Этот сотрудник обеспечивает и контролирует:
- укомплектованность компании рабочими необходимых специальностей;
- адаптацией сотрудников;
- обучением, повышением квалификации и многими другими задачами.
Должностная инструкция составляется по . Этот документ используется при создании инструкций всех специалистов службы персонала в целом. Основную задачу начальника отдела кадров стандарт определяет как обеспечение эффективного функционирования системы управления кадрами для достижения целей, поставленных организацией.
В нашем материале вы можете ознакомиться с должностной инструкцией, составленной по ЕКС. Привести ее к соответствию стандарту можно самостоятельно, в зависимости от специфики предприятия и задач. Это вам позволит составить образец должностной инструкции начальника отдела кадров по профстандарту, который вы сможете использовать в работе. Он должен включать в себя:
- общие положения;
- квалификационные требования;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность.
Такое разделение содержания документа позволит удачно структурировать наполнение и учесть требования профстандарта для рассматриваемой должности. У нас вы можете скачать бесплатно должностную инструкцию начальника отдела кадров.
Требования к специалисту
Устанавливаются профстандартом или единым справочником и, как правило, содержат следующие квалификационные требования:
- 5 лет работы в сфере управления кадрами на руководящей должности;
- высшее образование и прохождение специальных курсов.
- хорошие управленческие навыки;
- знание специфики работы предприятия;
- знание трудового законодательства и нормативных документов;
- знание порядка ведения отчетности.
Профессиональные обязанности
Согласно профстандарту, основными функциями в работе этого сотрудника являются:
- разработка системы управления персоналом и внедрение ее на практике;
- ведение документооборота по управлению персоналом;
- стратегическое управление персоналом предприятия;
- прием, увольнение и перевод сотрудников;
- разработка должностных инструкций;
- проведение ;
- подготовка документов пенсионного страхования и социального обеспечения для сотрудников;
- анализ кадровой работы;
- ведение
Должностная инструкция начальника отдела кадров имеет свои нюансы. На должностные обязанности начальника отдела кадров влияет и размер компании, и особенности менеджмента, и наличие штата в подчинении. В одних компаниях начальник отдела кадров возглавляет всю с персоналом, в других - существует директор по персоналу, а начальник отдела кадров отвечает, в основном, за кадровое делопроизводство. Основные должностные обязанности, предусмотренные нашим образцом должностной инструкции начальника отдела кадров, - разработка кадровой политики, организация подбора и аттестации сотрудников, анализ кадровой работы.
Должностная инструкция начальника отдела кадров
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
Фамилия И.О. ________________
«________»_____________ ____ г.
1. Общие положения
1.1. Начальник отдела кадров относится к категории руководителей.
1.2. Начальник отдела кадров назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.3. Начальник отдела кадров подчиняется непосредственно заведующему лабораторией.
1.4. На время отсутствия начальника отдела кадров его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность начальника отдела кадров назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: высшее профессиональное образование, стаж работы по управлению персоналом не менее 3 лет.
1.6. Начальник отдела кадров должен знать:
- трудовое законодательство, другие законодательные и нормативные акты, регулирующие трудовые правоотношения;
- структуру компании, ее кадровую политику и стратегию развития;
- порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах;
- состояние рынка труда;
- системы и методы оценки персонала;
- кадровое делопроизводство;
- основы психологии и социологии труда.
1.7. Начальник отдела кадров руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом организации, Положением об отделе кадров, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности начальника отдела кадров
Начальник отдела кадров выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Определяет совместно с руководителями структурную подразделений текущую потребность в кадрах, принимает участие в разработке кадровой политики предприятия.
2.2. Возглавляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.
2.3. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов, совместно с руководителями подразделений организует их стажировку и адаптацию в компании.
2.4. Организует проведение аттестации сотрудников компании, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной проверке.
2.5. Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.
2.6. Организует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.
2.7. Контролирует ведение кадрового делопроизводства в компании.
2.8. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.
2.9. Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению.
