учитывать, могут стать демотивирующими факторами.

3) установки - психологическая предрасположенность, готовность человека к тем или иным поступкам в конкретной ситуации.

4) оценки - характеристики степени возможного достижения результата или удовлетворения потребностей.

5) стимулы - блага, возможности и проч., находящиеся вне субъекта, с помощью которых он может удовлетворить свои потребности, если это не требует невозможных действий.

Действие механизма мотивации

1. Возникновение потребностей

2. Восприятие импульсов, идущих от них

3. Анализ ситуации с учетом ожиданий, притязаний, стимулов

4. Актуализация (включение) мотивов (автоматически или на основе рациональной оценки).

5. Формирование состояния мотивированности

6. Определение и осуществление конкретных действий

Контроль является заключительной функцией процесса управления. Значение контроля в системе управления заключается в том, что он, во-первых, завершает управленческий цикл и связывает результаты анализа отклонений от желаемого состояния объекта со всеми основными функциями менеджмента, а во-вторых, на его основе производится корректировка ранее принятых решений, плановых заданий, нормативов, показателей или организационных условий их выполнения, т.е. осуществляется обратная связь в управленческом цикле.

Слово контроль произошло от франц. controle – список, ведущийся в двух экземплярах, и от латинского contra – против и rotulus – свиток.

Основное назначение контроля заключается в том, что без него управление фирмой будет носить демонстративный характер.

В системе управленческих отношений под контролем понимается процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Он представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий.

Основными объектами внутриорганизационного контроля являются важнейшие характеристики производственного, технического, кадрового потенциала, финансового состояния, промежуточные и конечные результаты выполнения плановых заданий, показатели расходования ресурсов, экономической эффективности, качество, величина запасов, потери, имидж, сохранение коммерческой тайны и пр.

Контроль как функция менеджмента состоит в наблюдении за происходящими процессами в управляемом объекте, сопоставлении реально достигаемых результатов с запланированными и выявлении отклонений. Эта функция наиболее тесно связана с функцией планирования, поскольку контролирует движение организации к поставленным целям. Контроль как функция менеджмента представляет собой взаимосвязь целей, задач, видов и характеристик данного процесса. Содержание контроля как функции управления заключается в своевременном обнаружении возникающих в ходе производственно-хозяйственной деятельности объектов управления проблем (отклонений от плановых заданий, нормативов, стандартов) и изменений внешней среды. Можно говорить и о комплексности контроля, которая подразумевает под собой учет, оценку и анализ состояния фирмы.

Комплексность контроля реализуются по следующим направлениям:

• сбор и систематизация информации о фактическом состоянии деятельности и ее результатах (учет);
• оценка состояния и значимости полученных результатов деятельности, выявление отклонений от стандартов – плановых заданий, нормативов (оценка);
• анализ причин отклонений и дестабилизирующих факторов, влияющих на результаты деятельности (анализ).

В системе управления контроль выполняет следующие основные функции:

• 1) проверочную (установление целесообразности, обоснованности, законности решений; проверка их выполнения, соблюдение технических, экологических, правовых и иных норм и нормативов; выявление ошибок и нарушений);
• 2) информационную (сбор, передача, обработка информации о состоянии объекта);
• 3) диагностическую (изучение и оценка реального положения дел в организации и ее окружении; выявление основных тенденций его изменения, угроз и возможностей, скрытых резервов);
• 4) прогностическую, создающую основу предположений о будущем состоянии объекта и возможных отклонениях от заданных параметров;
• 5) коммуникационную, обеспечивающую установление и поддержание обратной связи;
• 6) ориентирующую, подсказывающую, на что нужно обращать особое внимание;
• 7) стимулирующую (по итогам контроля происходит оценка персонала, поощрение или наказание);
• 8) корректирующую (на основе полученных результатов состояние и поведение объекта (его части) изменяются таким образом, чтобы обеспечивались необходимые значения его характеристик или устойчивость функционирования при отклонении от них);
• 9) защитную (способствует сохранности ресурсов).

Классификация управленческого контроля. Как любую экономическую категорию контроль можно классифицировать по ряду признаков, таких как объект и субъект контроля, тип и вид контроля, интенсивность и так далее. Рассмотрим следующую классификацию контроля.

