| Загрузок: 356
Аннотация:
Любая компания стремится к тому, чтобы финансовые показатели ее деятельности соответствовали запланированным параметрам. Чтобы выявить отклонения, их существенность и причины применяется план-фактный анализ (ПФА), о котором и пойдет речь в статье.
JEL-классификация:
Центр финансовой ответственности (ЦФО) – это «структурное подразделение (или группа подразделений), отвечающее в соответствии с утвержденной схемой мотивации за определенные финансово-экономические показатели, зафиксированные в бюджете ЦФО, например центр затрат, центр доходов, центр расходов, центр инвестиций» .
Посредством проведения план-фактного анализа (ПФА) по центрам финансовой ответственности формируется обоснование оценки результатов деятельности самих ЦФО в части исполнения плановых показателей и повышения качества представляемой информации. Также осуществляется контроль над состоянием и изменением основных финансовых показателей в целом по компании.
Цели и задачи план-фактного анализа
План-фактный анализ – это периодическое сопоставление запланированных в бюджете показателей (составленных и утвержденных прогнозов на бюджетный период) с фактическими показателями (данными отчетов об исполнении бюджетов за истекшие периоды), оценка и анализ выявленных отклонений (в абсолютном или относительном выражениях) . При этом важным является проведение анализа выявленных отклонений по уровням существенности.
Так, по нашему мнению, основная цель ПФА заключается в выявлении факторов, повлиявших на отклонение фактических значений от плановых показателей. И исходя из поставленной цели, ПФА решает следующие задачи:
– обоснованная оценка результатов деятельности ЦФО по выполнению плановых показателей;
– формирование предложений по их корректировке;
– повышение качества аналитических материалов по анализу отклонений фактических значений от плановых показателей;
– выявление тенденций этих отклонений.
Таким образом, процесс ПФА имеет следующие этапы:
– сбор, обработка и анализ фактически полученных данных;
– выявление отклонений фактических показателей от плановых, а также причин этих отклонений;
– ранжирование отклонений по степени значимости;
– принятие решений о возможной корректировке бюджетов в допустимых пределах.
Плановые показатели, оценка отклонений
План-фактный анализ должен проводиться по окончании каждого бюджетного периода, а его результаты – учитываться в предстоящем периоде. В этой связи объективным будет его проведение по итогам квартала и года нарастающим итогом. При этом ПФА должен включать:
– анализ исполнения плановых показателей отчетного периода;
– анализ динамики фактических значений показателей отчетного периода, по сравнению с фактическими значениями показателей периода, предшествующего отчетному.
По нашему мнению, целесообразно, чтобы ПФА включал анализ выполнения плановых показателей следующих видов:
1) планово-контрольные показатели, например общая сумма доходов и расходов компании, инвестиционная программа;
2) расходы текущего периода;
3) выручка и себестоимость по основному виду деятельности;
4) выручка и себестоимость по другим видам деятельности;
5) прочие доходы и расходы.
Здесь также важно, чтобы ПФА проводился центрами финансовой ответственности по курируемым подразделениям на основе выделенных лимитов по контрагентам. Это позволит контролировать расходы по той или иной статье затрат в рамках выделенного лимита.
План-фактный анализ исполнения ЦФО выделенных лимитов должен раскрывать основные факторы, вызвавшие отклонение фактических значений от плановых показателей.
Поэтому проводить его целесообразно на основе критериев существенности отклонений. Уровни существенности отклонений закрепляют градацию степени нарушения установленных лимитов по статьям доходов и расходов ЦФО, а также по общей сумме расходов компании, которая является планово-контрольным показателем. Уровни существенности отклонений могут быть 2-х видов:
– «несущественное» – нарушение является несущественным и не требует проведения анализа;
– «существенное», «серьезное» и «грубейшее» – нарушения требуют проведения анализа.
При этом уровень существенности отклонений по статьям доходов и расходов для каждого ЦФО рассчитывается пропорционально удельному весу расходов каждого ЦФО в общих расходах компании. А предел отклонения фактического значения от планового показателя – из расчета удельного веса той или иной статьи бюджета в процентах от всех затрат компании. Если же та или иная статья затрат находится в ведении нескольких ЦФО, то уровень существенности отклонений должен быть распределен по ЦФО в зависимости от удельного веса курируемых лимитов затрат в общих расходах.
