Наблюдательная карта рабочего места. Как выполняется фотография рабочего дня. Кто может использовать сведения из фотографии РВ

Фотография рабочего времени - пример заполнения этого документа вы найдете в нашей статье. А кроме того, узнаете о его назначении и технологии составления, кому и когда он может понадобиться.

Фотография рабочего времени: карта или процедура

Под термином «фотография рабочего времени» (ФРВ) принято понимать форму наблюдений и замеров всех затрат рабочего времени работника за определенный период.

В более широком смысле этот термин имеет двойственное значение. С одной стороны, это документ, представляющий собой точную поминутную хронологию действий работника в течение рабочего дня. Например, в виде заполненной карты наблюдений.

С другой — это мероприятие, позволяющее:

получить полную картину о рабочем времени и его непроизводительном использовании;
провести анализ полученной информации;
осуществить комплекс мер по оптимизации рабочего времени.

Первый пункт, пожалуй, самый затратный в физическом и психологическом плане. Для его реализации потребуются усилия обеих сторон трудового договора.

Изучайте права и обязанности сторон трудового договора с помощью статей нашего сайта:

;
.

Работодателю потребуется:

организовать технический регламент процедуры ФРВ (определить специалистов для проведения фотографии, назначить календарные границы мероприятия, обозначить категории сотрудников, чьи трудовые функции будут фиксироваться, и др.);
провести с работниками разъяснительную работу о задачах и целях процедуры, чтобы при ее осуществлении не пострадал трудовой процесс, а психологический настрой работников не повлиял на их работоспособность.

Работникам придется смириться с тем, что за ними будут наблюдать и каждое их действие фиксироваться.

Исключить психологический дискомфорт помогает применение такого вида ФРД, как самофотография. О ней речь пойдет в следующем разделе.

Самофотография рабочего времени

Самофотография рабочего времени (СРВ) призвана решать те же задачи, что и ФРД, но для ее осуществления не требуется дополнительное привлечение специалистов-наблюдателей. СРВ выполняет сам работник.

Существуют 2 способа ее проведения:

с перечнем элементов труда и затрат рабочего времени;
без указанного перечня.

Каждый способ предназначен для решения определенного круга задач. Так, первый способ целесообразно применять в случаях, когда необходимо исследовать рабочее время в крупных масштабах, например в целом по предприятию.

Второй способ удобен на предварительном этапе исследования организации труда незначительных по численности групп работников структурных подразделений (участков, отделов и др.).

Его отличительные признаки:

позволяет наиболее полно изучить трудозатраты исследуемых групп работников;
отличается малой трудоемкостью.

При этом его применение ограничено из-за наличия ряда недостатков:

невозможно зафиксировать весь объем потерь рабочего времени;
возникают сложности при группировке затрат рабочего времени.

Фиксировать полученную при СРВ информацию можно разными способами. К примеру, работнику предлагается заполнять дневник наблюдений, в котором он обязан последовательно на регулярной основе отражать все без исключения выполняемые действия и затраты времени на них.

Возможна и иная форма фиксации. Работнику выдается заранее подготовленный наблюдательный лист, в котором уже перечислены виды работ и затраты труда (в виде индекса или шифра). Работнику придется предварительно изучить его и откорректировать с учетом специфики своей работы: отметить те функции, которые не относятся к его работе, и добавить неучтенные.

Важно! Для повышения эффективности исследования потерь рабочего времени с помощью СРВ ее проведение рекомендуется сочетать с иными исследовательскими методами (анкетированием, опросами, моментальными наблюдениями и др.).

Групповая и бригадная фотография рабочего времени

Описанные выше виды ФРВ можно отнести к разряду индивидуальных. Результаты наблюдений за структурой и затратами времени отдельного работника, сделанные им самим или специальным наблюдателем, обобщаются по группам и анализируются.

Если же требуется выявить потери рабочего времени на участке или в бригаде (в том числе установить трудовую взаимосвязь исполнителей), могут применяться такие ФРВ, как групповая или бригадная.

Групповая ФРВ

Групповая ФРВ применяется при наблюдениях за группой работников, не объединенных выполнением общего производственного задания.

Ее сущность заключается в том, что наблюдатель обходит рабочие места через определенные промежутки времени (от 3 до 10 минут) и фиксирует результаты наблюдений в специальных карточках.