• 1. По объектам контроля можно выделить:
  • контроль за состоянием производственного, технического, кадрового потенциала, объемом финансовых ресурсов, материальных запасов, целесообразности их использования;
  • контроль эффективности производственной деятельности;
  • промежуточных и конечных результатов;
  • за затратами и потерями;
  • за сроками исполнения принимаемых решений и т.д.
• 2. По субъектам, которые осуществляют процесс контроля можно выделить:
  • контроль администрации;
  • контроль функциональных служб;
  • контроль специальных подразделений;
  • самоконтроль.
• 3. По типу контроля выделяют:
  • традиционный;
  • опережающий;
  • предпринимательский.

Традиционный контроль фиксирует отклонения от плановых заданий и стандартов. Опережающий контроль отслеживает разрыв между реальным состоянием дел организации и ее целями; по итогам принимаются меры, направленные на их достижение, а не на исправление прошлых ошибок. Предпринимательский контроль осуществляется над внешней ситуацией и внутренними процессами, факторами, влияющими на них; в результате корректируются сами цели.

• 4. По видам контроль подразделяется:
  • на финансовый;
  • маркетинговый;
  • качества;
  • производственный и др.
• 5. По интенсивности выделяют:
  • нормальный;
  • усиленный.
• 6. По месту осуществления контроль разделяется:
  • на летучий;
  • стационарный.

Летучий контроль подразумевает, что его субъект и объект пространственно разделены и необходимо их специальное соединение (например, выездная проверка).

Стационарный контроль предполагает, что субъект и объект едины (исполнитель сам следит за своей работой).

• 7. По целям выделяют контроль:
  • фильтрующий;
  • корректирующий.

Фильтрующий контроль призван отделить годное от негодного, а корректирующий – исправить положение дел.

• 8. По методам осуществления контроль подразделяется:
  • на фактический;
  • документальный;
  • оценочный.

Фактический контроль осуществляется с помощью опроса, инвентаризации, осмотра, разрушения объекта. Документальный происходит на основе сверок и проверок документов. Оценочный контроль базируется на экспертизе, анализе, сопоставлении с эталоном.

• 9. По стадиям осуществления выделяют следующие виды контроля:
  • предварительный;
  • текущий;
  • итоговый.

Предварительный контроль предшествует активной деятельности, конкретным результатам. Его задача состоит в проверке готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления к работе. Он осуществляется путем анализа наличия и состояния ресурсов, их сопоставления со стоящими задачами. Система управления проверяется на соответствие существующей структуре организации; принятые решения и подготовленные документы – на правильность оформления, известность исполнителям, понимания теми своих обязанностей, что во многом предопределяет успех будущей работы. Например, предварительный контроль персонала призван прежде всего ответить на вопрос, можно ли с его помощью решать стоящие перед организацией задачи. Кадровые службы на основе тестов, собеседований, экзаменов должны тщательно оценить профессиональную пригодность сотрудников, уровень их подготовки, усвоение инструкций, знание прав, обязанностей, норм выработки, условий поощрения. Также предварительный контроль осуществляется за состоянием материальных и финансовых ресурсов организации. Например, контроль за наличием на складах достаточных запасов сырья, материалов, комплектующих изделий, соответствием их структуры и количества потребностям производства, гарантированности поставок. Финансовое состояние организации контролируется с помощью бюджета или сметы. Объектами изучения здесь являются надежность источников денежных средств и обоснованность предстоящих расходов.

Текущий контроль (стратегический и оперативный) оценивает внутренние и внешние возможности организации. Стратегический имеет в качестве основного объекта эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей. Он ведется по таким показателям, как уровень производительности труда, внедрение и использование достижений научно-технического прогресса, новых методов работы, технологий. Такой контроль предназначен для предотвращения ошибок, а не для их исправления и поиска виновных. Оперативный (административный) контроль (на практике он сливается с оперативным управлением) проводится одновременно с выполнением основной работы. Его разновидностью является контроль производственный, осуществляемый диспетчером или начальником производственного отдела.

