Документ «Заказ поставщику» предназначен для фиксации предварительной договоренности о приобретении у поставщика позиций номенклатуры и может являться документом, на основании которого производится оплата и получение позиций номенклатуры.
Позиции номенклатуры, по которым оформлен заказ на поставку, учитываются, как ожидаемые позиции номенклатуры.
В документе предусмотрены следующие виды операций:
- Покупка, комиссия;
Переработка;
Оборудование.
Документом с видом операции « Покупка, комиссия» регистрируют намерение купить товары у поставщика или взять на реализацию товары у комитента. Какой заказ вводится - заказ поставщику или заказ комитенту, определяется видом договора, который выбран в документе. Данные о заказанных товарах, материалах вводятся на закладке «Товары».
Документом с видом операции «Оборудование » регистрируют намерение купить у поставщика материальные ценности, которые являются оборудованием. В этом случае в документе может быть выбран только договор с видом договора «С поставщиком». Принимать оборудование на реализацию от комитента нельзя. Информация о заказанном оборудовании вводится на отдельной закладке «Оборудование». Вместе с оборудованием поставщику могут быть заказаны товары или материалы, которые указываются на закладке «Товары».
Документом с видом операции «Переработка » регистрируют заказ поставщику на изготовление продукции или полуфабрикатов из собственного сырья или сырья контрагента. В этом случае в документе может быть выбран только договор с видом договора «С поставщиком». Информация о продукции и полуфабрикатах, которые должен изготовить переработчик, указывается на закладке «Продукция». Если для изготовления продукции требуется передать переработчику собственные материалы, то перечень таких материалов указывается на закладке «Материалы».
В заказе поставщику можно отразить намерение получения дополнительных услуг, связанных с приобретением или изготовлением материальных ценностей, например,услуг по доставке этих ценностей. Данные об услугах указываются на закладке «Услуги».
В заказах на поставку товаров или оборудования также можно указать перечень возвратной тары поставщика, в которой от него будут получены материальные ценности. Данные о возвратной таре поставщика указываются на закладке «Тара».
В программе существует возможность формирования заказов поставщикам из документа «План закупок», а также возможность автоматического формирования заказов поставщикам при помощи обработки «Календарный план закупок».
Контроль оплаты по заказу поставщику производится в соответствии с установленным вариантом контроля взаиморасчетов с контрагентом в договоре.
Корректировка заказа поставщику оформляется с помощью документа «Корректировка заказа поставщику», который можно ввести на основании заказа.
В конфигурации можно вести планирование исходящих платежей. Для планирования исходящих платежей на основании документа «Заказ поставщику» вводится документ «Заявка на расходование денежных средств». Для планирования платежей в документе «Заказ поставщику» предусмотрены поля:
Оплата - в этом поле указывается предполагаемая дата оплаты поставщику;
Банк/касса - в этом поле выбирается расчетный счет, с которого планируется перечислить денежные средства поставщику в случае безналичной оплаты или касса, из которой предполагается произвести оплату поставщику наличными денежными средствами.
Для оформления оплаты поставщику, на основании документа «Заказ поставщику» можно выписать документ «Расходный кассовый ордер» в случае наличной оплаты или зафиксировать безналичную оплату с помощью различных платежных документов.
Поступление позиций товаров и оборудования по оформленному заказу оформляется с помощью документа «Поступление товаров и услуг» или «Поступление товаров и услуг в НТТ». Поступление изготовленной переработчиком продукции и полуфабрикатов по заказу оформляется документом «Поступление товаров из переработки» , а факт получения услуг по переработке документом «Получение услуг по переработке» .
Для снятия заказов поставщикам с учета предусмотрен документ «Закрытие заказов поставщикам».
Размещение в заказе поставщику
В конфигурации существует возможность указать для заказов, сделанных поставщикам, для выполнения каких заказов покупателей, внутренних заказов, заказов на производство они предназначены. Этот механизм называется размещением заказов в заказах поставщикам. Размещение производится только в фактически оформленных заказах поставщикам, а не в планируемых.
Для того чтобы при оформлении заказа поставщику разместить в нем заказ (покупателя, внутренний, заказ на производство) необходимо выбрать этот заказ в табличной части в колонке «Заказ».
Если в заказе поставщику выбран вид операции « Покупка, комиссия
Если в заказе поставщику выбран вид операции «Оборудование », то в нем можно выполнить размещение товаров из заказов покупателей, внутренних заказов, потребностей заказов на производство (на закладке «Товары») , а также размещение возвратной тары из заказов покупателей и внутренних заказов (на закладке «Тара») .