Временные интервалы при этом зависят от количества работников в исследуемой группе:

3 мин. — при группе от 3 до 5 человек;
5 мин. — при группе до 10 чел.;
10 мин. — если группа превышает 10 чел.

Пример заполнения наблюдательного листа групповой ФРВ:

Время (в часах и минутах)	Номер рабочего
Время (в часах и минутах)
До начала смены

где: РР — регламентные работы по наладке станка;

ПЗ — получение задания;

РН — разговор с начальником смены;

ПП — поздний приход на работу;

ИЗ — изучение задания;

УЗ — установка заготовки в станок.

Шифры для кодировки операций разрабатываются заранее и корректируются наблюдателем в процессе ФРВ по мере необходимости.

Бригадная ФРВ

Бригадная ФРВ используется для исследования рабочего времени при исполнении трудовых функций группой работников, связанных единым производственным заданием.

Бригадная ФРВ позволяет:

выявить потери рабочего времени;
исследовать бригадное разделение труда и кооперацию;
изучить согласованность действий членов бригады;
определить уровень загрузки каждого члена бригады;
рассчитать оптимальную численность бригады.

Итоги

Фотография рабочего времени помогает выявить временные потери в процессе выполнения работниками трудовых функций, исследовать структуру рабочего времени, изучить опыт передовиков производства, разработать оптимальные нормы времени, выяснить причины невыполнения нормативных заданий и многое другое.

Продуктивное функционирование организации невозможно без повышения эффективности трудовых ресурсов отдельного сотрудника или отдела. Улучшение достигается при помощи анализа, который позволяет выполнить фотография рабочего дня. В ней отражаются абсолютно все выполняемые сотрудниками операции. Результат анализируют, после чего определяют, эффективно ли используются ресурсы времени.

Особенности, виды и цель фотографирования

Наблюдение за осуществлением обычной трудовой деятельности в организации, продолжительность которого составляет полную смену, называется "фотография рабочего дня". Процедура направлена на выявление затрат времени на каждую операцию, анализ их, определение причин невыполнения задания, оптимизацию трудового процесса. Она может разделяться на несколько видов: индивидуальная (контролируют одного работника), групповая (надзор за несколькими сотрудниками, расположенными рядом друг с другом), бригадная, самофотография (специалист самостоятельно выполняет замеры времени своей деятельности).

Как проводится фотография рабочего дня

Исследование состоит из трех этапов: подготовительный, наблюдение и анализ. На первом шаге сообщают сотрудникам о намерениях, определяют цель надзора, знакомятся с особенностями трудовых операций и местом работы. Начало фотографирования должно быть утверждено приказом, после чего персонал приступает к своим обычным обязанностям. На втором этапе все выполняемые действия, время их начала, а также продолжительность фиксируются в листе наблюдений. На третьей ступени обрабатывается полученная информация, выполняются требуемые расчеты.

Фотография рабочего дня секретаря

Рассмотрим пример фотографирования одного трудового дня секретаря Бирюковой Л.И., работающей в частной организации с 11.00-18.00, обед с 13.00-14.00. Период исследования: 17.09.2013, наблюдение началось в 11 ч. 00 мин., закончилось в 18 ч. 00 мин. Рабочие условия нормальные, место - офис. Служебные обязанности: документация, прием посетителей и взаимодействие с техникой. Стаж работы: 1 год.

Лист наблюдения

	Настоящее время (чч:мин)	Длительность
Приход на работу
Подготовка документации
Проверка электронной почты, ознакомление с содержанием
Собеседования по телефону
Выполнение распоряжения руководителя
Работа с документами

Работа с посетителями
Поиск сведений, потребовавшихся начальнику
Выход по личным надобностям
Переговоры по телефону
Беседа на личную тему с коллегой
Работа за компьютером
Планирование деятельности на завтра
Завершение работы, отключение техники, порядок на рабочем месте.
Уход с рабочего места

Баланс затрат времени на работу секретаря

Сделанная фотография рабочего дня предоставляет данные, на основании которых составляется баланс рабочего времени.

	Деятельность в период рабочего времени		Общее время, мин
	Организация рабочего места и заключительные работы
	Оперативное время
	Затраты на отдых и личные надобности
	Нарушение порядка труда

Результаты

Полученная фотография рабочего дня содержит данные, по которым создается баланс продолжительности трудовой деятельности. После этого определяется коэффициент эффективного использования временных ресурсов, равный отношению суммы длительности работ к продолжительности смены. Чем ближе этот показатель к 100%, тем продуктивнее работа персонала. В нашем примере К исп =(20+295+65)/420=90,4%. По такому же принципу выполняется фотография рабочего дня менеджера, программиста, бухгалтера или любого другого интересующего специалиста.