По нашему мнению, для получения достоверной информации об изменении фактических показателей над плановыми, оценку отклонений достаточно проводить с учетом абсолютных и относительных показателей.
Результаты план-фактного анализа
На наш взгляд, важно, чтобы в рамках проведения анализа исполнения плановых показателей по уровням существенности отклонений, ЦФО указывали причины отклонений фактических значений от плановых показателей с обозначением факторов, вызвавших данное отклонение. Для этого по каждому отклонению, требующему комментария в соответствии с уровнем существенности, должны быть определены вызвавшие его причины с учетом изменения объемного фактора (количество потребленных ресурсов, численность персонала, количество отремонтированных объектов и пр.) и изменения стоимостного фактора (средняя заработная плата, цена на материалы и услуги, ставка налога, себестоимость внутренних услуг).
После того, как все этапы по проведению ПФА завершены, на наш взгляд, стоит подумать о форме представления полученной информации руководству компании. По нашему мнению, информация о результатах проведения план-фактного анализа может представляться в виде пояснительной записки разработанного образца, с приложением аналитических таблиц включая комментарии по причинам выявленных отклонений за отчетный период.
Структура пояснительной записки может включать в себя следующие элементы:
1) отклонения фактических значений показателей от плановых и основные комплексные причины их вызвавшие, включая мероприятия по снижению затрат;
2) изменение методологии планирования и учета.
Аналитические таблицы должны содержать информацию следующего характера: план на отчетный период, факт за отчетный период, факт за период, предшествующий отчетному периоду.
При этом вся информация, которая формируется на основе анализа исполнения ЦФО выделенных лимитов по статьям доходов и расходов бюджета по контрагентам, должна представляться руководству в следующие сроки:
– ПФА исполнения годовых показателей бюджета – в срок, ежегодно определяемый в установленном порядке;
– ПФА исполнения квартальных показателей – до установленного числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Заключение
В заключение можно сказать, что проведение план-фактного анализа является необходимым для компании, так как оказывает влияние на ее дальнейшее развитие, ведь сравнение плановых и фактических величин дает возможность оценить вероятные отклонения в перспективе.
На наш взгляд, проведение ПФА позволяет не только концентрировать внимание на показателях, имеющих значительные отклонения плана от факта, но и выявлять причины этих отклонений. А использование уровней существенности отклонений в анализе исполнения планово-контрольных показателей и бюджетов в разрезе ЦФО позволяет:
– выявить все существенные отклонения;
– уменьшить количество существенных отклонений по исполнению бюджетов в целом по компании;
– значительно сократить количество грубейших отклонений по исполнению бюджетов ЦФО.
При этом сбор и обработка центрами финансовой ответственности информации по исполнению плановых показателей бюджета позволяет осуществлять мониторинг их текущей деятельности с учетом выделенных лимитов в целом
по компании. Это в свою очередь дает возможность анализа и контроля, требующих первоочередного внимания проблемных областей деятельности компании, а также оценки деятельности каждого ЦФО за исполнение им плановых показателей бюджета.
По нашему мнению, основой проведения ПФА может послужить разработка и внедрение методики проведения план-фактного анализа в компании, где будет регламентирован порядок и требования к проведению ПФА, а также форма его представления.
Таким образом, на наш взгляд, эффективная система бюджетирования предполагает не только постановку плановых задач по ЦФО, но и своевременный контроль, и анализ исполнения бюджетов с целью принятия эффективных управленческих решений, посредством проведения план-фактного анализа.
Издайте свою монографию в хорошем качестве всего за 15 т.р.!
В базовую стоимость входит корректура текста, ISBN, DOI, УДК, ББК, обязательные экземпляры, загрузка в РИНЦ, 10 авторских экземпляров с доставкой по России.
Москва + 7 495 648 6241
Источники:
1. Карпов А. 100% практического бюджетирования. Книга 2. Регламент системы бюджетирования. – М.: Результат и качество, 2008 г. – 472 с.
2. BaseGroup Labs. Библиотека. Глоссарий. План-фактный анализ. [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http://www/basegroup.ru/glossary/definitions/plan_fact/.
Занимаясь план-фактным анализом, сравнивают и изучают плановые и фактические значения показателей, объясняют полученные отклонения и формулируют выводы.