Колонка «Заказ» на закладке «Товары» может быть заполнена автоматически с помощью кнопки «Заполнить и провести».
При нажатии на кнопку предлагается возможность выбора вида заказов (внутренний и/или покупателя), которыми следует заполнять колонку «Заказ». Колонка «Заказ» будет заполнена по неисполненной части этих заказов за минусом позиций, которые уже зарезервированы на складах и/или размещены в других заказах (поставщику, на производство, внутренних). При заполнении внутренние заказы и/или заказы покупателей будут подбираться в порядке возрастания даты отгрузки (соответствующий реквизит документов).
Сервис доступен при оперативном проведении документа.
Если в заказе поставщику выбран вид операции « Переработка», то в нем можно выполнить размещение продукции, полуфабрикатов из заказов покупателей, внутренних заказов, потребностей заказов на производство (на закладке «Продукция»).
Выгрузка документа в формате CommerceML
Для выгрузки документа в формате CommerceML в командной панели формы документа существует кнопка «Выгрузить в формате CommerceML» . Выгрузка осуществляется в двух вариантах по выбору – в файл или во вложения электронного письма. При выборе варианта выгрузки «в файл» будет активирован диалог выбора файла для определения имени файла. При варианте «отправлять по эл. почте» система сформирует документ «Электронное письмо» с вложением в виде XML-файла, и откроет форму нового электронного письма. Выгрузка в режиме «отправлять по эл. почте» производится только при наличии у контрагента - поставщика «Адреса электронной почты для обмена электронными документами». Заполнение электронного адреса возможно в форме справочника «Контрагенты» (закладка «Контакты»).
На поступление товаров или услуг в 1С 8.3 необходимо создавать соответствующий документ. В данной пошаговой инструкции мы рассмотрим подробную пошаговую инструкцию, как это сделать и какими данными заполнять. Так же рассмотрим на примере создаваемые программой 1С проводки.
В меню «Покупки» выберите пункт «Поступление (акты, накладные)». Перед вами откроется форма списка данного документа.
Из появившейся формы списка можно создать несколько различных видов документов. Рассмотрим их вкратце.
- Товары (накладная). Вам будет доступна для прихода только табличная часть для добавления товаров.
- Услуги (акт). Аналог предыдущего, но только для услуг.
- Основные средства. Данный документ формирует проводки поступлению и по , не требующих монтажа. Дополнительно принимать к учету не нужно.
- Товары, услуги, комиссия. Совмещение товаров, услуг и ведение комиссионной торговли.
- Материалы в переработку. Тут название говорит само за себя.
- Оборудование. – оборудования. Принятие к учету формируется отдельно.
- Объекты строительства. Поступление ОС – объектов строительства.
- Услуги лизинга. Для начисления очередного лизингового платежа, при учете имущества на балансе лизингополучателя.
Рассмотрим первые два вида операций, т.к. они самые популярные.
Как поставить товар на приход
При создании нового документа выберите вид операции «Товары (накладная)».
В шапке укажите контрагента, договор и подразделение, куда будут оприходованы товары. Так же дополнительно можно настроить НДС (включается в стоимость и способ начисления), грузополучателя, грузоотправителя и .
Счет учета в данном случае 41.01 – товары на складах. Его тоже можно изменить. Далее откорректируйте при необходимости ставку НДС.
Внизу формы укажите номер и дату счета-фактуры, после чего нажмите на кнопку «Зарегистрировать». Документ сразу же создастся автоматически и отобразится ссылка на него.
Как мы видим, документ сделал две проводки: по самому поступлению и по НДС (счет 10.03).
Смотрите также видео по оприходованию товара в 1С Бухгалтерия:
Поступление услуг
На этот раз при создании документа выберите вид операции «Услуги (акт)». Подробно рассматривать заполнение данного документа мы не будем в связи с тем, что тут все схоже с предыдущим способом. Только здесь добавляются номенклатурные позиции с видом «Услуга».
Нашу услугу по стрижке газона мы отнесли на 26 счет и указали статью затрат «Прочие затраты».
В том случае, когда вам необходимо сразу отразить поступление и товаров и услуг, воспользуйтесь видом операции «Товары, услуги, комиссия».
Заказ поставщику
Документ Заказ поставщику используется для регистрации предварительной договоренности о покупке у поставщика записей номенклатуры и имеет возможность быть документом, на основе которого выполняется оплата и принятие записей номенклатуры.