2.10. Разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.
2.11. Обеспечивает составление установленной отчетности по учету персонала и работе с кадрами.
3. Права начальника отдела кадров
Начальник отдела кадров имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства компании, касающимися деятельности отдела кадров и работы с персоналом.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений предприятия по кадровым вопросам.
3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.5. Запрашивать от руководителей структурных подразделений предприятия, специалистов и рабочих необходимую для исполнения своих должностных обязанностей информацию.
3.6. Сообщать руководству компании о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
3.7. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения своих должностных обязанностей.
4. Ответственность начальника отдела кадров
Начальник отдела кадров несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Должностная инструкция начальника отдела кадров - один из самых важных кадровых документов на предприятии. Это связано с тем, что именно на человека, занимающего данный пост, в конечном итоге возлагается обязанность по комплектованию персонала организации. В нашей статье мы расскажем, что должна содержать такая инструкция и как она правильно составляется.
Зачем руководителю отдела кадров должностная инструкция?
Должностная инструкция — это документ, в котором описываются задачи, возложенные на лицо, занимающее определенную должность, а также его обязанности и права. Именно она позволяет четко определить, кто именно и чем именно должен заниматься на предприятии.
Зачем этот документ начальнику кадрового отдела? Казалось бы, его должностные обязанности и так всем известны: руководить кадровиками предприятия, принимать людей на работу, подписывать записи в трудовых книжках. Однако не все так просто…
В действительности кадровая служба занимается не только оформлением бумаг, которые требуются по трудовому законодательству, но и разработкой кадровой политики предприятия, размещением принятых молодых специалистов и рабочих по местам труда. Кроме того, в своей работе начальник кадровой службы может пересекаться и с руководством других отделов фирмы. К примеру, кто должен обеспечить прохождение сотрудниками аттестации — кадровик или начальник соответствующего отдела? Если четко не прописать это в инструкциях, может начаться путаница — а это снизит эффективность работы фирмы.
Кто должен разрабатывать инструкцию?
Инструкция по каждой должности обычно разрабатывается начальником соответствующего подразделения с участием работников кадровой и юридической служб. Однако как быть с должностной инструкцией начальника отдела кадров , непосредственным начальником которого является непосредственно руководство фирмы? Должен ли разработкой этого документа заниматься сам генеральный директор или это обязанность кого-то из его заместителей?
На практике это вопрос решается одним из следующих способов:
- Разработку поручают самому начальнику кадрового отдела. В конце концов, круг его обязанностей ему должен быть известен лучше всего. В результате инструкцию составляет сам начальник, при необходимости привлекая подчиненных.
- Инструкцию разрабатывает другой отдел (как правило, юридический). В этом случае документ составляется на базе КСД и трудового законодательства.
- Копируется готовая инструкция другого предприятия или вариант, скачанный с одного из интернет-ресурсов. Этот вариант неплох, особенно если на начальника отдела кадров руководство не возлагает никаких дополнительных обязанностей. Однако здесь может обнаружиться проблема, связанная с устареванием образцов и изменениями в законодательстве. В связи с этим любой взятый со стороны образец инструкции все равно должен быть проверен и пройти согласование со штатными кадровиками и юристами предприятия.
- Наконец (и это будет наилучшим вариантом), инструкцию может подготовить лично директор или его заместитель по персоналу. Правда, в этом случае он сам точно должен знать, какие обязанности нужно исполнять сотруднику на этой должности.
Как оформляется инструкция?
Инструкция, описывающая должностные полномочия начальника кадрового отдела, должна составляться по правилам ГОСТ Р 6.30-2003. Это означает, что в нее должны входить следующие части:
Не знаете свои права?
- Общая. В ней описываются основные задачи, требования по квалификации и основные акты, которыми следует руководствоваться лицу, занимающему должность.
- Функции. В ней закрепляется объем работ, которые должен выполнять начальник этого отдела.
- Должностные обязанности, установленные как законодательными актами, так и внутренними нормами предприятия.