Случается так, что сотрудник на рабочем месте не успевает выполнять поставленные перед ним задачи. Причины на то могут быть разные – низкая квалификация, слишком большая нагрузка или он просто занимается на работе не тем чем нужно. Собственно это можно проверить проведя специальное исследования. Фотография рабочего дня: пример заполнения, и случаи назначения следует рассмотреть детально.

Фотография рабочего дня (ФРД) – это инструмент, который помогает увеличить продуктивность работы любой компании, хотя на первом этапе она помогает узнать, куда именно сотрудник/сотрудники тратят свои рабочие часы.

Фотография рабочего времени – это метод, который помогает изучить временные затраты конкретного сотрудника на те или иные действия во время работы. Все наблюдения и измерения, полученные в процессе документируются, образец и пример заполнения фотографии рабочего дня будет представлен ниже.

Если метод успешно освоить – это поможет получать уникальные данные касательно организации рабочего процесса любого сотрудника, узнать производительность каждого. То есть в перспективе подкорректировать нагрузку и обеспечить все для того чтобы рабочие задачи выполнялись.

Предельно детальное исследование и нотирование результатов поможет найти ответ на следующие вопросы:

Сколько времени тратит сотрудник (исследуемый) на каждый вид работы с которым он сталкивается ежедневно?
Какой период тратят разные работники на выполнение одинаковых задач?
Есть ли возможности повысить эффективность труда и что для этого нужно?
Возможно ли упрощение или исключение каких-либо этапов, передача их другим структурным подразделениям?
Варианты установки норм продуктивности труда.
Причины невыполнения существующих рабочих норм.
Насколько эффективно использует конкретный сотрудник свое рабочее время?
Существуют ли технические проблемы, которые мешают выполнить поставленные задачи?

Важно! Фотография рабочего времени дает информацию, которую в будущем могут использовать экономисты и руководители для составления планов и бюджета компании, корректируют .

Некоторые особенности

Среди особенностей этого процесса можно выделить такие:

ФРД может осуществляться после введения нового оборудования, которое освобождает некоторых рабочих от их обязанностей.
Выполняет подобную работу зачастую уполномоченный сотрудник отдела кадров.
Фотографироваться может как все день, так и определенные операции, стадии, бригада или один специалист.
Прежде чем начать ФРД, следует определить цели, должностные обязанности исследуемых.
Иногда разрешается самофотографирование, то есть чтобы фотография рабочего времени проводилась самим сотрудником, деятельность которого нужно отследить. В этом случае подразумевается, что он сам делает все записи в отчете и фиксирует временные промежутки, потраченные на те или иные действия. Эта методика поможет сотруднику определить, в какие периоды его рабочее время тратиться нерационально.

Виды ФРД

Существует разделение на виды в зависимости от количества объектов, за которым буде вестись наблюдение. Конкретнее:

Индивидуальная – касается исследования рабочего времени конкретного сотрудника, при этом детализация затраченных сил будет максимально возможной.
Групповая – такая фотография рабочего дня предусматривает наблюдение за деятельностью группы сотрудников, которые связаны между собой определенными рабочими процессами. Основная задача этого исследования – это проверить насколько эффективное происходит взаимодействие, согласованы ли их действия, насколько каждый из них загружен, проверить иные процессы.
Комплексная – выявляет взаимосвязи рабочих процессов. Получается изучить ритм работы, рациональность применения оборудования. Данный метод будет полезен, если нужна разработка действий, направленных на увеличение эффективности труда.

Обратите внимание! Для того чтобы получить предельно точную картину и правдивые данные, фотографирование проводится на протяжении нескольких дней, недель и даже месяцев.

Кому полезны данные ФРД?

Фотография рабочего времени предоставит немало полезных данных для руководителя и собственника компании. Они получают картину эффективности работы сотрудников. Также не лишним будут эти данные для менеджера по персоналу, отдела кадров для формирования должностных инструкций, штата и т.д.

Конечно, помогут данные, полученные в результате ФРД самим сотрудникам, если он заинтересованы в повышении эффективности своей работы и выполнении должностных обязанностей.

