УТВЕРЖДАЮ ____________________________________ (наименование должности руководителя предприятия)
____________________________________ (Ф.И.О., подпись)
"____"___________________ _____ г.
ПОЛОЖЕНИЕ
об обработке и защите персональных данных работников
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок получения, учета, обработки, накопления и хранения документов, содержащих сведения, отнесенные к персональным данным работников предприятия. Под работниками подразумеваются лица, заключившие трудовой договор с предприятием.
1.2. Цель настоящего Положения - защита персональных данных работников предприятия от несанкционированного доступа и разглашения. Персональные данные всегда являются конфиденциальной, строго охраняемой информацией.
1.3. Основанием для разработки настоящего Положения являются Конституция РФ, Трудовой кодекс РФ, другие действующие нормативно-правовые акты РФ.
1.4. Настоящее Положение и изменения к нему утверждаются руководителем предприятия и вводятся приказом по предприятию. Все работники предприятия должны быть ознакомлены под роспись с данным Положением и изменениями к нему.
2. ПОНЯТИЕ И СОСТАВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
2.1. Под персональными данными работников понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника, а также сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни работника, позволяющие идентифицировать его личность.
2.2. Состав персональных данных работника:
Автобиография;
Образование;
Сведения о трудовом и общем стаже;
Сведения о предыдущем месте работы;
Сведения о составе семьи;
Паспортные данные;
Сведения о воинском учете;
Сведения о заработной плате сотрудника;
Сведения о социальных льготах;
Специальность;
Занимаемая должность;
Размер заработной платы;
Наличие судимостей;
Адрес места жительства;
Домашний телефон;
Подлинники и копии приказов по личному составу;
Личные дела и трудовые книжки сотрудников;
Основания к приказам по личному составу;
Копии отчетов, направляемые в органы статистики;
Копии документов об образовании;
Результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей;
Фотографии и иные сведения, относящиеся к персональным данным работника;
2.3. Данные документы являются конфиденциальными. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания или по истечении ____ лет срока хранения, если иное не определено законом.
3. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТОДАТЕЛЯ
3.1. В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:
3.1.1. Обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
3.1.2. При определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами.
3.1.3. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
3.1.4. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.
3.1.5. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом.
3.1.6. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
3.1.7. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.
3.1.8. Работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами предприятия, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
3.1.9. Работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны.
4. ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА
Работник обязан:
4.1. Передавать работодателю или его представителю комплекс достоверных документированных персональных данных, перечень которых установлен Трудовым кодексом РФ.
4.2. Своевременно в разумный срок, не превышающий 5 дней, сообщать работодателю об изменении своих персональных данных.
5. ПРАВА РАБОТНИКА
Работник имеет право:
5.1. На полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных.
5.2. На свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные сотрудника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.
5.3. На доступ к медицинским данным с помощью медицинского специалиста по своему выбору.
5.4. Требовать об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований, определенных трудовым законодательством. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные сотрудника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера сотрудник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения.
5.5. Требовать об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные сотрудника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.
5.6. Обжаловать в суд любые неправомерные действия или бездействие работодателя при обработке и защите его персональных данных.
5.7. Определять своих представителей для защиты своих персональных данных.
6. СБОР, ОБРАБОТКА И ХРАНЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
6.1. Обработка персональных данных работника - это получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника.
6.2. Все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.
6.3. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
6.4. Работник предоставляет работодателю достоверные сведения о себе. Работодатель проверяет достоверность сведений, сверяя данные, предоставленные работником, с имеющимися у работника документами. Предоставление работником подложных документов или ложных сведений при поступлении на работу является основанием для расторжения трудового договора.
6.5. При поступлении на работу работник заполняет анкету и автобиографию.
6.5.1. Анкета представляет собой перечень вопросов о персональных данных работника.
6.5.2. Анкета заполняется работником самостоятельно. При заполнении анкеты работник должен заполнять все ее графы, на все вопросы давать полные ответы, не допускать исправлений или зачеркиваний, прочерков, помарок в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах.
6.5.3. Автобиография - документ, содержащий описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого работника.
6.5.4. Автобиография составляется в произвольной форме, без помарок и исправлений.
6.5.5. Анкета и автобиография работника должны храниться в личном деле работника. В личном деле также хранятся иные документы персонального учета, относящиеся к персональным данным работника.
6.5.6. Личное дело работника оформляется после издания приказа о приеме на работу.
6.5.7. Все документы личного дела подшиваются в обложку образца, установленного на предприятии. На ней указываются фамилия, имя, отчество работника, номер личного дела.
6.5.8. К каждому личному делу прилагаются две цветные фотографии работника размером ______.
6.5.9. Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке. Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.
6.5.10. Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами.
7. ПЕРЕДАЧА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
7.1. При передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования:
Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом;
Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
Предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать конфиденциальность. Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами;
Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции;
Передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
8. ДОСТУП К ПЕРСОНАЛЬНЫМ ДАННЫМ СОТРУДНИКА
8.1. Внутренний доступ (доступ внутри предприятия).
Право доступа к персональным данным сотрудника имеют:
Руководитель предприятия;
Руководитель отдела кадров;
Руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к личным данным только работников своего подразделения) по согласованию с руководителем предприятия;
При переводе из одного структурного подразделения в другое доступ к персональным данным сотрудника может иметь руководитель нового подразделения по согласованию с руководителем предприятия;
Сотрудники бухгалтерии - к тем данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
Сам работник, носитель данных.
8.2. Внешний доступ.