В заказе поставщику оформляются цены и условия платы согласно с договоренностью с поставщиком.
Цены и условия платы имеют возможность быть зафиксированы в заказе поставщику руками (при разовых поставках товаров) либо введены автоматом согласно с раньше зарегистрированными ценами поставщиков
(документ Фиксирование цен партнеров) либо с условиями соглашения при регулярных поставках товаров (документ
Соглашение с поставщиком).
Обратите внимание. Заказы поставщикам имеют возможность быть созданы автоматом из обработки Обеспечение потребностей на основе анализа данных о потребности закупки товаров у конкретных поставщиков.
При помощи заказа поставщику допустимо фиксировать желание приобрести товары у поставщика либо получить на продажу товары у комитента. Какой заказ заполняется - заказ поставщику либо заказ комитенту, задается тем видом операции, который определен в заказе: заказ поставщику либо принятие на комиссию. Если заказ заносится по соглашению с поставщиком, то вид операции автоматом заносится из соглашения.
Обратите внимание. Регистрировать заказы комитентам допустимо лишь когда в разделе Администрирование/Запасы и закупки включена функциональная опция Комиссионные закупки.
Во время заполнения информации об этапах платы допустимо определить вид платы (наличная, безналичная) и тот банковский счет либо кассу, из которой планируется перечисление денег поставщику. В последствии данная информация применяется в платежном календаре при планировании исходящих платежей. На основе заказа поставщику имеет возможность быть зарегистрирован документ Заявка на расходование денег.
По ходу работы с заказом отслеживается статуса заказов согласно с зарегистрированными в заказе поставщику этапами платы.
* Ожидается согласование. При заполнении нового заказа для него определяется статус Не согласован.
Нужно согласование (утверждение) заказа со стороны руководства торгового предприятия (к примеру руководителя отдела закупок). После согласования с руководством для заказа определяется статус
Согласовано и он переходит в одно из следующих состояний зависимо от тех условий платы, которые зафиксированы в заказе поставщику.
* Ожидается аванс (до подтверждения). По заказу требуется зарегистрировать перечисление аванса до мига согласования (подтверждения) возможности исполнения заказа поставщиком (в условиях платы зарегистрирован этап платы Аванс (до подтверждения)).
* Ожидается подтверждение. На данном шаге выполнены все условия по предварительной оплате заказа и нужно подтверждение от поставщика о возможности поставки товаров и уточнения даты поставки по каждому товару. После подтверждения возможности поставки товаров и уточнения дат поставки товаров для заказа определяется статус Подтвержден.
* Ожидается предоплата (до поступления). В виде условий платы по заказу определена потребность платы заказа до мига поступления товаров (вид платы Предоплата (до поступления)). Лишь после поступления предоплаты, поставщик отгрузит товар.
* Ожидается поступление. По таким заказам уже выполнены все обязательства по оплате поставщику и допустимо начинать механизм регистрирования поставки товаров. Для данных заказов нужно выставить статус К поступлению.
* Ожидается оплата (после поступления). Это состояние определяется по тем заказам, по которым оплата поставщику выполняется после поступления товаров (поставщик предоставляет нам кредит).
* Готов к закрытию - по заказам выполнены все условия по оплате. Менеджер имеет возможность проконтролировать поставки товаров от поставщика и закрыть заказы (выставить статус Закрыт).
Обратите внимание. Статусы заказов включаются/отключаются функциональной опцией в разделе Администрирование/Запасы и закупки. Если статусы отключены, то заказ проводится в статусе Закрыт.
По ходу работы менеджер имеет возможность контролировать состояние заказа поставщику, как в перечне, так и из формы заказа. Релизована также возможность создания разных отчетов для контроля статуса заказов поставщикам, для сравнивания цен, предлагаемых поставщиком с ценами иных поставщиков и т.д.
Поставка товаров позаказу создается документом Поступление товаров и услуг. Во время поступления товаров имеет возможность быть применена ордерная методика поставки товаров, при которой разделен механизм физического поступления товаров на место хранения и механизм выписки фин. документов. При применении такой схемы реальное поступление товаров на место хранения создается документом Приходный ордер на товары. В то же время в программе допустимо контролировать различия, которые появляются при поставке товаров.
Как узнать, на каком шаге обработки располагается электронный документ?
Допустимо ли отклонить электронный документ, если пользователь не согласен с его содержимым?