Для качественного анализа необходимо иметь плановые данные и фактические значения. Из статьи вы узнаете, как c помощью Excel:
- разработать формы таблиц и алгоритм для анализа данных;
- прописать формулы расчета;
- автоматизировать выборку значений;
- подготовить отчеты в требуемой детализации и др.
ФОРМИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ В ВИДЕ ТАБЛИЦЫ
Сначала подготовим файл Excel. Первый лист будет содержать плановые и фактические данные, поэтому назовем его «План-факт».
Этот лист заполняют ежемесячно (с разбивкой по месяцам года). Здесь проводят первичный расчет отклонений в рублях и процентах, делают общие выводы.
Аналитика отчета может содержать любые показатели (на усмотрение руководства компании):
- товарное направление;
- товарная группа;
- товарная подгруппа;
- номенклатура и т. д.
В нашем примере в качестве аналитики используем товарные группы (далее — ТГ), план-фактный анализ проведем по показателю «Производственная прибыль » (рис. 1).
Выводы на основании первичных данных отчета:
1) общий размер фактической производственной прибыли больше на 4786 тыс . руб ., план по производственной прибыли перевыполнен на 34 % .
При этом отдельные товарные группы дали положительный прирост, другие — отрицательный. Что является причиной этих отклонений, узнаем с помощью план-факт анализа;
2) по товарной группе 7 выпуска не было. Причины могут быть разные:
- поломка оборудования;
- отсутствие комплектующих;
- отсутствие заказов;
- ввод нового продукта (товарная группа 8) и замена им товарной группы 7.
Здесь нужно выяснить точную причину, при необходимости можно внести соответствующие корректировки в плановые показатели.
Второй лист файла Excel будем использовать для ежемесячного план-фактного анализа. Назовем его «Анализ ».
На этот лист с помощью функции ВПР переносят данные с листа «План-факт» (таблицы одинаковые).
Необходимо соблюдать некоторые требования относительно оформления таблиц при использовании функции ВПР:
1. Данные аналитики в крайнем левом столбце (A) в обеих таблицах должны совпадать, так как формула ВПР осуществляет поиск именно по информации, указанной в этом столбце.
Если в фактические данные попадает новое наименование, оно обязательно должно быть отражено в таблице на листе «Анализ».
2. Допускается несоответствие в порядке расположения аналитики в столбце А .
Не обязательно, чтобы порядок расположения совпадал на обеих страницах.
Функция ВПР позволит отсортировать по возрастанию диапазон поиска.
3. Не должно быть пустых строчек в ячейках массива.
При отсутствии какого-либо значения обязательно ставим «0».
Используя функцию ВПР, переносим данные с листа «План-факт» на лист «Анализ» (рис. 2). При заполнении первой ячейки для переноса данных следует указать формулу:
ВПР($A5;Факт!$A$4:$J$12;2;0).
Пояснения к формуле:
$A5 — значение для поиска;
A$4:$J$12 — массив, в котором будет произведен поиск необходимого значения;
2 — номер столбца заданного массива, из которого нужно перенести значение. Важный момент: при копировании формулы номер столбца в первой строчке меняют. Далее эта формула копируется на все строчки: = ВПР($A5;"План-Факт"!$A$5:$I$12;3,4,5 и т. д.;0);
0 — указывает, что диапазон поиска будет отсортирован автоматически (как было сказано выше, данные в таблице для поиска не обязательно должны быть расположены в том же порядке, как в таблице с перенесенными данными; главное — соблюдать количество строк);
$ — закрепляет область поиска. Можно зафиксировать столбец, строчку или весь диапазон, что позволяет переносить формулу в другие ячейки копированием. Незакрепленные параметры поиска будут изменяться автоматически.