Персональные данные вне организации могут представляться в государственные и негосударственные функциональные структуры:
Налоговые инспекции;
Правоохранительные органы;
Органы статистики;
Страховые агентства;
Военкоматы;
Органы социального страхования;
Пенсионные фонды;
Подразделения муниципальных органов управления.
8.3. Другие организации.
Сведения о работнике (в том числе уволенном) могут быть предоставлены другой организации только с письменного запроса на бланке организации с приложением копии заявления работника.
8.4. Родственники и члены семей.
Персональные данные работника могут быть предоставлены родственникам или членам его семьи только с письменного разрешения самого работника.
9. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВ
9.1. В целях обеспечения сохранности и конфиденциальности персональных данных работников организации все операции по оформлению, формированию, ведению и хранению данной информации должны выполняться только работниками отдела кадров, осуществляющими данную работу в соответствии со своими служебными обязанностями, зафиксированными в их должностных инструкциях.
9.2. Ответы на письменные запросы других организаций и учреждений в пределах их компетенции и предоставленных полномочий даются в письменной форме на бланке предприятия и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных сведений о работниках предприятиях.
9.3. Передача информации, содержащей сведения о персональных данных работников организации, по телефону, факсу, электронной почте без письменного согласия работника запрещается.
9.4. Личные дела и документы, содержащие персональные данные работников, хранятся в запирающихся шкафах (сейфах), обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа.
9.5. Персональные компьютеры, в которых содержатся персональные данные, должны быть защищены паролями доступа.
10. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА РАЗГЛАШЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ,
СВЯЗАННОЙ С ПЕРСОНАЛЬНЫМИ ДАННЫМИ РАБОТНИКА
10.1. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.
Начальник отдела кадров: ______________
Как любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к субъекту или позволяющую его идентифицировать (п.1 ст. 3). При этом законодательный акт не содержит разъяснения, какие именно сведения о физическом лице включает в себя данное понятие. В контексте трудовых отношений к ним, как правило, относятся:
- дата рождения;
- паспортные данные;
- адрес регистрации и проживания;
- номер СНИЛС;
- информация об образовании и трудовом стаже.
Это лишь минимальный перечень сведений о себе, которые человек предоставляет при приеме на работу. В процессе сотрудничества к нему добавляются: условия трудового договора и дополнительных соглашений, сведения о постановке на воинский учет, социальные льготы, данные о дисциплинарных взысканиях и поощрениях, отчеты для органов статистики и прочие. Массив полученной информации составляет личное дело работника.
Для чего нужно положение о работе с персональными данными
Принимая человека на работу, предприятие берет на себя функции оператора по обработке данных. Иными словами, работодатель осуществляет сбор, хранение, систематизацию, накопление и обновление информации, касающейся работников. Работа с личными данными ведется как с использованием средств автоматизации, так и без их применения. Обработка конфиденциальных сведений осуществляется не только в период сотрудничества, но и после его завершения, на стадии архивирования. Ст. 22.1 обязывает организации хранить личные дела работников в течение 75 лет. На всех этапах обработки личных сведений работодатель обязан предотвращать передачу их третьим лицам при отсутствии на то законных оснований. Комплекс соответствующих мер должен быть задокументирован как положение о работе с персональными данными работников.
Структура положения о персональных данных
Составляя положение о защите персональных данных 2020, рекомендуется придерживаться следующей структуры:
| № | Раздел | Содержание |
| 1 | Основные положения | Цели документа, законы, порядок утверждения |
| 2 | Основные понятия | Определения понятий, упортребляемых в документе |
| 3 | Состав персональных данных работников | Перечень личных сведений |
| 4 | Обработка данных | Условия обработки информации |
| 5 | Комплекс документов | Перечень документов, содержащих личные сведения |
| 6 | Доступ к персональным данным | Порядок внешнего и внутреннего доступа к информации |
| 7 | Защита персональных данных | Комплекс мер для обеспечения безопасности конфиденциальных сведений |
| 8 | Права и обязанности работника | Права работника в отношении обработки данных, обязанность по своевременному уведомлению об их изменении |
| 9 | Ответственность за разглашение информации | Разъяснение ответственности за нарушение сохранности информации в соответствии с законодательством |
Как ввести в действие положение об обработке и защите персональных данных 2020
На этапе разработки документа его содержание следует согласовать с руководителями отделов, задействованных в обработке данных, и юридической службой. Готовый локальный нормативный акт утверждается . Приказ также издается в случае внесения изменений в текст документа. Если по каким-либо причинам положение о защите личных данных отсутствует на предприятии, необходимо незамедлительно его оформить и довести его содержание до всех работников. Сотрудники, принимаемые на работу, должны прочесть положение до подписания трудового договора. Подтверждение ознакомления с текстом оформляется на усмотрение работодателя. Наиболее удобный способ - ведение журнала ознакомления с локальными нормативными актами. При необходимости работник может сколько угодно раз обращаться за текстом документа. Чтобы упростить данную процедуру, рекомендуется выложить образец положения об обработке персональных данных работника в ресурсы корпоративного электронного доступа.
Персональные данные работников есть у всех компаний. С 1 июля 2017 года применяются новые штрафы. Они больше прежних. Подскажем, как работать без нарушений.
С 1 июля 2017 года повышается ответственность за нарушения в работе с персональными данными. Изменения затронут всех без исключения работодателей, у которых в распоряжении есть личные сведения сотрудников и других физлиц.
Что относится к персональным данным в 2017 году
Под персональными данными понимается любая информация о физлице (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). К таким сведениям, относятся фамилия, имя, отчество, пол, возраст, образование, место жительства физического лица и т.д.