- Полномочия (т. е. права, которыми наделяется начальник отдела).
- Ответственность за нарушение инструкции.
Дополнительно в документе может быть предусмотрена часть, посвященная субординации. Ее положения определяют, кому именно и по каким вопросам подчиняется начальник кадровой службы, а также от кого он может требовать исполнения своих распоряжений.
Что входит в задачи начальника кадровой службы?
В соответствии с КСД, утвержденным Минтруда РФ в 1998 году и регулярно обновляющимся, главными обязанностями начальника кадрового отдела являются следующие:
- Руководство работой по комплектованию штата сотрудниками нужных специальностей, имеющими соответствующую квалификацию.
- Ведение базы данных работников.
- Определение потребности в работниках сейчас и прогнозирование ее на будущее. С этой целью начальник должен изучать рынок специалистов, контактировать с муниципальной службой занятости, вузами, колледжами и ПТУ соответствующего профиля.
- Информирование работников о вакансиях, открывающихся внутри предприятия, передвижение работников на новые должности согласно их специальности, квалификации и личным качествам.
- Размещение в СМИ региона информации о вакансиях с целью привлечения новых сотрудников.
- Разработка кадровой стратегии совместно с руководством организации.
- Создание кадрового резерва.
- Организация аттестационных комиссий и проведения аттестации, а также воплощение ее решений в жизнь.
- Обеспечение подготовки страховых и пенсионных документов на сотрудников и т. п.
Полный перечень обязанностей начальника зависит от профиля предприятия, сферы, в которой оно работает, а также его финансового состояния. К примеру, при готовящемся массовом сокращении именно на начальника кадровой службы возлагается обязанность по подготовке необходимой документации и информированию работников. Кроме того, начальник руководит работой своего отдела: отдает обязательные для исполнения указания подчиненным, поощряет их и ставит вопрос об ответственности в случае нарушений.
Права начальника кадровой службы
Для того чтобы начальник мог исполнять возложенные на него задачи, он должен быть наделен соответствующими правами. Их тоже следует указать в инструкции. Обычно в перечень прав входят следующие:
- запрашивать и получать сведения, необходимые ему по работе, от руководства организации и ее подразделений;
- предлагать мероприятия, необходимые для улучшения работы с персоналом;
- вступать в контакт со сторонними организациями в тех случаях, когда это нужно для оперативного решения вопросов, вытекающих из служебных обязанностей, и т. п.
Кроме того, начальник отдела имеет все права и гарантии, которые установлены законодательством для наемных работников.
Требования к руководителю кадрового отдела
Конкретные требования к лицу, которое занимает должность начальника отдела кадров, устанавливаются руководством предприятия в соответствии с законодательством. Обычно предъявляются следующие требования:
- Знание нормативных актов, регулирующих вопросы взаимоотношений между работодателем и его сотрудниками. Нормы эти устанавливаются как законами, так и актами исполнительной власти (то есть правительством, Рострудом и т. д.).
- Владение методиками управления штатным составом.
- Знание особенностей предприятия (его организационной структуры, специализации и задач, установленных политикой организации).
- Владение методами анализа и оценки как рынка труда, так и профессионально-деловых качеств работников, уже трудоустроенных на предприятии.
- Умение организовать составление, ведение и хранение кадровой и табельной документации, учета кадровых перемещений и необходимой отчетности в сфере, относящейся к работе отдела.
- Владение современными технологиями, которые применяются в области работы с персоналом (АСУ и пр.).
- Знание норм, касающихся охраны и безопасности труда.
Дополнительно на крупных предприятиях от начальника отдела могут потребоваться знания в области психологии, экономики, профессиографии и т. д.
В связи с этим обычно на предприятиях устанавливают следующие требования к кандидату на должность начальника кадровой службы:
- диплом вуза по соответствующей специальности;
- рабочий стаж в кадровых службах не меньше 5 лет.