Как оформить новые цены продажи на основе цены, заданной в документе Заказ поставщику?
* Кликните на кнопку Внести на основе.
* Укажите пункт Установка цен номенклатуры.
В документе Установка цен номенклатуры в группе Цены поступления в графе Новая цена будет занесена информация о цене, зарегистрированной в документе поставки. Цены реализации будут вычислены в соответствиями с формулами расчета относительно к цене поступления.
Допустимо ли оформить цены поставщика согласно с заданными ценами в заказе поставщику?
* После проведения документа кликните на кнопку Внести на основе.
* В появившемся перечне укажите пункт Фиксирование цен поставщика.
* Будет создан новый документ Фиксирование цен поставщика, в котором будет занесена информация о поставщике, соглашении и ценах, зарегистрированных в заказе поставщику.
Обратите внимание. Фиксирование цен по заказу поставщику допустима лишь, если документ создается в границах соглашения с поставщиком.
Примечание. В программе релизована возможность автоматической фиксации цен поставщика по заказу, без ввода добавочного документа Фиксирование цен поставщика. Для автоматической фиксации цен поставщика выставьте флаг Фиксировать цены поставщика на странице Вспомогательно. Флаг определяется автоматом во время оформления заказа поставщику по соглашению с заданным флагом
Фиксировать цены поставщика автоматом (по умолчанию). Если в документе выставлен случай автоматической фиксации цен, то ввод документа Фиксирование цен поставщика на основе заказа будет недоступным.
Как попасть к списку процессов согласования заказа поставщику?
Попасть к списку допустимо при помощи команды в панели навигации заказа Согласование.
Как проконтролировать, в каком состоянии располагается механизм согласования заказа?
Для чтения итогов согласования заказа создайте отчет Итоги согласования. Отчет имеет возможность быть создан из документа либо из перечня бизнес-процессов на согласование.
* После принятия положительного решения о согласовании заказа поставщику от всех исполнителей, в заказе будет автоматом выставлен статус Согласовано и Дата согласования.
* Если хоть один из исполнителей отклонил согласование заказа, то редактирование статуса заказа не произойдет. Пользователь, который отправил заказ на согласование обязан провести анализ итоги согласования по заказу и отправить заказ на добавочное согласование, запустив еще раз механизм согласования после устранения замечаний.
Как исправить заказ поставщику, если поставщик отказался поставить часть товаров?
* Если поставщик не смог поставить в полном объеме какие-то товары, то в заказе для подобных товаров выставьте флаг Отменено по причине. После назначения флага строка с отмененной позицией будет отмечена бледным цветом. В то же время обязательно тут же с флагом требуется будет определить причину отмены, выбрав ее из заранее заполненного классификатора причин отмены заказов.
* Если поставщик не смог поставить какую-то часть единого товара, то заранее чтобы отменить часть подобного товара, одну строчку с товаром требуется разбить на две. Для этого допустимо воспользоваться командой Разбить строчку и определить, либо количество которое требуется отменить, либо количество которое будет по заказу поставлено. Дальше для строчки с отмененным количеством выполнить действия описанные в выше.
* Если требуется отменить много строчек в заказе поставщику, то выделите данные строчки в перечне и выполните команду Отмена строк/Отменить выделенные строчки. Дальше 1с предложит определить причину отмены заказа вызвав классификатор причин отмены заказов и заполнит поле Отменено по причине отобранной причиной. Будут поставлены отметки об отмене у тех строчек, которые не будут поставлены.
* Если заказ требуется исправить послепоставки, то выполните команду Отмена строк/Отменить не поставленные строчки. В таком случае перечень товаров будет откорректирован согласно с уже созданными документами поставки (документами Поступление товаров и услуг). Дальше 1с предложит определить причину отмены заказа вызвав классификатор причин отмены заказов и заполнит поле "Отменено по причине" отобранной причиной. Будут поставлены отметки об отмене у тех строчек, которые не были поставлены. В то же время, если не была поставлена часть товара, то 1с автоматом разобьет строчки и поставит признак отмены у тех строчек, по которым не зарегистрирован документ поставки.
Проведите документ. В то же время по отмененным записям будет автоматом откорректирован график движения товаров (информация об ожидавшемся товаре поставщика).
Обратите внимание. Допустимо просто отредактировать количество товаров в заказе либо убрать недопоставленные записи. В то же время также будет исправлена информация в графике движения товаров, при этом в таком случае будет потеряна информация об изначальном заказе поставщику.
Как отменить заказ поставщику целиком?