А значит, все документы с персональными данными физлиц работодатель должен обрабатывать, хранить и уничтожать в соответствии с требованиями законодательства.
К таким документам относятся:
- трудовая книжка;
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
- страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
- документы об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
- документы (справки) содержащие сведения о состоянии здоровья работника;
- документы (справки) содержащие сведения о возрасте или семейном положении работника.
июля
2017 года увеличатся штрафы за нарушения правил работы с персональными данными
Как обеспечить защиту персональных данных
Рассмотрим, что нужно предпринять в хозяйстве в связи с защитой персональных данных сотрудников и других физлиц. Всего пять шагов.
Шаг 1. Закрепите порядок получения, обработки, передачи и хранения персональных данных в локальном акте организации. Например в положении об обработке персональных данных работников (ст. 8, 87 ТК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ).
Шаг 2. Назначьте работника, ответственного за работу с персональными данными (ч. 5 ст. 88 ТК РФ). Это может быть сотрудник отдела кадров, который взаимодействует с личными делами сотрудников. Он будет получать согласие работников на обработку персональных данных, вести карточки сотрудников и т.д.
Шаг 3. Подготовьте шаблон согласия на обработку персональных данных. Без него запрашивать личные сведения физлиц нельзя. Такое согласие должно включать в себя следующую информацию (части 4 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ):
- ФИО, адрес сотрудника, реквизиты паспорта (иного документа, удостоверяющего его личность), в том числе сведения о дате и месте выдачи документа;
- наименование или ФИО и адрес работодателя, который получает согласие сотрудника;
- цель обработки персональных данных;
- перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;
- наименование или ФИО и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению работодателя, если обработка будет поручена такому лицу;
- перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;
- срок, в течение которого действует согласие сотрудника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;
- подпись работника.
Образец согласия на обработку персональных данных
|
Фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) субъекта персональных данных |
|
|
Адрес места жительства _________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ |
|
|
Документ, удостоверяющий личность субъекта персональных данных, дата его выдачи и выдавший орган ________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ |
|
|
СОГЛАСИЕ НА ОБРАБОТКУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ |
|
|
Настоящим выражаю согласие на обработку моих персональных данных, предусмотренную частью 3 статьи 3 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, в целях предоставления Федеральной службой по интеллектуальной собственности (Роспатент) в соответствии с Федеральным законом от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» государственной услуги по государственной регистрации изобретения и выдаче патента на изобретение, его дубликата. |
|
|
______________________________________________________________________________ (указывается название изобретения) |
|
|
№ заявки ______________________________________________________________________ (указывается при наличии регистрационного номера заявки) |
|
|
Заявитель _____________________________________________________________________ |
|
|
______________________________________________________________________________ (указываются фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) и место жительства) |
|
|
Мне известно, что предоставленные мною персональные данные, которые не являются необходимыми для предоставления указанной государственной услуги, будут подвергнуты обработке, предусмотренной Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ, при этом публикация моих персональных данных будет произведена Роспатентом в соответствии с действующим законодательством. Мне известно, что настоящее согласие действует бессрочно. В случае отзыва согласия на обработку персональных данных Федеральная служба по интеллектуальной собственности вправе продолжить обработку персональных данных без моего согласия в соответствии с частью 2 статьи 9, пунктом 4 части 1 статьи 6 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ. |
|
|
Подпись _______________________________________________ фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) |
Дата _____________ |
Шаг 4. Предоставить по запросу физлица информацию, которая касается обработки его персональных данных (ч. 7 ст. 14 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ). Среди таких сведений, например:
- подтверждение факта обработки персональных данных;
- цели обработки персональных данных;
- способы обработки персональных данных;
- наименование и адрес работодателя, сведения о лицах (за исключением работников оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные по закону и т. д.
Как работать с персональными данными на сайте
Опубликуйте или иначе обеспечьте неограниченный доступ к документу, который определяет политику обработки персональных данных. Если хозяйство собирает персональные данные в интернете, этот шаг тоже нужно сделать (п. 2 ст. 18.1 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).
Например, на некоторых сайтах пользователь указывает свои ФИО и e-mail при регистрации или отклике на вакансию. Тогда на сайте нужно разместить ссылки на документы:
- «Политика обработки персональных данных»;
- «Положение об обработке персональных данных» и т.п.
Сколько хранить персональные данные
Персональные данные нужно уничтожить через 30 дней с той даты получения согласия на обработку его персональных данных. Другой срок можно установить в договоре или соглашении с физлицом.
Если у хозяйства нет возможности уничтожить персональные данные в срок, сведения нужно заблокировать. После этого уничтожить личные сведения нужно не позднее, чем через шесть месяцев (ч. 6 ст. 21 Закона № 152-ФЗ).
Уничтожает персональные данные комиссия на основании приказа руководителя. Результат нужно оформить в виде акта о прекращении обработки персональных данных. Еще вариант - можно сделать запись об уничтожении в специальном журнале.
Кому грозят новые штрафы за нарушение работы с персональными данными
С 1 июля 2017 года расширится перечень оснований для привлечения работодателя к административной ответственности в области защиты персональных данных. Кроме того, увеличатся размеры штрафов (Федеральный закон от 7 февраля 2017 г. №13-ФЗ).