|
План-факт |
|||||||||||
|
Товарные группы |
Ма й 2017 г. |
||||||||||
|
План (выпуск), тыс. руб. |
Факт (выпуск), тыс. руб. |
Отклонение, тыс. руб. |
Отклонение, % |
||||||||
|
количество, шт. |
себестоимость выпуска |
сумма выпуска (прайс) |
производственная прибыль |
количество, шт. |
себестоимость выпуска |
сумма выпуска (прайс) |
производственная прибыль |
||||
Рис. 1. Данные план-факт
|
Плановые и фактические показатели по выпуску |
||||||||||
|
Товарные группы |
Май 2017 г. |
Отклонение |
||||||||
|
План (выпуск), тыс. руб. |
Факт (выпуск), тыс. руб. |
производственная прибыль, тыс. руб. |
||||||||
|
количество, шт. |
себестоимость выпуска |
сумма выпуска (прайс) |
производственная прибыль |
количество, шт. |
себестоимость выпуска |
сумма выпуска (прайс) |
производственная прибыль |
|||
Рис. 2. Использование функции ВПР
Таблица с исходными данными для анализа готова. Чтобы проанализировать показатели за отчетный месяц, ее заполняют данными за анализируемый период с листа «План-факт», расширяя диапазон поиска и меняя номер столбца для выбора значений. Важная деталь: данные с анализом за отчетный месяц можно скопировать и сохранить на отдельном листе (например, «Анализ — май»).
АЛГОРИТМ ПЛАН-ФАКТНОГО АНАЛИЗА
Рассчитав отклонения по производственной прибыли (в рублях и процентах), нужно выяснить причины их возникновения. Для этого проведем факторный анализ производственной прибыли и выясним основную причину отклонения фактических показателей от плановых.
К СВЕДЕНИЮ
Прибыль от производства определяется как разница между объемом производства в прайсовых ценах и производственными затратами (материалы, зарплата производственных работников).
Важнейшие факторы, влияющие на величину производственной прибыли:
- изменение себестоимости продукции. Снижение себестоимости приводит к росту прибыли, а рост себестоимости прибыль уменьшает. Изменение себестоимости связано с изменением цен на материалы, отклонением норм расхода материалов, изменением объема производства, заработной платы;
- изменение объема производства;
- изменение прайсовой цены;
- изменение структуры выпущенной продукции. Увеличение доли более рентабельных видов продукции в общем объеме производства увеличивает прибыль, рост производства низкорентабельной продукции ведет к уменьшению прибыли.
Е. И. Полевая, начальник финансового отдела
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале
Сущность факторного анализа заключается в определении общего отклонения и выявлении и оценке отдельных факторов общего отклонения. Под факторным анализом понимают методику комплексного и системного изучения и измерения воздействия факторов на величину результативного показателя.
Задачами факторного анализа являются:
отбор факторов;
классификация и систематизация факторов;
определение зависимости между факторами и результативными показателями;
моделирование связи между ними;
расчет влияния факторов и оценка роли каждого из них;
расчет резервов.
Важный обобщающий показатель производственных затрат продукции - затраты на рубль товарной продукции, который выгоден тем, что, во-первых, очень универсальный: может рассчитываться в любой отрасли производства, и, во-вторых, наглядно показывает прямую связь между себестоимостью и прибылью. Определяется он отношением общей суммы затрат на производство и реализацию продукции к стоимости произведенной продукции в действующих ценах.
Влияние факторов первого порядка на изменение уровня себестоимости единицы продукции изучают с помощью факторной модели:
С = З пост/VВП + УЗ перем,
где З пост - затраты постоянные;
VВП - объем выпущенной продукции;
УЗ перем - удельные затраты переменные на единицу продукции.
Для наглядности такого анализа используется аналитическая таблица, в которой перечисляются показатели, необходимые для расчета себестоимости на единицу продукции.
20.Анализ эффективности бюджетной деятельности.
21.Вертикальный факторный анализ бюджета.
Вертикальный факторный анализ проводится на основе именно сводного отчета о финансовых результатах. Данные отчета о финансовых результатах по видам продукции используются здесь лишь по мере необходимости. Это обусловлено методологией комплексного анализа исполнения сводного бюджета.
Вертикальный (или структурный) анализ осуществляют с целью определения удельного веса отдельных статей отчета, например, баланса, в общем итоговом показателе и последующего сравнения полученного результата с данными прошлого периода. Горизонтальный и вертикальный анализ дополняют друг друга и при составлении аналитических таблиц могут применяться одновременно.
22.Анализ факторов влияющих на выполнение бюджета.
Размер бюджета следует рассматривать с позиции целей по продажам товара или услуги, а также с учетом общей маркетинговой стратегии компании. В случае, когда руководство фирмы определяет для себя глобальные маркетинговые задачи, но на их исполнение выделяет небольшие денежные средства, то, скорее всего, оно не достигнет поставленных целей. Соответственно, в условиях поддержания бренда при незначительной рыночной конкуренции не рационально будет планировать значительный бюджет.