Однако эти требования не абсолютны, а скорее ориентировочны. К примеру, если на предприятии раньше не было отдела кадров, а сейчас создается, руководство им может быть возложено на самого опытного сотрудника из имеющихся, даже если его стаж работы меньше установленного срока.
Ответственность начальника кадров
Как и все сотрудники, руководитель кадрового отдела несет ответственность за нарушения, допущенные им в ходе работы. Ответственность наступает обычно в следующих случаях:
- при небрежном выполнении должностных обязанностей;
- причинении ущерба имуществу организации или работников;
- разглашении персональных данных людей, находящихся в штате предприятия;
- неисполнении законных указаний руководства предприятия.
Размеры ответственности устанавливаются законодательством и внутренними актами организации в тех пределах, когда эти акты не противоречат закону.
В отличие от рядовых сотрудников службы персонала, к ее руководителю, предъявляют особые требования к опыту работы и квалификации сотрудника. В статье - актуальная должностная инструкция руководителя службы персонала с учетом требований профстандарта и последних изменений. Останется только учесть специфику компании.
Скачайте полезный документ по теме:
Как составить должностную инструкцию руководителя службы персонала
Чтобы составить должностную инструкцию руководителя службы персонала, пропишите трудовую функцию сотрудника, требования к его знаниям и профессиональному опыту, перечень должностных обязанностей и ответственность сотрудника.
➤
В разделе «Общие положения» укажите:
- название должности в строгом соответствии со штатным расписанием;
- требования, предъявляемые к квалификации сотрудника;
- кто кому непосредственно подчиняется, например, генеральному директору;
- порядок, в котором назначаете или освобождаете от должности;
- есть ли подчиненные и их состав;
- кто замещает сотрудника в то время, когда он отсутствует, и кого он может замещать;
- перечень документов, которыми сотрудник обязан руководствоваться в своей деятельности.
Важно! В настоящее время к руководителю службы персонала применяются требования профстандарта «Специалист в области управления персоналом», утв. приказом Минтруда России № 691. В данном стандарте четко описан функционал и закреплены требования к образованию, уровню знаний, навыкам руководителя структурного подразделения – службы персонала, который занимается операционным управлением персоналом и подразделением организации.
Работодатель вправе решить сам, какой уровень образования и опыт работы должен быть у сотрудника на этой должности. В разделе «Должностные обязанности» перечислите все обязанности, которые возложили на сотрудника с соответствии с профстандартом или общероссийским классификатор занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст). Также можете использовать Квалификационный справочник (утв. постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37). Они содержат примерный перечень обязанностей различных должностей.
Весь перечень должностных инструкций по любой специальности, профессии или должности, ищите в Справочнике должностных инструкций от Системы Кадры
Открыть справочник
В разделе «Права» должностной инструкции пропишите перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает руководитель службы персонала в то время, когда исполняет свои должностные обязанности.
➤
В разделе «Ответственность» должностной инструкции конкретизируйте виды возложенной ответственности в зависимости от должностных обязанностей сотрудника. Если должностная инструкция – самостоятельный документ, утвердите ее приказом руководителя организации и знакомьте с ней сотрудников, которых принимаете на соответствующую должность, под подпись (ч. 3 ст. 68, ст. 57 ТК).
Приказ об утверждении должностной инструкции
Должностную инструкцию утвердите как самостоятельный документ или сделайте приложением к (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).
I. Общие положения
1. Начальник отдела кадров относится к категории руководителей.
2. На должность начальника отдела кадров назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по организации управления кадрами на инженерно-технических и руководящих должностях не менее 5 лет.
3. Назначение на должность начальника отдела кадров и освобождение от нее производится приказом директора предприятия.
4. Начальник отдела кадров должен знать:
4.1. Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом.
4.2. Трудовое законодательство.
4.3. Структуру и штаты предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития.
4.4. Кадровую политику и стратегию предприятия.
4.5. Порядок составления прогнозов, определения перспективной и текущей потребности в кадрах.
4.6. Источники обеспечения предприятия кадрами.
4.7. Состояние рынка труда.