Раньше штраф был только один: от 500 руб. до 1000 руб. для директора и от 5000 руб. до 10 000 руб. для юрлица (ст. 13.11 КоАП РФ). Теперь будет шесть видов ответственности. За разные нарушения работодателей в сфере персональных данных проверяющие смогут применять несколько штрафов. Подробнее о видах нарушения и штрафах - в таблице.→00
Штрафы за нарушение правил работы с персональными данными
|
Нарушение |
|
|
Незаконно обработали персональные данные либо обработали не по заявленной цели. Например, компания передала ФИО, телефоны, адреса юрлицу для рекламных рассылок. |
Предупреждение или штраф: для физических лиц от 1000 до 3000 руб.; для руководителя или главбуха - от 5000 до 10 000 руб.; для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. |
|
Обработали персональные данные без согласия физлица |
для физических лиц - от 3000 до 5000 руб.; для руководителя или главбуха - от 10 000 до 20 000 руб.; для юридических лиц - от 15 000 до 75 000 руб. |
|
Не разместили в свободном доступе документы о политике по обработке персональных данных |
для физических лиц - от 700 до 1500 руб.; для директора или главбуха - от 3000 до 6000 руб.; для индивидуальных предпринимателей - от 5000 до 10 000 руб.; для юридических лиц - от 15 000 до 30 000 руб. |
|
Не предоставили физлицу информацию, которая касается обработки его персональных данных |
для физических лиц - от 1000 до 2000 руб.; для директора, кадровика или бухгалтера - от 4000 до 6000 руб.; для индивидуальных предпринимателей - 10 000 до 15 000 руб.; для юридических лиц - от 20 000 до 40 000 руб. |
|
Не уничтожили или не заблокировали персональные данные |
для граждан - от 1000 до 2000 руб.; для директора или главбуха - от 4000 до 10 000 руб.; для юридических лиц - 25 000 до 45 000 руб. |
|
Собрали персональные данные работников только на бумаге и не вели никакой автоматизированной обработки, нет специальных программ для обработки |
для физических лиц - от 700 до 2000 руб.; для руководителя или главбуха - от 4000 до 10 000 руб.; для индивидуальных предпринимателей - от 10 000 до 20 000 руб.; для юридических лиц - от 25 000 до 50 000 руб. |
С 1 июля 2017 года вступает в силу Федеральный закон от 07.02.2017 № 13-ФЗ «О внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях» (далее – Федеральный закон № 13-ФЗ), которым детализирован перечень нарушений в области персональных данных и увеличен размер административной ответственности за них. В связи с этим мы решили напомнить основные положения Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Федеральный закон № 152-ФЗ) и гл. 14 ТК РФ, которые регламентируют правила обработки персональных данных работников и гарантии их защиты.
Закон о персональных данных в 2017 г.
Под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному либо определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных) (ст. 3 Федерального закона № 152-ФЗ).
Согласно п. «a» ст. 2 Конвенции о защите физических лиц при автоматизированной обработке персональных данных (заключена в г. Страсбурге 28.01.1981) персональные данные означают любую информацию об определенном или поддающемся определению физическом лице (субъекте данных).
В силу п. 3 ст. 3 Федерального закона № 152-ФЗ любые действия или операции с персональными данными считаются их обработкой. К таким действиям относятся сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача персональных данных (их распространение, предоставление, доступ к ним), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение данных. Все эти действия могут совершаться с помощью средств автоматизации или без использования таковых.
Организация работы с персональными данными.
Согласно ч. 1 ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре обязательно указываются фамилия, имя, отчество работника, сведения о документах, удостоверяющих его личность, ИНН. Это значит, что каждый работодатель, заключая трудовой договор, получает информацию, относящуюся к персональным данным. Такая информация содержится в документах, предъявляемых работником при приеме на работу:
- в паспорте;
- в военном билете (у военнообязанных);
- в свидетельстве о присвоении ИНН;
- в страховом пенсионном свидетельстве;
- в документах об образовании;
- в водительском удостоверении и документах на машину, если это требуется в связи с исполнением трудовой функции;
- в медицинской справке о прохождении медицинского осмотра (медицинской книжке), если это необходимо в связи с исполнением работником трудовой функции.
В статье 86 ТК РФ установлены общие требования, которые должны соблюдать работодатель и его представители при обработке персональных денных в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина:
- обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
- при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами;
- все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника можно получить только у третьей стороны, работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;
- работодатель не имеет права получать и обрабатывать сведения о работнике, относящиеся в соответствии с законодательством РФ в области персональных данных к специальным категориям персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами;
- работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, кроме случаев, установленных ТК РФ или иными федеральными законами;
- при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;
- защита персональных данных работника от их неправомерного использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами;
- работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;
- работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;
- работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.
В соответствии с п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона № 152-ФЗ каждая организация обязана издать документ, определяющий ее политику в отношении обработки персональных данных, локальный акт по вопросам обработки персональных данных, а также локальный акт, устанавливающий процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства РФ, устранение последствий таких нарушений.
Отсутствие в организации локального нормативного акта, устанавливающего порядок обработки персональных данных работников, является нарушением трудового законодательства и влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (постановления Московского городского суда от 29.08.2011 № 4а-1743/11, 4а-1742/11, ФАС МО от 27.11.2006 № КА-А40/11424-06 по делу № А40-17389/06-146-165, от 01.11.2006, 08.11.2006 № КА-А40/10787-06 по делу № А40-32068/06-96-156).
Работодатель обязан обеспечить такой порядок хранения персональных данных, который бы ограничивал несанкционированный доступ к ним. Право доступа к персональным данным работника, в частности, имеют:
- руководитель организации (работодатель – индивидуальный предприниматель);
- непосредственный руководитель работника;
- начальник отдела кадров;
- сотрудники отдела кадров;
- сотрудники бухгалтерии.