В настоящее время, в литературе по маркетингу выделяют следующие наиболее существенные факторы, которые необходимо учитывать:
1) объем и размеры рынка;
2) этап жизненного цикла товара;
3) дифференциация товара;
4) размер прибыли и объем сбыта;
5) затраты конкурентов;
6) финансовые ресурсы.
Контроль исполнения бюджета - одна из важнейших функций бюджетирования . Сам по себе план или бюджет является лишь инструментом управления. Однако управлять им можно только тогда, когда на предприятии созданы механизмы, контролирующие выполнение планов. Поэтому очень важно во время бюджетного периода регулярно (неделя, месяц, квартал) отслеживать фактическое выполнение финансовых планов, анализировать ситуации, когда планы не исполняются, и потом, опираясь на полученные выводы, принимать своевременные решения. Контроль бюджета, анализ того, как выполняются планы, представляет собой оценку эффективности планирования и реакцию на него.
План-фактный анализ актуален для большинства финансовых бюджетов , а если необходимо более детальное изучение причин отклонений от плана, он подойдет и для отдельных операционных и функциональных бюджетов. Он выполняется в масштабе всей компании, либо для отдельных центров финансовой активности, проектов или направлений деятельности (это позволит узнать, какой именно даёт отрицательные или положительные отклонения). Так или иначе, выбор его объекта остается за каждой определенной организацией и обосновывается задачами, которые ставит руководство организации.
Во многих компаниях большую роль играет бюджетный комитет. Он контролирует соответствие плановым бюджетным показателям центрами финансовой ответственности и осуществляет управление политикой компании в сфере инвестиций, вырабатывает стратегию финансового планирования. Как правило, непосредственное участие в таких комитетах принимают топ-менеджеры компании (функциональные директора и руководители бизнес-единиц), контролирующие бюджетный процесс, что позволяет эффективно и быстро принимать согласованные решения по изменениям в финансовых планах, выработке рекомендации по исправлению финансовой ситуации в организации или отдельном центре финансовой ответственности.
Бюджетные и фактические цифры должны приводиться в одних и тех же аналитических разрезах, с одной и той же периодичностью, чтобы их сопоставление всегда было корректным. Отклонения в анализируемых данных помогают сделать выводы об эффективности или неэффективности компании как в целом, так и в её отдельных структурах. Если такие отклонения есть и они велики, то используется корректировка или актуализация бюджетов.
Итоги план-фактного анализа исполнения бюджета применяются и для расчетов бюджетов на другие периоды.
Правильно выполняемый данный вид анализа исполнения бюджетов поможет повысить точность бюджетирования , а также укрепить финансово-экономическое положение компании. Это происходит благодаря тому, что он исследует не только сами причины отклонений, но и предлагает стратегию исправления ситуации.
Контроль исполнения бюджетов, формирования отчетов, позволяющих зафиксировать отклонения между плановыми и фактическими данными, описание причин этих отклонений, выполнение корректировки и актуализации целесообразно проводить с помощью автоматизированной системы. Это позволит оперативно получать информацию в тех же аналитических разрезах, в которых сформирован финансовый план, консолидировать данные , автоматически рассчитывать отклонения фактических показателей от запланированных, фиксировать их причины и своевременно принимать решения по устранению нежелательных для бизнеса ситуаций.
Система БИТ.ФИНАНС содержит набор механизмов, позволяющих не только формировать бюджеты любых видов и уровней, но и эффективно контролировать исполнение финансового плана компании.
Попробовать программу БЕСПЛАТНО
В состав этих механизмов входят отчеты для проведения план-фактного разбора с детализацией и группировкой по любым аналитическим разрезам:
- план-фактный анализ универсальный;
- план-фактный анализ;
- план-фактный анализ по бюджету (остатки по счетам).
Два последних вида отчетов предназначены для сравнения и анализа плановых (в соответствии с бюджетом) и фактических (в соответствии с реальными хозяйственными операциями) данных. Отчет показывает абсолютные и относительные отклонения между этими показателями.