4.8. Системы и методы оценки персонала.
4.9. Методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров.
4.10. Порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением.
4.11. Порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия.
4.12. Организацию табельного учета.
4.13. Методы учета движения кадров.
4.14. Порядок составления установленной отчетности.
4.15. Возможности использования современных информационных технологий в работе кадровых служб.
4.16. Основы психологии и социологии труда.
4.17. Передовой отечественный и зарубежный опты работы с персоналом.
4.18. Основы профессиографии.
4.19. Основы профориентационной работы.
4.20. Основы экономики, организации производства и управления.
4.21. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.
4.22. Работу компьютерной программы "АСУ-кадры".
4.23. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
6. Начальник отдела кадров подчиняется непосредственно директору предприятия.
7. На время отсутствия начальника отдела кадров (болезнь, отпуск, командировка, пр.) его права и обязанности переходят к его заместителю, а при отсутствии такового - лицу, назначенному приказом директора предприятия.
II. Должностные обязанности
Начальник отдела кадров:
1. Руководит работниками отдела а также структурными подразделениями (службами, группами, бюро, пр.), входящими в состав отдела кадров.
2. Возглавляет работу по комплектованию предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними внутренними условиями его деятельности, формированию и ведению банка данных о количественном и качественном составе кадров.
3. Организует разработку прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источниках ее удовлетворения на основе изучения рынка труда, установления прямых связей с учебными заведениями и службами занятости, контактов с предприятиями аналогичного профиля, информирования работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использования средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.
4. Принимает участие в разработке кадровой политики и стратегии предприятия.
5. Осуществляет работу по подбору, отбору и расстановке кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств, контролирует правильность использования работников в подразделениях предприятия.
6. Обеспечивает прием, размещение и расстановку молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью, совместно с руководителями подразделений организует проведение их стажировки и работы по адаптации к производственной деятельности.
7. Осуществляет планомерную работу по созданию резерва для выдвижения на основе таких организационных форм, как планирование деловой карьеры, подготовка кандидатов на выдвижение по индивидуальным планам, ротационное передвижение руководителей и специалистов, обучение на специальных курсах, стажировка на соответствующих должностях.
8. Организует проведение аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной проверке.
9. Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации.
10. Организует:
10.1. Своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.
10.2. Учет личного состава.
10.3. Выдачу справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
10.4. Хранение и заполнение трудовых книжек.
10.5. Ведение установленной документации по кадрам.
10.6. Подготовку материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям.
11. Обеспечивает подготовку документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения.
12. Проводит работу по обновлению научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы, внедрению современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем "АСУ-кадры" и автоматизированных рабочих мест работников кадровых служб, созданию банка данных о персонале предприятия, его своевременному пополнению, оперативному представлению необходимой информации пользователям.
13. Осуществляет методическое руководство и координацию деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия, контролирует исполнение руководителями подразделений законодательных актов и постановлений правительства, постановлений, приказов и распоряжений руководителя предприятия по вопросам кадровой политики и работы с персоналом.
14. Обеспечивает социальные гарантии трудящихся в области занятости, соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.
15. Проводит систематический анализ кадровой работы на предприятии, разрабатывает предложения по ее улучшению.
16. Организует:
16.1. Табельный учет, составление и выполнение графиков отпусков.
16.2. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего распорядка.
16.3. Анализ причин текучести кадров.
17. Разрабатывает мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.
18. Обеспечивает составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.
III. Права
Начальник отдела кадров вправе:
1. Знакомиться с проектами решений директора предприятия, касающимися деятельности отдела.
2. Вносить на рассмотрение директора предприятия предложения по улучшению деятельности предприятия (отдела).
3. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений предприятия по кадровым вопросам.
4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
5. Требовать от директора предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
6. Запрашивать от руководителей структурных подразделений предприятия, специалистов и рабочих необходимую информацию (отчеты, объяснения, пр.).
IV. Ответственность
Начальник отдела кадров несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.