* Отметьте все записи в нижней таблице документа Заказ поставщику.
* Кликните на кнопку Отменить выделенные строчки. Дальше выберите причину отмены заказа (причина будет определена для всех строчек заказа).
* Выставьте у заказа статус Закрыт.
* Кликните на кнопку Провести и закрыть.
Как заполнить комментарий по заказу поставщику?
По каждому заказу поставщику пользователь имеет возможность заполнить любые текст в качестве комментария к заказу
(страница Комментарий).
Допустимо ли во время оформления заказа добавлять добавочные сведения и параметры?
При работе с заказами поставщиков релизована возможность определения добавочных сведений и добавочных параметров в документе Заказ поставщику.
* Для заполнения добавочных параметров применяется команда Все действия/Изменить перечень добавочных параметров. Введенные добавочные параметры будут отображены на странице Вспомогательно.
* Для заполнения добавочных сведений применяется команда Все действия/Дополнительные сведения. В открывшемся открывающемся окне для добавления добавочного сведения применяется команда Все действия/Изменить перечень добавочных сведений.
*
Редактирование статуса заказа поставщику
Как отредактировать статус заказа поставщику?
Для редактирования статуса заказа требуется указать нужный статус в поле Статус и выполнить проведение документа. В то же время нужно использовать такие правила во время изменения статуса заказа.
* Не согласовано - статус определяется у всех новых заказов поставщику.
* Согласовано - статус определяется после согласования внутри торгового предприятия (если это требуется).
* Подтвержден - статус определяется после подтверждения поставщиком даты поставки товаров по заказу.
Во время проведения заказа с этим статусом товары в графике движения товаров оформляются, как товары, предполагаемые к поступлению. Во время проведения контролируется перечисление денег поставщику по виду платы "Аванс (до подтверждения)".
* К поступлению - статус определяется, если поставщик подтвердил отгрузку товаров со своего склада. При проведении контролируется перечисление денег поставщику по виду платы "Предоплата (до поступления)". По заказу поставщику допустимо регистрировать поступление товаров.
* Закрыт - статус определяется после завершения работы с заказом. Те записи, которые поставщик не смог поставить, выделяются, как отмененные записи.
Обратите внимание. Статус заказа имеет возможность быть отредактирован для группы отмеченных заказов в перечне заказов - команда Выставить статус.
Анализ статуса заказа поставщику
Для проведения анализа статуса заказа поставщику допустимо применять разные отчеты. Отчеты имеют возможность быть вызваны прямо из перечня заказов поставщикам. Для этого применяется кнопка Отчеты. При помощи данных отчетов допустимо провести анализ состояние взаимных расчетов с поставщиками, провести анализ состояние исполнения заказов.
Обратите внимание. Отчеты имеют возможность быть созданы по единому из заказов либо по списку произвольно отмеченных заказов в перечне.
* Для проведения анализа статуса взаимных расчетов с поставщиком применяется отчет Состояние расчетов с поставщиком.
* Для подробного чтения всех документов, которые оказывают влияние на взаимные расчеты, применяется отчет Карточка расчетов с поставщиком.
* Для проведения анализа статуса исполнения заказа поставщику применяется отчет Состояние исполнения.
Как увидеть перечень документов, зарегистрированных по заказу поставщику?
* В панели навигации формы Заказ поставщику укажите пункт Структура подчиненности.
* Перечень документов, зарегистрированных по заказу, будет показан в качестве структуры подчиненности.
* Из структуры подчиненности допустимо вызвать произвольный документ, представленный в перечне.
Допустимо ли получить документ в электронном виде?
Если с контрагентом имеется договоренность об электронном взаимодействии, то документ системы учета имеет возможность быть получен от отправителя в электронном виде.
Как увидеть, какие электронные документы соединены с документом системы учета?
Все электронные документа, соединенные с документом системы учета, доступны в перечне, вызвать который допустимо при помощи команды Электронные документы.
Через данный список допустимо вызвать произвольный электронный документ для чтения, и прямо тут выполнить требуемые действия с ним, никуда не переходя.
Как внести учетный документ на основе входящего электронного?
* Во время получения нового электронного документа 1с автоматом создаст документ системы учета соотносящегося вида и заполнит его данными из электронного документа. Дальше работа с таким документом происходит в обыкновенном порядке.
* Во время получения вновь созданной версии электронного документа, раньше уже загруженного в учетную систему, 1с привязывает ее к существующему документу.