Для сравнения нескольких сценариев с одним «эталонным» сценарием (например, сравнение нескольких плановых сценариев с фактическим сценарием) используется отчет «План-фактный анализ универсальный». Также в отчете предусмотрен специальный режим «Сравнение данных разных лет», который позволяет сравнивать между собой данные разных бюджетных периодов, например, плановые данные прошлого периода с фактическими данными текущего года, или фактические данные за несколько лет.
Так же в систему БИТ.ФИНАНС включен отчет «Сценарное прогнозирование», который позволяет проанализировать ожидаемое исполнение бюджета до окончания бюджетного периода, с учетом уже полученных фактических данных.
Кроме того, система БИТ.ФИНАНС содержит документ «Протокол расхождений бюджета», с помощью которого можно не только получить плановые, фактические данные и отклонения между ними, но также и зафиксировать причины наиболее существенных отклонений. Документ проходит согласование ответственными лицами компании и имеет печатную форму для предоставления результатов план-фактного анализа руководству.
Когда найдены серьезные отклонения при анализе исполнения бюджета, либо обнаружены ошибки, допущенные при его составлении, может потребоваться корректировка плановых данных. Для этого в системе БИТ.ФИНАНС предусмотрен документ «Корректировка бюджета». Документ позволяет изменить сумму бюджета и перенести ее на другую статью, ЦФО, проект или любую другую аналитику бюджетирования.
После получения фактических данных, например, за первое полугодие текущего года, может возникнуть необходимость актуализировать годовой финансовый план с распределением отклонений между планом и фактом на оставшийся плановый период. Для актуализации утвержденных бюджетов компании после получения фактических данных в системе БИТ.ФИНАНС предназначен документ «Актуализация бюджета».
Возможны разные способы актуализации: равномерное или пропорциональное распределение отклонений на плановые данные, ручная корректировка и актуализация по произвольному профилю с установкой коэффициента распределения отклонений для каждого периода.
В отличие от корректировки бюджета, при актуализации в системе БИТ.ФИНАНС скорректированные плановые данные записываются на новый сценарий. Таким образом, в системе остается первоначальный утвержденный финансовый план и появляется новый сценарий с актуализированными данными. На каждом этапе бюджетного периода можно сравнивать не только плановые и фактические данные, но и утвержденный и актуализированный бюджеты.
Способов и методик анализа исполнения бюджета достаточно много. Могут сравниваться абсолютные (рубли, другая валюта, товарные единицы) и относительные (коэффициенты, проценты) показатели. Отклонения вычисляются между показателями, запланированными на конкретный период, и по отношению к какому-либо базовому периоду. Определяется и анализироваться удельный вес отдельных статей в конечном показателе, проводиться сравнительный анализ на основе аналогичных цифр по схемам ведения бизнеса компаниях. Все эти виды анализа, как правило, дополняют друг друга и позволяют получить наиболее полную картину причин отклонений фактической финансовой ситуации в компании от запланированной.
Использование системы БИТ.ФИНАНС для автоматизации финансового планирования позволит эффективно осуществлять контроль исполнения бюджетов, анализировать причины возникновения отклонений с детализацией их до первичного документа, оперативно актуализировать и корректировать бюджетные данные, и тем самым значительно облегчит принятие управленческих решений на любом этапе бюджетного процесса.
Многие российские компании не понаслышке знают, что такое бюджетирование. Однако когда дело доходит до контроля исполнения бюджета и его анализа, большинство фирм сталкивается со множеством вопросов: каким образом осуществлять контроль, кто это должен делать, как оценивать возникшие отклонения.
В основе концепции бюджетного контроля лежат два понятия: план и факт. Цель контроля и анализа исполнения плановых бюджетных показателей – управление отклонениями, влияющими на финансовые результаты. В процессе контроля бюджетный контролер, во-первых, собирает, обрабатывает и анализирует информацию о фактических результатах финансово-хозяйственной деятельности. Во-вторых, выявляет отклонения от плановых значений и анализирует их причины. В-третьих, принимает управленческие решения по корректировке планов и бюджетов в допустимых случаях.
Чтобы осуществить эти функции, важно наладить эффективную систему контроля.
Проверенные методы
В компании может быть реализовано множество различных методов контроля бюджета. Многие из них являются узкоспециализированными и достаточно сложны (например, метод «освоенного объема» для оценки исполнения бюджета проекта). Мы остановимся на двух общепринятых способах:
- контроль бюджетов по отклонениям;
- оперативный контроль платежей (казначейский контроль).