Объектами здесь являются: оперативная подготовка производства, движение изделий в рамках технологического процесса (соблюдение последовательности и сроков выполнения операций, загрузка оборудования, наличие запасов и заделов па межцеховых складах, выполнение плана по номенклатуре и отгрузке продукции), уровень текущих затрат, дисциплина и т.д. На уровне отдельных операций осуществляется операционный контроль (точности их выполнения, качества изделий). Он может быть сплошным (предполагает проверку всех без исключения объектов) и выборочным (если число объектов слишком велико или для проверки требуется разрушать изделие. Выборочный контроль требует меньших затрат, но связан с риском случайных ошибок, число которых можно снизить путем увеличения размера выборки (при соответствующем росте расходов).

Итоговый контроль обычно связан с оценкой выполнения организацией своих решений и результатов практических действий, а также сильных и слабых сторон организации. Данные итогового контроля используются для составления очередных планов.

• 10. По соотношению субъекта и объекта контроля выделяют:
  • внешний;
  • внутренний.

Внутренний контроль имеет место, когда его субъект и объект находятся в одной системе, внешний – в разных системах. На предприятии внешний контроль производится администрацией или специальными сотрудниками – контролерами. Внутренний контроль предполагает, что исполнители сами следят за своей работой и результатами и вносят по мере необходимости в нее изменения. Идея внешнего контроля основывается на том, что люди лучше (по крайней мере формально) выполняют свои обязанности, если знают, что за ними наблюдают. Психологи считают, что для этого имеется несколько причин. Во-первых, по итогам контроля происходит оценка сотрудников и связанные с ней поощрения, наказания. Во-вторых, пристальный контроль может означать также, что данной сфере деятельности руководство придает особое значение, и поэтому стоит проявить хотя бы показное усердие, чтобы выделиться на фоне остальных. В третьих, поскольку итоги контроля обычно широко освещаются в коллективе, многие стараются работать лучше для того, чтобы прославиться. Иными словами, на первое место выходит честолюбие.

Пример проявления внешнего контроля "Охота на банкира"

Гендиректор и совладелец портала "Банки.ру" Филипп Ильин- Адаев создал для банковских клиентов "агрегатор ненависти" –

Однажды утром в офисе Филиппа Ильина–Адаева раздался звонок. Звонил встревоженный топ-менеджер Сбербанка, который предложил немедленно встретиться. Дело было после назначения Г. Грефа президентом Сбербанка в октябре 2007 г. До этого крупнейший банк страны не сотрудничал с "Банки.ру".

"На встрече я понял по взгляду сотрудника, что он пригласил меня нс от большой любви к моему сайту",– смеется Ильин–Адаев. Выяснилось, что минувшей ночью Герман Греф изучал "Народный рейтинг банков", размещенный на "Банки, ру", а утром устроил топ-менеджерам разнос. Сбербанк занимал в рейтинге отнюдь не лучшую позицию. Посетители сайта критиковали банк часто и по делу, однако сотрудники критику игнорировали. Вскоре после встречи Ильина–Адаева с топ-менеджером Сбербанка в банке появилась "служба заботы о клиентах", и несколько се сотрудников стали отвечать на вопросы и жалобы, появлявшиеся на "Банки.ру".

Сейчас "личный кабинет", где можно общаться с клиентами, на портале завели 120 кредитных организаций. Примерно 200 размещают рекламу. Ежедневно на сайт заходят около 100 тыс. человек. При этом столько негативных отзывов о банках, сколько есть на "Банки.ру", нигде в Рунете больше не найти. "Один знакомый банкир назвал нас как-то “агрегатором ненависти”, хотя с годами сайт стал более конструктивным", – говорит Филипп.

В 2010 г. "агрегатором ненависти" заинтересовалась ИК "Финам". За несколько миллионов долларов она купила блокпакет "Банки.ру". Теперь Ильин–Адаев хочет превратить свой сайт в интернет-магазин банковских услуг, где банковские продукты можно не только покритиковать, но и приобрести.

Визитной карточкой "Банки.ру" стал "Народный рейтинг банков" – глобальная жалобная книга. "Клиент может написать жадобу на сайте банка, она уходит в его недра и там растворяется. Про нее могут просто забыть, – рассуждает Филипп Ильин- Адаев. – На независимом ресурсе жадобу видят все. Банк заинтересован быстрее отреагировать и решить проблему".