Так как доступ к персональным данным может иметь не только руководитель организации, ответственность за разглашение персональных данных предусмотрена и для работников организации. Например, согласно п. «в» ч. 6 ст. 81 ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по инициативе работодателя в случае разглашения охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой, служебной и иной), ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей, в том числе при разглашении персональных данных другого работника.
Закон о персональных данных в 2017 г. К сведению:
Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации утверждено Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 (далее – Положение).
Согласно п. 6 Положения лица, осуществляющие обработку персональных данных без использования средств автоматизации (в том числе сотрудники организации-оператора или лица, осуществляющие такую обработку по договору с оператором), должны быть проинформированы:
- о факте обработки ими персональных данных, обработка которых осуществляется оператором без использования средств автоматизации;
- о категориях обрабатываемых персональных данных;
- об особенностях и правилах осуществления такой обработки, установленных нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РФ, а также локальными правовыми актами организации (при их наличии).
|
Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке, осуществляемой без использования средств автоматизации |
Обработка персональных данных без использования средств автоматизации должна осуществляться таким образом, чтобы в отношении каждой категории персональных данных можно было определить места хранения персональных данных (материальных носителей) и установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ |
|
|
Необходимо обеспечивать раздельное хранение персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях |
||
|
При хранении материальных носителей должны соблюдаться условия, обеспечивающие сохранность персональных данных и исключающие несанкционированный доступ к ним. Перечень мер, необходимых для обеспечения таких условий, порядок их принятия, а также перечень лиц, ответственных за реализацию указанных мер, устанавливаются оператором |
К сведению:
Все документы, содержащие персональные данные работников, такие как личные дела, картотеки, учетные журналы, следует хранить в специально оборудованных шкафах или сейфах, которые запираются и опечатываются. Трудовые книжки работников нужно хранить в сейфе отдельно от личных дел.
Оформление согласия работника на передачу его персональных данных.
В соответствии со ст. 88 ТК РФ передача персональных данных работника третьей стороне без письменного согласия указанного работника не разрешается, за исключением предусмотренных законом случаев. Сразу перечислим ситуации, когда не требуется согласие работника на передачу его персональных данных.
|
Не требуется согласие работника на передачу его персональных данных |
Нормы законодательства |
|---|---|
|
Третьим лицам в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника |
Абзац 2 ст. 88 ТК РФ, абз. 1 п. 4 Разъяснений Роскомнадзора |
|
В ФСС, ПФР в объеме, предусмотренном законом |
Абзац 15 ч. 2 ст. 22 ТК РФ, п. 2 ст. 12 Федерального закона от 16.07.1999 № 165-ФЗ, п. 1, 2 ст. 9, п. 1, 2, 2.1, 3 ст. 11, абз. 2 ч. 2 ст. 15 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, п. 2 ст. 14 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, абз. 3 п. 4 Разъяснений Роскомнадзора |
|
В налоговые органы |
Подпункты 1, 2, 4 п. 3 ст. 24 НК РФ, абз. 5 п. 4 Разъяснений Роскомнадзора |
|
В военные комиссариаты |
Абзац 4 п. 1 ст. 4 Федерального закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ, пп. «г» п. 30, пп. «а» – «в», «д», «е» п. 32 Положения о воинском учете, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719, абз. 5 п. 4 Разъяснений Роскомнадзора |
|
По запросу профессиональных союзов в целях контроля за соблюдением трудового законодательства работодателем |
Абзац 5 ч. 6 ст. 370 ТК РФ, п. 1 ст. 17, п. 1 ст. 19 Федерального закона от 12.01.1996 № 10-ФЗ, абз. 5 п. 4 Разъяснений Роскомнадзора |
|
По мотивированному запросу органов прокуратуры |
Пункт 1 ст. 22 Федерального закона от 17.01.1992 № 2202-1, абз. 7 п. 4 Разъяснений Роскомнадзора |
|
По мотивированному требованию правоохранительных органов и органов безопасности |
Статья 6 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ, п. 4 ч. 1 ст. 13 Федерального закона от 07.02.2011 № 3-ФЗ, п. «м» ч. 1 ст. 13 Федерального закона от 03.04.1995 № 40-ФЗ, абз. 7 п. 4 Разъяснений Роскомнадзора |
|
По запросу от государственных инспекторов труда при осуществлении ими надзорно-контрольной деятельности |
Абзац 3 ч. 1 ст. 357 ТК РФ, абз. 7 п. 4 Разъяснений Роскомнадзора |
|
В органы и организации, которые должны быть уведомлены о тяжелом несчастном случае, в том числе со смертельным исходом |
Абзац 5 ст. 228 ТК РФ. Перечень оповещаемых органов и сроки направления извещений о несчастном случае установлены ст. 228.1 ТК РФ |
|
В случаях, связанных с исполнением работником должностных обязанностей, в том числе при направлении в командировку |
Части 5 – 5.2 ст. 11 Федерального закона от 09.02.2007 № 16-ФЗ, п. 19 Правил предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085, абз. 2 п. 2 Постановления Правительства РФ № 1085, абз. 4 п. 4 Разъяснений Роскомнадзора |
|
Для предоставления сведений в банк, обслуживающий банковские карты работников, при условии что в договоре о выпуске карт (коллективном договоре, локальном нормативном акте организации) содержится пункт о праве работодателя передавать персональные данные работников либо работодатель действует на основании доверенности на представление интересов работников |
Абзац 10 п. 4 Разъяснений Роскомнадзора |
Во всех остальных случаях передача персональных данных производится с письменного согласия работника, из которого должно быть ясно, кому будут передаваться его персональные данные и с какой целью.