Бюджет компании представляет собой финансовый план действий по достижению уровня прибыльности. Поэтому основой системы контроля должен быть контроль затрат. Для его реализации используется расчет отклонений, в ходе которого:
- выявляют отклонения на основе данных управленческого учета (если обеспечена однородность плановых и фактических данных);
- оценивают отклонения с точки зрения влияния на запланированный результат;
- определяют характер отклонений (например, регулярное или случайное) и их причины, которые могут быть как внутренними, так и связанными с непредвиденными изменениями внешних условий;
- подготавливают рекомендации и возможные управленческие решения на основе анализа отклонений.
Эти функции, как правило, выполняют финансово-экономические службы: планово-экономический отдел, либо отдел бюджетного планирования (в зависимости от организационной структуры предприятия).
Чтобы выявить отклонения, специалисты финансово-экономической службы постатейно сравнивают фактические и плановые данные. А для того чтобы оценить влияние отклонений на запланированный результат, они используют расчет удельного веса отдельных статей. На примере (см. таблицу) представлен расчет отклонений фактических величин от плановых: по доходным статьям (реализация по товарам) используется формула «факт» - «план», по расходным статьям - формула «план» - «факт».
Мы видим, что компания получила на 50 000 рублей меньше прибыли, чем было запланировано. Чтобы определить влияние на это отклонение доходных и расходных статей, нужно рассчитать удельный вес по формуле:
(«отклонение по статье»/ «отклонение по прибыли») х 100%
В столбце «Отклонение» мы получили данные, которые говорят о том, что полученная фактическая прибыль на 25 процентов ниже запланированной. Это, в свою очередь, на 60 процентов обусловлено тем (столбец «Удельный вес»), что увеличились постоянные затраты. И, соответственно, на 40 процентов - тем, что уменьшилась реализация.
На основе данных расчетов специалист финансово-экономической службы подготавливает аналитическую записку о рекомендациях по исправлению текущей ситуации в следующем отчетном периоде. Например, согласно данным расчетам, предприятию необходимо увеличить продажи на 20 000 рублей и снизить расходы по статье «Охрана» на 10 000 рублей, а по статье «Заработная плата» - на 30 000 рублей. При этом у предприятия есть резерв 10 000 рублей на дополнительные расходы по аренде.
Контроль отклонений по своей природе является «контролем по факту свершившейся операции». Он не способен предотвратить единичного факта финансово-хозяйственной деятельности, который приводит к неблагоприятному изменению. Но он эффективен на длительных бюджетных периодах, если проводится на регулярной основе. То есть, контролируя отклонения, возникающие в месячных бюджетах, можно успеть принять управленческое решение и выравнить показатели по году. Например, компания по итогам девяти месяцев получает данные о перерасходе денежных средств по статьям «Расходные материалы» и «Реклама». Соответственно, необходимо внести корректировки в бюджет 4 квартала: сократить расходы по соответствующим статьям, установив жесткие лимиты или контроль казначейского исполнения бюджета. В итоге это позволит устранить возникшее превышение.
Оценка отклонений и анализ
Перед тем как провести анализ отклонений бюджетных статей или показателей, необходимо определить, какие отклонения, прежде всего, важны. Например, для компании нет надобности производить анализ отклонения такого показателя, как курс валют – это внешняя среда, которая не управляема предприятием. И, напротив, показателями «производственная себестоимость» или «себестоимость реализации продукции» можно управлять. Для этого достаточно определить структуру себестоимости. Далее нужно определить предел допустимых отклонений. Как правило, его устанавливают в процентном отношении к запланированной величине. Величина данных отклонений может достигать 10 процентов, но в среднем варьируется на уровне трех-пяти процентов. Определение предела – это достаточно субъективная оценка. Как правило, компании руководствуются удельным весом данной статьи. Если удельный вес статьи «Заработная плата» составляет 30 процентов от всех затрат, то планирование будет более точное и предел допустимых отклонений будет составлять 0,5-1 процента. При планировании, например, канцелярских расходов, составляющих 0,05-0,1 процента от общей величины затрат, предел отклонений может быть установлен на уровне 5-10 процентов.