Как узнать, на каком шаге обработки располагается электронный документ?
Допустимо ли отклонить электронный документ, если пользователь не согласен с его содержимым?
Допустимо ли зарегистрировать документ в электронном виде?
Если с контрагентом имеется договоренность об электронном взаимодействии, то документ системы учета имеет возможность быть зарегистрирован и отправлен получателю в электронном виде.
Как создать, подписать и отправить получателю электронный документ?
* Команда ЭД - Создать, подписать и отправить создаст электронный документ, предложит подписать его с помощью ЭЦП и поставит в очередь на отправку получателю.
* Если у пользователя нет прав подписи либо на компьютере не выставлен сертификат, заданный в виде подписывающего для этого вида электронного документа, то 1с перенаправит электронный документ на подпись ответственному лицу, заданному в сертификате ЭЦП.
* Эта команда всегда производится для последней версии электронного документа и двигает его вперед по этапам. Т.е. если до исполнения команды электронный документ был создан, то передаст его на утверждение, если утвержден, то на подпись, если подписан, то поставит в очередь на отправку и т.д.
* Повторного действия для электронного документа команда не делает.
Как создать вновь созданную версию электронного документа?
Команда ЭД/Сформировать новый электронный документ создает очередную версию электронного документа.
Данный случай разрешает не лишь принудительно переформировать электронный документ (чего запрещено сделать командой Создать, подписать и отправить), однако и визуально проверить содержимое документа в открывшейся форме электронного документа, из которой продолжить работу с ним, к примеру, утвердить либо подписать.
Допустимо ли отправить электронный документ вторично?
Если подписанный электронный документ, зарегистрированный раньше, нужно направить получателю вторично, к примеру, когда документ не был получен по причине потери данных при передаче, то допустимо воспользоваться командой ЭД/Отправить вторично.
Как узнать, на каком шаге обработки располагается электронный документ?
Этап обработки электронного документа, связанного с текущим документом системы учета, отображается в
"Состояние ЭД" в форме самого документа и в форме перечня документов.
Состояние изменяется автоматом зависимо от выполненных операций над электронным документом.
Допустимо ли отклонить электронный документ, если пользователь не согласен с его содержимым?
Для отклонения электронного документа в форме просмотр электронного документа вызвать команду Отклонить электронный документ в группе команд Все действия и определить причину отклонения, которая в последствии будет доступна для чтения иным пользователям.
Обратите внимание. Операция отклонения электронного документа есть необратимой, последующее применение этого экземпляра будет невозможно, потребуется новая версия электронного документа.
Как определить, что при заказе товара у поставщика нужно доверенность на принятие товаров?
В заказе поставщику, на странице Вспомогательно, выставьте флаг Нужно доверенность на принятие товара.
Обратите внимание. 1с запоминает содержимое флага, которое было задано в последнем заказе по каждому поставщику. Во время оформления нового заказа либо во время выбора в заказе иного поставщика, 1с по умолчанию устанавливает флаг в состояние, установленное в последнем заказе по указанному поставщику.
Обратите внимание. Регистрирование доверенности допустимо лишь когда в разделе Администрирование/Запасы и закупки включена функциональная опция Доверенность на принятие товаров.
- Ввести документ «Заказ покупателя»:
- В табличную часть документа внести заказанный товар.
- Если часть товара есть на складе, в колонке «Размещение» выбрать этот склад. Товар будет зарезервирован по этому заказу.
- Провести документ.
Покупатель оплатил заказ
- В документе оплаты должен быть заполнено поле «Заказ покупателя».
- Для этого ПКО или поступление на расчетный счет вводят на основании заказа или выбирают в поле «Заказ-покупателя» нужный заказ.
Заказ товара у поставщика
- Менеджер по закупкам периодически формирует отчет «Анализ заказов покупателей».
- Обращает внимание на позиции с не пустой колонкой «Осталось обеспечить».
- Это товары, заказанные покупателем, но отсутствующие на складе и не заказанные поставщикам.
- По ним необходимо сформировать заказ поставщику.
- По кнопке «Заказ поставщику…» все необеспеченные позиции будут перенесены из отчета в документ «Заказ поставщику».
- Если у товара заполнено поле «Основной поставщик», то сразу может быть создано несколько заказов в соответствии с поставщиками.
Поступление товаров от поставщика
- В момент проведения документа поступивший по заказу-покупателя товар резервируется на складе.
- Для этого в документе поступления обязательно должны быть указаны документы заказа-поставщика и заказа-покупателя.