Кроме того, работодатель обязан предупредить лиц, получающих персональные данные, о том, что данные сведения могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что данное правило соблюдено.
Контроль и надзор за обработкой персональных данных.
Контроль и надзор за обработкой персональных данных работников осуществляются в соответствии с гл. 5 Федерального закона № 152-ФЗ.
К сведению:
Уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, на который возлагается обеспечение контроля и надзора за соответствием обработки персональных данных, является федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по контролю и надзору в сфере информационных технологий и связи. В настоящее время это Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) (Постановление Правительства РФ от 16.03.2009 № 228 «О Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций»).
С учетом поправок, внесенных Федеральным законом № 16-ФЗ , с 01.03.2017 деятельность Роскомнадзора в сфере обработки персональных данных отнесена к государственному контролю и надзору. Теперь Роскомнадзор защищает права субъектов персональных данных – физических лиц и будет проводить проверки организаций и предпринимателей (операторов персональных данных), а также контролировать обработку персональных данных иными операторами. Порядок проведения проверок и других контрольных мероприятий определяет Правительство РФ (ч. 1, 1.1 ст. 23 Федерального закона № 152-ФЗ).
Уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных рассматривает обращения субъекта персональных данных о соответствии содержания его персональных данных и способов их обработки целям обработки таких данных и принимает соответствующее решение.
Работодателю следует ознакомиться с положениями Приказа Минкомсвязи РФ от 14.11.2011 № 312, которым утвержден Административный регламент по исполнению данной службой функций по осуществлению государственного контроля (надзора) за правильностью обработки персональных данных. Предметом контроля являются:
- документы, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных;
- информационные системы персональных данных;
- деятельность по их обработке.
Привлечение к административной ответственности за персональные данные.
Согласно ст. 90 ТК РФ лица, виновные в нарушении положений законодательства РФ в области персональных данных при обработке персональных данных работника, привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, а также к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности в порядке, предусмотренном федеральными законами.
Пунктом 2 ст. 23 Федерального закона № 152-ФЗ установлено, что уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных имеет право привлекать к административной ответственности лиц, виновных в нарушении положений этого закона. Размер административной ответственности за нарушение закона о персональных данных предусмотрен ст. 13.11 КоАП РФ.
Федеральным законом № 13-ФЗ ст. 13.11 КоАП РФ изложена в новой редакции. В частности, детализирован перечень нарушений в области персональных данных и увеличен размер административной ответственности за них. Новая редакция этой статьи начнет применяться 1 июля 2017 года.
Ответственность за персональные данные. К сведению:
До начала действия поправок ст. 13.11 КоАП РФ предусмотрено, что нарушение требований гл. 14 ТК РФ, Федерального закона № 152-ФЗ, Федерального закона № 27-ФЗ и других законов, определяющих порядок сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (их персональных данных), влечет предупреждение или наложение административного штрафа:
- на должностных лиц – в размере от 500 до 1 000 руб.;
- на юридических лиц – в размере от 5 000 до 10 000 руб.
Начиная с 01.07.2017 предусмотрена следующая административная ответственность за нарушения закона о персональных данных.
|
Вид нарушения |
Размер штрафа, руб. |
|
|---|---|---|
|
Для юридических лиц |
Для должностных лиц |
|
|
Обработка персональных данных в случаях, не предусмотренных законодательством РФ в области персональных данных, либо их обработка, несовместимая с целями сбора персональных данных, за исключением случаев, указанных ниже, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния |
От 30 000 до 50 000 |
От 5 000 до 10 000 |
|
Обработка персональных данных без согласия в письменной форме субъекта персональных данных на их обработку в случае, когда такое согласие должно быть получено в соответствии с законодательством РФ в области персональных данных, если эти действия не содержат уголовно наказуемого деяния |
От 15 000 до 75 000 |
От 10 000 до 20 000 |
|
Обработка персональных данных с нарушением установленных законодательством РФ в области персональных данных требований к составу сведений, отражаемых в согласии субъекта персональных данных на их обработку в письменной форме |
От 15 000 до 75 000 |
От 10 000 до 20 000 |
|
Невыполнение предусмотренной законодательством РФ в области персональных данных обязанности по опубликованию документа, определяющего политику оператора в отношении обработки персональных данных, или сведений о реализуемых требованиях к защите персональных данных либо обеспечению иным образом неограниченного доступа к ним |
От 15 000 до 30 000 |
От 3 000 до 6 000 |
|
Невыполнение предусмотренной законодательством РФ в области персональных данных обязанности по предоставлению субъекту персональных данных информации, касающейся обработки его персональных данных |
От 20 000 до 40 000 |
От 4 000 до 6 000 |
|
Невыполнение оператором в сроки, установленные законодательством РФ в области персональных данных, требования субъекта персональных данных или его представителя либо уполномоченного органа по защите прав субъектов персональных данных об уточнении персональных данных, их блокировании или уничтожении в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки |
От 25 000 до 45 000 |
От 4 000 до 6 000 |
|
Невыполнение оператором при обработке персональных данных без использования средств автоматизации обязанности по соблюдению условий, обеспечивающих в соответствии с законодательством РФ в области персональных данных сохранность персональных данных при хранении материальных носителей персональных данных и исключающих несанкционированный доступ к ним, если это повлекло неправомерный или случайный доступ к персональным данным, их уничтожение, изменение, блокирование, копирование, предоставление, распространение либо иные неправомерные действия в отношении персональных данных, при отсутствии признаков уголовно наказуемого деяния |
От 25 000 до 50 000 |
От 4 000 до 10 000 |
|
Невыполнение оператором, являющимся государственным или муниципальным органом, предусмотренной законодательством РФ в области персональных данных обязанности по обезличиванию персональных данных либо несоблюдение установленных требований или методов по их обезличиванию |
От 3 000 до 6 000 |
|
Уголовная ответственность.