Порядок проведения ФРД

Фотографирование рабочего времени – это процесс,который требует от исполнителя предельной щепетильности и внимательности. Ему нужно в буквальном смысле фиксировать все, в том числе разговоры по телефона на личные темы.

Начинается все с подготовки, определения цели. Так если задачи наблюдения – это определить соблюдают ли сотрудники правила , то проводить фотографирование можно сразу группы сотрудников. Если трудовая дисциплина нарушается – это будет заметно сразу. Например, очень часто ходят на перекуры или пьют чай не в отведенные для этого периоды, вместо того чтобы заниматься работой.

В тех ситуациях, когда нужна оптимизация рабочего дня одного работника, то фотографию рабочего дня проводят индивидуально для каждого. Фиксируется не только то, что он делает, но также процессы взаимодействия с остальными работниками, их эффективность.

Важно! Проводить ФРД можно как явно, так и скрыто, то есть, не сообщая об этом сотруднику. Как показывает практика, именно второй вариант помогает выявить, куда действительно тратится большая часть рабочего времени. Если выбран второй метод, то следует на этапе подготовки придумать легенду касательно внедрения наблюдателя.

Стоит заметить, что от инструктажа и обучения тех, кто будет проводить ФРД, зависят конечные результаты. Также на этом этапе следует согласовать бланки, в которые будет вноситься информация.

Правила внесения данных в ФРД

Для того чтобы бланк соответствовал требованиям, в него нужно внести такую информацию:

Название компании, ее структурного подразделения.
Название наблюдения, номер и дата его осуществления.
В самом бланке вносятся данные, относительно работника, за которым ведется наблюдение – ФИО, профессия, должность, выполняемая работа.
Краткая характеристика его должностных обязанностей.

После этого следует табличная часть, в которую вносятся конкретные временные затраты и описание действий, которые забрали это время. Например:

Включение компьютера – 5 минут.
Перекур – 10 минут.
Общение с клиентами – 45 минут.

И в такой хронологи расписываются все действия, осуществленные сотрудником за рабочий день. Ведутся все наблюдения в режиме реального времени. В конце подводится итог, где просчитываются такие важные пункты временных затрат:

Подготовительно-заключительные действия.
Время на обслуживание рабочего места.
Оперативное время.
Время перерывов.

Важно! Документ обязательно должен подписать начальник структурного подразделения, где исследуемый трудиться.

Вывод

Фотография рабочего времени – это эффективный инструмент проверки того чем занимаются сотрудники и почему они не успевают выполнять поставленные перед ними задачи. Такое наблюдение поможет, в том числе определить претендентов на увольнение или узнать сколько нужно людей добавить в штат.

Особенности, виды и цель фотографирования

Как проводится фотография рабочего дня

Фотография рабочего дня секретаря

Лист наблюдения

	Настоящее время (чч:мин)	Длительность
Приход на работу
Подготовка документации
Проверка электронной почты, ознакомление с содержанием
Собеседования по телефону
Выполнение распоряжения руководителя
Работа с документами

Работа с посетителями
Поиск сведений, потребовавшихся начальнику
Выход по личным надобностям
Переговоры по телефону
Беседа на личную тему с коллегой
Работа за компьютером
Планирование деятельности на завтра
Завершение работы, отключение техники, порядок на рабочем месте.
Уход с рабочего места

Баланс затрат времени на работу секретаря

	Деятельность в период рабочего времени		Общее время, мин
	Организация рабочего места и заключительные работы
	Оперативное время
	Затраты на отдых и личные надобности
	Нарушение порядка труда

Результаты

Ф отографию рабочего дня полезно делать работникам на всех уровнях управления. Заказать услугу фотография рабочего дня (фотография рабочего времени).

И так, что же такое фотография рабочего дня.

Ф отография рабочего дня (или фотография рабочего времени) - это вид наблюдения, при котором в течение всего дня фиксируются все без исключения затраты времени. Фиксируются даже самые мелкие дела, такие как минутный разговор по телефону, перерыв на чашечку кофе и т.п.

В результате проделанной работы получают точный срез: чем именно и в течение какого времени занимался конкретный сотрудник.

С разу хочу отметить, что фотография рабочего дня (фотография рабочего времени) практически бесполезна, если ее делать в течение лишь одного дня и по предварительной договоренности с работником. И также бесполезна, если данные не обрабатывать и не делать выводы.