- Есть два варианта привязки к заказа поставщику в документе поступления.
- Вариант №1. Заказ поставщику указывается в шапке документа.
- Вариант №2. Заказ поставщику можно указать в табличной части документа. Регулируется через «Сервис / Настройка параметров учета / Указание заказов в табличной части документов».
- Заказ-покупателя всегда указывается в табличной части поступления.
- Документ поступления удобно вводить на основании заказа-поставщику. В этом случае поле «Заказ-поставщику» будет заполнено автоматически.
Автоматическое заполнение заказов (без ввода поступления на основании заказа-поставщику)
- Если ввод на основании неудобен - можно воспользоваться нашей доработкой:
- Товар вводится в документ поступления как обычно.
- После нажатия на кнопку «Заполнить заказы» товар автоматически распределятся по заказам покупателей и поставщиков.
Отчет «Анализ заказов покупателей»
- Отборы
- Если дата не выбрана - выводится информация на текущий момент.
- Если нужны только открытые заказы:
- Состояние отгрузки по заказу - поставить.
- Не отгружено - поставить.
- Отгружено частично - поставить.
- Отгружено полностью - снять.
- Колонки
- Запланировано - сумма заказа. Всегда заполнено.
- Осталось оплатить - остаток задолженности по заказу покупателю. Задолженность возникает при проведении заказа-покупателю, а не реализации.
- Предоплата - сумма предоплаты, которую осталось внести.
- Требуемый процент предоплаты вносится в договоре в соответствующем поле.
- Если предоплата внесена не полностью, там будет выведена положительная сумма.
- Если полностью - пусто.
- Сумма «Осталось оплатить» не зависит от суммы предоплаты и показывает общую сумму долга.
- Осталось отгрузить - товар, заказанный покупателем, но еще не отгруженный.
- Если колонка пуста - значит заказ-покупателя полностью выполнен и весь товар отгружен.
- Со склада - товар по заказу покупателю лежит на складе зарезервированным.
- Заказано - товар по заказу покупателю заказан у поставщика.
- Осталось обеспечить = «Осталось отгрузить» — «Со склада» — «Заказано». Товар по заказу покупателя не заказан у поставщику и не лежит на складе.
- Если значение отрицательное - значит товара на складе больше, чем необходимо под этот заказ.
Отчет по кнопке «Анализ» в заказе-покупателю
- По номенклатуре
- Заказ
- Запланировано - количество заказанного товара.
- Отгружено - количество товара, по которому введены документы «Реализация».
- Осталось отгрузить - разница между заказанным и отгруженным товаром.
- Комплектация
- Резерв - товар лежит на складе, зарезервированный под данный заказ-покупателя.
- Заказано - проведен заказ поставщику по этому товару.
- Свободный остаток - товар лежит на складе не зарезервированный ни под кого.
- Осталось обеспечить - товар заказан покупателем, но не заказан поставщику и не зарезервирован на складе.
- Заказ
- По деньгам
- Запланировано
- Всего - общая сумма заказа.
- Предоплата - сумма, которую покупатель должен был оставить в качестве предоплаты.
- Оплачено - сумма, оплаченная покупателем.
- Оплатить
- Всего - общий долг по заказу.
- Предоплата - сумма предоплаты, которую необходимо довнести.
- Запланировано
Как посмотреть, в каком состоянии находится заказ покупателя
- Вариант №1
- Открыть карточку контрагента.
- Выбрать пункт «отчеты / Заказы покупателей».
- Откроется отчет «Анализ заказов покупателей» по этому контрагенту.
- Вариант №2
- Найти документ заказ-покупателя по номеру или клиенту.
- Нажать кнопку «Анализ» в верхней командной панели.
- Вариант №3
- Открыть отчет через пункт главного меню «Отчеты / Продажи / Анализ заказов / Анализ заказов покупателей».
- Сформировать отчет и найти клиента в нем.
Знаете ли вы, что в 1С можно быстро создавать заказы поставщикам, исходя из текущих потребностей интернет-магазина?
Процесс обеспечения заказов в конфигурации «1С: Управление торговлей 11» поддерживается стандартной обработкой «Формирование заказов по потребностям».
Но!
У такой обработки есть один минус, который сводит на нет многие плюсы: все ее возможности тесно переплетены и пользователь обязан указывать все необходимые параметры обеспечения потребностей. А таких параметров очень много, что затрудняет работу пользователя.