Уголовная ответственность за нарушение неприкосновенности частной жизни установлена в ст. 137 УК РФ.
Частью 2 данной статьи предусмотрено, что незаконные сбор или распространение сведений о частной жизни лица, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются:
- либо штрафом в размере от 100 000 до 300 000 руб. или в размере заработной платы (иного дохода осужденного) за период от одного года до двух лет;
- либо лишением права занимать определенные должности или осуществлять определенную деятельность на срок от двух до пяти лет;
- либо принудительными работами на срок до четырех лет с лишением права занимать определенные должности или осуществлять определенную деятельность на срок до пяти лет или без такового;
- либо арестом на срок до шести месяцев, лишением свободы на срок до четырех лет с лишением права занимать определенные должности или осуществлять определенную деятельность на срок до пяти лет.
Возмещение морального вреда.
Согласно ст. 24 Федерального закона № 152-ФЗ лица, виновные в нарушении требований этого нормативного правового документа, несут предусмотренную законодательством РФ ответственность.
Моральный вред, причиненный субъекту персональных данных вследствие нарушения его прав, нарушения правил обработки персональных данных, установленных данным законом, а также требований к защите персональных данных, подлежит возмещению в соответствии с законодательством РФ. Возмещение морального вреда осуществляется независимо от возмещения имущественного вреда и понесенных субъектом персональных данных убытков.
* * *
В заключение перечислим основные обязанности работодателя, которые он должен исполнять при работе с персональными данными:
- разработать и принять локальные нормативные акты, регламентирующие порядок хранения и использования персональных данных работников;
- назначить лицо, ответственное за организацию обработки персональных данных;
- установить перечень лиц, осуществляющих обработку персональных данных либо имеющих к ним доступ;
- установить перечень мест хранения документации, являющейся носителем персональных данных работников, а также перечень мер, необходимых для обеспечения сохранности персональных данных, порядок их принятия;
- ознакомить работников под подпись с положением об организации работы с персональными данными;
- брать письменное согласие работников на обработку персональных данных, которое должно быть конкретным и информированным и содержать в себе именно те сведения, на которые работники дают согласие для обработки, а также согласие для передачи своих персональных данных третьим лицам с указанием этих лиц;
- направлять в Роскомнадзор уведомление об обработке персональных данных работников в случаях, предусмотренных законодательством РФ.
За неисполнение названных требований законодательства работодатель может быть привлечен к административной ответственности, а в отдельных случаях – и к уголовной.
Разъяснения Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве», опубликованы на сайте http://www.rsoc.ru 24.12.2012.
Федеральный закон от 22.02.2017 № 16-ФЗ «О внесении изменений в главу 5 Федерального закона «О персональных данных» и статью 1 Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».
Административный регламент исполнения Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций государственной функции по осуществлению государственного контроля (надзора) за соответствием обработки персональных данных требованиям законодательства РФ в области персональных данных, действует в редакции от 24.11.2014.
С. Е. Нестеров,
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКА
I. Общие положения
Персональные данные работника - это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
Персональные данные работника содержатся в основном документе персонального учета работников - личном деле работника.
Личное дело работника состоит из следующих разделов:
1) анкетно-биографические и характеризующие материалы, к которым относятся:
Заявление о приеме на работу (не обязательно),
Листок по учету кадров,
Паспорт (копия),
Военный билет, приписное свидетельство (копия),
Документы об образовании (копия),
Свидетельство о регистрации в налоговом органе (ИНН) (копия),
Пенсионное удостоверение (для пенсионеров) (копия),
Свидетельство о рождении детей (копия),
Свидетельство о заключении брака (копия),
Документ о праве на льготы (копия),
Результаты медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей (для категории работников моложе 18 лет; поступающих на работу с вредными и (или) опасными условиями труда, на тяжелые работы; поступающих на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств; заявление работника о приеме на работу),
Трудовой договор,
Документы, связанные с переводом и перемещением работника (заявления работника и т.п.),
Аттестационные листы,
Заявление работника об увольнении,
Копия приказа об увольнении,
Личная карточка формы N Т-2,
Другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным;
2) дополнительные материалы, к которым относятся:
Расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также о его правах и обязанностях в этой области,
Фотографии,
Дополнение к личному делу,
Другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным.
В личное дело работника включается также опись всех документов, находящихся в деле.
II. Получение персональных данных работника
Получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
Все персональные данные работника получают у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.
Не допускается получение и обработка персональных данных работника о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, а также о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ.
При принятии решений относительно работника на основании его персональных данных не допускается использование данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.
В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции РФ возможны получение и обработка данных о частной жизни работника только с его письменного согласия.
III. Формирование и ведение личных дел
Личное дело работника формируется после издания приказа о его приеме на работу.
Первоначально в личное дело группируются документы, содержащие персональные данные работника, в порядке, отражающем процесс приема на работу: кадровая справка; заявление работника о приеме на работу; листок по учету кадров; результат медицинского обследования на предмет годности к осуществлению трудовых обязанностей; расписка работника об ознакомлении с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также о его правах и обязанностях в этой области; расписка работника об ознакомлении его с локальными нормативными актами организации; дополнение к личному делу; внутренняя опись.