Контроль исполнения бюджетов и анализ обычно осуществляют планово-экономические службы. Для анализа исполнения бюджета используют такие виды анализа, как ранжирование, факторный анализ, "план-факт" анализ и прочие.
Ранжирование применяется в том случае, когда необходимо провести сравнительный анализ функциональных центров ответственности, бизнес-единиц, филиалов и т. п. по статьям бюджета. При этом выявляются наиболее доходные и/или наиболее убыточные подразделения или направлений деятельности. Например, ранжирование эффективно применяется, когда сравниваются бюджеты продаж по филиалам.
Факторный анализ предназначен для того, чтобы выявить факторы, повлиявшие на изменение значений анализируемых бюджетных статей или показателей. При этом виде анализа можно, например, определить влияние каждого из филиалов на общую сумму реализации товаров и услуг. Суть факторного анализа сводится к тому, чтобы определить причину отклонений показателей и выработать рекомендации по их устранению. Выше мы рассмотрели пример выявления отклонений от запланированного результата. Был определен удельный вес каждой статьи в общем изменении финансового результата. Тем самым мы провели факторный анализ.
План-факт анализ может проводиться как для всех основных, так и для отдельных операционных бюджетов. Его основная цель - выявить причины отклонений, а именно – какие из показателей, бюджетных статей, сценарных условий повлияли на исполнение бюджета компании.
Приведенные методы просты и эффективны при оценке отклонений, поэтому их применяет большинство российских компаний.
Казначейский контроль
Существенная составляющая системы контроля - контроль казначейского исполнения бюджета. То есть контроль поступления и расходования денежных средств, которые запланированы в бюджете движения денежных средств.
Оперативный контроль бюджета движения денежных средств, как правило, осуществляет бюджетный контролер. Он, руководствуясь утвержденными лимитами денежных средств, определяет статьи бюджета для финансирования сверхплановых расходов. Финансовый контролер оценивает каждую поступающую заявку на осуществление расчетов и выясняет, не превышает ли она лимит по соответствующей статье бюджета. Превышение лимитов в бюджетном периоде может допускаться только по специальному распоряжению уполномоченного должностного лица. Обычно им является финансовый или генеральный директор. Но когда речь идет о перераспределении расходов между различными бюджетными статьями, эти полномочия, как правило, закрепляются за самими финансовыми контролерами.
Казначейский контроль очень часто применяется в холдингах, где управляющая компания распоряжается денежными средствами филиалов. Сами филиалы лишь инициируют платеж, а финансовое управление головной компаний сравнивает его сумму с данными, заложенными в бюджете. И после этого принимает решение об оплате.
Пример
Филиалы одной золотодобывающей компании, расположенные в различных регионах, не распоряжаются денежными средствами, за исключением выплаты заработной платы персоналу. Все остальные расходы оплачивает головная компания, находившаяся в Москве. Существующая система казначейского контроля регламентирует все операции по движению денежных средств. Но при этом обладает достаточной гибкостью и предусматривает возможность перераспределять при необходимости денежные потоки между различными филиалами или бюджетными статьями расходов. Система позволяет повысить эффективность использования денежных средств компании. Например, когда на одном из филиалов возникает необходимость оплатить незапланированные работы по ремонту оборудования, компании не приходится привлекать дополнительные кредиты.
Однако стоит отметить, что не всегда эта методика является действенной. Типичная ошибка при таком виде контроля - жесткое закрепление лимитов по всем статьям и неотлаженная система корректировки бюджета. В таких случаях предприятие лишено гибкости и не способно быстро реагировать на изменения. Предприятиям стоит это учитывать.
Пример
Так, бюджет одного металлургического завода строго регламентировал расходы по списанию технологических материалов на производство продукции. Закупка данных материалов рассчитывалась исходя из планируемой величины списания. Затем технология производства изменилась. В связи с этим появилась необходимость увеличить нормы расхода и приобрести более дорогие технологические материалы. При этом объем производства должен был оставаться на том же уровне. Сумма, указанная в заявке на приобретение материалов, была значительно выше установленной. Поэтому финансовый контролер, руководствуясь плановыми данными, ее сократил. Ведь корректировка расходов на закупку была разрешена только в случае увеличения объема производства. В итоге это привело к тому, что в следующем отчетном периоде снизились объемы производства.