Обработка слишком сложна для восприятия. И менеджеры интернет-магазинов создают заказы поставщикам вручную.
Из наших клиентов лишь единицы подтвердили, что они в какой-то степени используют возможности стандартной обработки, но и то – в очень ограниченном объеме.
Мы разработали интуитивно понятный механизм автоматического создания заказов поставщикам. Это решение в виде внешней обработки «Создание заказов поставщику». В нем участие пользователя в цикле обеспечения заказа сведено к минимуму.
Можно за 3-4 клика мыши сформировать заказы поставщикам по всем поступившим заказам от покупателей за день.
Приведем пример, как используется такая внешняя обработка в интернет-магазине товаров для животных ЮНИЗОО.
Особенности: у магазина много заказов покупателей и широкий выбор поставщиков, поэтому требуется отправлять заказы на товар разным поставщикам в разное время суток, в том числе и по нескольку раз в день, что отнимало у менеджеров уйму времени.
Этапы автоматизации и доработки
1. В механизм проведения заказа покупателя добавляем автоматическое разделение товаров по варианту обеспечения (со склада/под заказ).
Здесь обработка автоматически, в зависимости от свободного остатка на складе, определяет количество товара, которое необходимо заказать поставщику по конкретному заказу покупателя.
Те же товары, которые имеются на складе организации, проставляются в резерв под конкретный заказ покупателя (обособленный резерв).
Рисунок 1. Разделение по вариантам обеспечения
2. Для каждого товара в магазине указываем список всех поставщиков и основного контрагента. Устанавливаем соответствие между наименованиями товаров у клиента и у конкретного поставщика для автоматической подстановки значений в заказы поставщикам. Первичный ввод информации был выполнен программно на основе предоставленных прайс-листов поставщиков.
Рисунок 2. Список номенклатурных позиций поставщиков
Для актуальности информации о наличии товара у поставщика для каждой номенклатуры был задан реквизит «Наличие у поставщика». И сейчас менеджеры интернет-магазина автоматически загружают информацию по прайс-листам поставщиков один раз в день, тратя на это всего лишь 5 минут.
Рисунок 3. Номенклатура поставщика
В итоге в системе поддерживается актуальная информация о наличии товара на складе конкретного поставщика в конкретный день.
3. Для массового формирования заказов поставщикам была разработана внешняя обработка. На первом шаге отбираем товары для заказа и указываем дату доставки (период). По кнопке «Заполнить» все заказы покупателей за нужные даты попадают в таблицу. Переключая варианты отображения заказов («Только необеспеченные / Все заказы) и фильтр по менеджеру − можно настроить интерфейс обработки индивидуально под каждого менеджера.
Рисунок 4. Шаг 1. Отбор товаров для заказа
В табличной части обработки выводится необходимая информация: наименование и количество заказанного товара в разрезе заказов покупателей, статус обеспечения каждой позиции (см. табл. ниже) и т.д.
После нажатия «Проставить галки и количество» происходит автоматический расчет необходимого количества товара к заказу по каждой строке, с учетом наличия товара на складе и уже сформированных заказов поставщикам (поле «Количество» редактируется вручную при необходимости).
Рисунок 5. Шаг 1. Расчет требуемого к заказу количества
Обратите внимание: поля со статусом «Не обеспечен» на рисунке 6 соответствуют позициям, отмеченным галочкой на рисунке 5
Рисунок 6. Шаг 1. Автоматический отбор товаров к заказу
4. Табличная часть второго шага обработки – Выбор поставщиков – формируется на основе информации, указанной на первом шаге. Пользователь видит информацию о всех необеспеченных позициях, по которым требуется сформировать заказ поставщикам.
В качестве поставщика автоматически выбирается основной поставщик по данной позиции. При отсутствии товара у основного поставщика, система предлагает выбор из тех поставщиков, которые поставляют данный товар, и он имеется у них в наличии.
Рисунок 7. Шаг 2. Выбор поставщиков
Для любой позиции выбор поставщика можно скорректировать вручную. Завершаем шаг, нажимая кнопки «Сформировать заказы».
5. Заказы поставщикам формируются на основе информации, выбранной на втором шаге. Для каждого поставщика все товары собираются в отдельный заказ. Теперь их осталось только переслать поставщикам.
Такой механизм позволил сократить трудозатраты менеджеров по закупкам в 4 раза по сравнению с ручным созданием заказов поставщикам.
Если вы хотите увидеть, как автоматизировать создание заказов поставщикам в 1С – закажите бесплатную демонстрацию.