Л учше всего делать фотографию рабочего дня (фотографию рабочего времени) в течение недели - тогда Вы получите более точные данные: контролируемый человек расслабится и будет вести себя более естественно в течение недели, кроме того, в разные дни качество труда меняется и Вы можете получить средние значения, если составите фотографии нескольких рабочих дней.

П орядок выполнения.

Определение цели проведения фотографии рабочего дня (фотографии рабочего времени).
Определение технологии проведения (кто будет проводить, когда, каким образом).
Подготовка бланков наблюдения.
Инструктаж наблюдателей.
Проведение фотографии рабочего дня (фотографии рабочего времени).
Обработка и анализ результатов, выработка решений.

1. Цели фотографии рабочего дня (фотографии рабочего времени):

определение фактических затрат рабочего времени,
выработка нормативов,
выявление и устранение потерь времени,
совершенствование системы мотивации,
повышение самоорганизации,
оптимизация бизнес-процессов организации и мн.др.

Х очу отметить, что работники должны знать, для чего за ними наблюдают и каковы цели фотографии рабочего дня. При этом, результаты фотографии рабочего дня (фотографии рабочего времени) не должны быть использованы против сотрудников - их необходимо использовать для совершенствования труда.

2. Бланк наблюдения.

С качать бланк наблюдения (самофотографии) или индивидуальной фотографии рабочего дня (фотографии рабочего времени) можно .

3. Подготовка наблюдателей.

Н аблюдателей знакомите с наблюдательными листами, объясняете, что они должны отмечать все действия человека, фиксируя при этом время начала выполнения нового действия, длительность выполнения действий.

Н аблюдатель не должен вмешиваться в деятельность работника, ни помогать ему, ни вступать с ним в переговоры. Наблюдатель должен лишь фиксировать все действия. При этом он должен хорошо днать, в чем суть работы человека, за которым ведется наблюдение.

4. Обработка результатов.

В се операции, которые осущесвлял работник, группируются, каждой группе присваивается свой индекс. Сходные операции имеют одинаковый индекс.

С реди общепринятых выделяют следующие:

Т пз - затраты времени на подготовительные и заключительные работы (пришел на рабочее место, включил компьютер, дождался загрузки программ и т.п.)

Т оп - оперативное время, то есть время, которые работник потратил на выполнение обязанностей.

Т обс - время, затраченное на решение организационных вопросов, обслуживание рабочего места.

Т пер - перерывы во времени.

Д ля более точного анализа Вы можете разбить оперативное время на группы или выделить дополнительные категории.

Д алее Вы составляете баланс фактического времени работника (фактического рабочего времени фотографии рабочего дня).

О н представляет собой таблицу, в которой по каждой группе высчитывается количество случаев, длительность (суммарное время операций по группе), доля затрат времени от времени всего рабочего дня (наблюдаемого периода).

Коэффициент использования рабочего времени (К исп):

К исп = Тпз+Топ+Тобс+Т н отл

где Т пз, Т оп, Т о6с рассчитывается по фактическому балансу рабочего времени;

Т" отл выбирается в пределах норматива, приведенного в условиях задачи;

Тсм - установленная продолжительность рабочего дня (времени наблюде-ния), мин.

Коэффициент потерь по организационно-техническим причинам

Кпот = Тпот/ Т см

Коэффициент потерь рабочего времени в связи с нарушением трудовой дисциплины

Кпнд=Тпнд+(Т ф отл - Т н отл)

где К пнд рассчитывается по фактическому балансу рабочего времени;

Т* отл и Т н отл - время на отдых и личные надобности соответственно фактическое (по фактическому балансу рабочего дня) и нормативное (по условию задачи).

Возможное повышение производительности труда при условии сокра-щения прямых потерь рабочего времени можно рассчитать по формуле:

ΔПТ = Тпот+Тпнд+ (Т ф отл - Т н отл) * Кс*100

где К с - коэффициент сокращения прямых потерь рабочего времени (0,1; 0,2 и т.д. При полном сокращении потерь времени он равен 1).

5. Анализ результатов и разработка мероприятий.

А нализ результатов позволит Вам понять, сколько рабочего времени фактически используется, как часто работники делают перерывы в работе, сколько времени тратится на обед, сколько времени занимает подготовительная работа.

Т акже Вы сможете определиться, что мешает выполнять эффективно работу.

В ыявив все проблемы и сложности, разрабатывайте мероприятия, которые помогут разрешить проблемы.

П олучить информацию об услуге по проведению фотографии рабочего дня (фотографии рабочего времени) Вы