Все документы личного дела подшиваются в обложку.
К каждому личному делу прилагается фотография работника (без головного убора, размер 3 x 4 см). На оборотной стороне фотографии указываются фамилия, имя, отчество работника.
В каждом разделе личного дела ведется внутренняя опись, куда заносятся наименования всех документов, дата их включения в дело, количество листов, а также дата изъятия документа из дела с указанием лица, изъявшего документ, и причины изъятия. В случае временного изъятия документа вместо него вкладывается лист-заменитель. Изъятие документов из личного дела производится исключительно с разрешения специалиста по кадрам. Внутренняя опись подписывается лицом, ее составившим, с указанием даты составления.
Все документы, поступающие в личное дело, располагаются в хронологическом порядке.
Не допускается включать в личное дело документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет) сроки хранения, например, справки с места жительства и т.п.
Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.
Листок по учету кадров является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, семейном положении, месте прописки или проживания, выполняемой работе с начала трудовой деятельности и т.п. Листок по учету кадров заполняется работником самостоятельно при оформлении на работу.
При заполнении листка по учету кадров работник должен заполнять все его графы, на все вопросы давать полные ответы, не допускать исправлений или зачеркивания, прочерков, помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в его личных документах. Отрицательные ответы в графах листка по учету кадров записываются без повторения вопроса.
При заполнении графы "Образование" следует применять следующие формулировки: "высшее", "неполное высшее", "среднее специальное", "неполное среднее" - в зависимости от того, какой документ имеется у работника.
В графе "Семейное положение" перечисляются все близкие родственники (муж, жена, дочь, сын), проживающие совместно с работником. Указываются фамилия, имя, отчество и дата рождения каждого члена семьи.
В графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" отражаются сведения о работе в строгом соответствии с записями в трудовой книжке.
Все записи производятся в хронологическом порядке.
При заполнении листка по учету кадров используются следующие документы:
Паспорт;
Трудовая книжка;
Военный билет;
Документы об образовании;
Документы о присвоении ученой степени, ученого звания.
Листок по учету кадров подписывается лицом, принимаемым на работу, и специалистом по кадрам после сверки сведений, занесенных в анкету, с соответствующими документами и заверяется печатью отдела кадров.
Копии всех документов заверяются личной подписью специалиста по кадрам после сверки их с подлинниками документов.
Дополнение к личному делу - документ, в котором фиксируются сведения о перемещении работника по работе (дата вступления в должность и дата ухода с нее) с указанием причины перемещения ("Назначен с понижением в аттестационном порядке").
Дополнение к личному делу составляется специалистом по кадрам и не нуждается в заверении подписью либо печатью.
Личная карточка формы N Т-2 составляется специалистом по кадрам по унифицированной форме, содержит в себе сведения о персональных данных работника в полном соответствии с представленными документами. В случае обновления старая личная карточка изымается из раздела личного дела "Анкетно-биографические и характеризующие материалы", приобщается к "Дополнительным материалам" и заменяется новой. Личная карточка подписывается специалистом по кадрам.
В дальнейшем личное дело пополняется документами, возникающими в процессе трудовой деятельности работника, к которым относятся:
Аттестационные листы;
Копии документов об утверждении в должности;
Другие характеризующие и дополняющие материалы, перечисленные в разделе I настоящего Положения.
Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника. Изменения, вносимые в личное дело, должны быть подтверждены соответствующими документами.
Специалист по кадрам получает от принимаемого на работу работника документы, проверяет полноту их заполнения и правильность указываемых сведений в соответствии с предъявленными документами.
IV. Права и обязанности работника в области защиты
его персональных данных
Работник обязуется предоставлять персональные данные, соответствующие действительности.
Работник имеет право:
На полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
На свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ;
На определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
На доступ к относящимся к нему медицинским данным с помощью медицинского специалиста по своему выбору;
На требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии с соответствующим обоснованием такого несогласия. Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
На требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
На обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите его персональных данных.
V. Учет, хранение и передача персональных данных работника
Личные дела, в которых хранятся персональные данные работников, являются документами "Для внутреннего пользования".
Личное дело регистрируется, о чем вносится запись в журнал учета личных дел. Журнал содержит следующие графы:
Порядковый номер личного дела;
Фамилия, имя, отчество сотрудника;
Дата постановки дела на учет;
Дата снятия дела с учета.
В кадровой службе (отделе) хранятся личные дела работников, работающих в настоящее время. Для этого используются специально оборудованные шкафы или сейфы, которые запираются и опечатываются. Личные дела располагаются в порядке согласно их номерам либо в алфавитном порядке.
После увольнения работника в личное дело вносятся соответствующие документы (заявление о расторжении трудового договора, копия приказа о расторжении трудового договора), составляется окончательная опись, само личное дело оформляется и передается для хранения.
Личные дела работников, уволенных из организации, хранятся в архиве организации в алфавитном порядке.
Не допускается:
Сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных законодательством РФ;
Сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
Запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.
Доступ к персональным данным работников разрешается только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций.
При передаче персональных данных работника третьим лицам необходимо предупреждать их о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Исключение составляет обмен персональными данными работников в порядке, установленном законодательством РФ.
Передача персональных данных работника в пределах одной организации осуществляется в соответствии с локальными нормативными актами данной организации.
Передача персональных данных работника его представителям осуществляется в порядке, установленном в организации. Объем передаваемой информации ограничивается только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.