"Мы, наверное, первый банк, который стал системно отвечать на этом сайте на жалобы, – вспоминает руководитель розничного бизнеса “Альфа-банка” Алексей Марей. – Это не связано с достоинствами самого сайта. Мы внутри банка настроены на диалог, и, где бы наши клиенты ни оставляли отзывы, мы должны на них отвечать". Ответить можно в комментариях под статьей как обычный пользователь или официально от имени банка.

Современные тенденции развития контроля.

Процесс контроля.

Понятие и виды контроля.

Контроль в система менеджмента.

Контроль - деятельность, направленная на обнаружение и ликвидацию отклонений от принятых целей и норм (технологических, поведенческих и др.) организации.

Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис. Важной является положительная сторона контроля - контроль позволяет определить, где организация добилась успехов, а где потерпела неудачу, т.е. какие именно направления деятельности организации наиболее эффективно способствовали достижению ее общих целей. Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим.

Успешный контроль должен обладать следующими чертами:

1) Своевременность контроля - своевременность контроля заключается во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению.

2) Стратегическая направленность контроля - контроль должен иметь стратегический характер, т.е. отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.

3) Ориентация на результаты - информация о результатах контроля важна тогда, когда доходит до тех лиц, которые обладают правом произвести на ее основании соответствующие изменения.

4) Гибкость контроля - контроль должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям.

5) Простота контроля - наиболее эффективный контроль - это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен.

6) Экономичность контроля - любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроль над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще одним синонимом потери контроля.

Па практике чаще всего используются три вида контроля : предварительный, текущий, заключительный.

1) Предварительный - он осуществляется до фактического начала работ. Основным средством осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. В организациях этот контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

Промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансовый план), который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют какому - либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

2) Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и предложений по усовершенствованию работы позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Текущий контроль не проводиться буквально одновременно с выполнением самой работы, он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведении работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того, чтобы осуществить текущий контроль аппарату управления необходима обратная связь. Обратная связь - это данные о полученных результатах. Системы обратной связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам. Системы контроля с обратной связью, используемые в управлении, влияют на “входы”, чтобы достичь требуемых характеристик на “выходе”. “Входом” являются все виды ресурсов: материальные, финансовые, человеческие. “Выходом” являются товары или услуги.

3) Заключительный контроль . В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершении контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода фактические результаты сравниваются с требуемыми. Заключительный контроль имеет две важные функции:

а) Он дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем.

б) Он способствует мотивации.

В различных источниках термин «контроль» определяется по-разному, но, несмотря на это, смысл его не меняется.

КОНТРОЛЬ - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, ход выполнения плана, прогнозы, развитие процесса.

Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в организации.

Предметом контроля может быть не только исполнительская деятельность, но и работа менеджера. Контрольная информация используется в процессе регулирования. Таким образом, говорят о целесообразности объединения планирования и контроля в единую систему управления: планирование, контроль, отчетность, менеджмент. Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса. Проверка (ревизия) - контроль лицами, независящими от процесса.

Контроль представляет собой систему наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования управляемой подсистемы принятым решениям, а также выработки определенных действий.

Контроль можно также классифицировать: по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний); по основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону); по объекту контроля (за объектом, за решениями, за результатами);

По регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).

Институт внутренних аудиторов определяет контроль как любое действие, предпринимаемое руководством для наиболее вероятного достижения поставленных целей. Он указывает, что контроль может быть:

• - превентивный: позволяет предотвратить нежелательные события.
• - выявляющий: позволяет выявлять и корректировать нежелательные события, которые уже произошли.
• - директивный: позволяет произойти желательным событиям и стимулировать их.

Функция контроля - это такая характеристика управления, которая позволяет менеджеру выявить проблему и скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Контроль подразумевает выполнение целей в соответствии с планом, который был принят, распоряжениями, которые были отданы, и принципами, которые были положены в его основу. Когда эти функции надлежащим образом выполняются, рациональный расчетливый менеджер добивается единства в рамках своей организации, которое позволяет ей осуществлять целесообразные и эффективные операции.

В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения.