Управленческий учет предназначен для представления фактического состояния дел на предприятии и, соответственно, принятия на основе данных управленческих решений. Это система таблиц и отчетов с удобной ежедневной аналитикой о движении денежных средств, прибылях и убытках, расчетах с поставщиками и покупателями, себестоимости продукции и т.п.
Каждая фирма сама выбирает способ ведения управленческого учета и нужные для аналитики данные. Чаще всего таблицы составляются в программе Excel.
Примеры управленческого учета в Excel
Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения.
Справочники
Опишем учет работы в кафе. Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы.
Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями.
Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них.
Удобные и понятные отчеты
Не нужно все цифры по работе кафе вмещать в один отчет. Пусть это будут отдельные таблицы. Причем каждая занимает одну страницу. Рекомендуется широко использовать такие инструменты, как «Выпадающие списки», «Группировка». Рассмотрим пример таблиц управленческого учета ресторана-кафе в Excel.
Учет доходов
Присмотримся поближе. Результирующие показатели найдены с помощью формул (применены обычные математические операторы). Заполнение таблицы автоматизировано с помощью выпадающих списков.
При создании списка (Данные – Проверка данных) ссылаемся на созданный для доходов Справочник.
Учет расходов
Для заполнения отчета применили те же приемы.
Отчет о прибылях и убытках
Чаще всего в целях управленческого учета используется отчет о прибылях и убытках, а не отдельные отчеты по доходам и расходам. Данное положение не нормируется. Поэтому каждое предприятие выбирает самостоятельно.
В созданном отчете для подсчета результатов используются формулы, автозаполнение статей с помощью выпадающих списков (ссылки на Справочники) и группировка данных.
Анализ структуры имущества кафе
Источник информации для анализа – актив Баланса (1 и 2 разделы).
Для лучшего восприятия информации составим диаграмму:
Как показывает таблица и рисунок, основную долю в структуре имущества анализируемого кафе занимают внеоборотные активы.
По такому же принципу анализируется пассив Баланса. Это источники ресурсов, за счет которых кафе осуществляет свою деятельность.
В настоящее время очень много компаний, в которых автоматизированы основные бизнес процессы, связанные с бухгалтерским, налоговым, кадровым, торговым, складским учетом на базе программных продуктов 1С или других систем. Однако довольно-таки часто эти процессы внедрены по принципу «лоскутной» автоматизации в разных конфигурациях/базах, что приводит к определенным трудностям в ведении управленческого учета.
Для успешного ведения управленческого учета необходимо получать актуальную и точную информацию от различных структур компании. Т.е. для принятия корректных и своевременных управленческих решений топ-менеджерам необходимо получать информацию от торговых и производственных подразделений, бухгалтерии, кадровых служб и т.д. Но просто получить достоверную информацию мало! Приходящая информация должна быть обработана, преобразована в вид, позволяющий сопоставить все данные из различных структур и предоставлена топ-менеджерам в удобочитаемом виде, позволяющем оценить результаты и принять решения, которые обеспечат рост компании.
В данной статье мы рассмотрим проект по консолидации нескольких систем с целью автоматизации управленческого учета. Компания EFSOL позиционирует себя как компания-интегратор, предлагающая различные программные решения в зависимости от потребностей клиентов, поэтому в данной статье, дабы не делать рекламу конкретному продукту, выбранному для реализации данного проекта, мы заменим его наименование на условное название «конфигурация «Управленческий учет».
Задачи управленческого баланса
Управленческий баланс является основным плановым и отчетным документом сводного бюджета, который содержит в себе данные об изменениях величины и структуры активов и источниках финансирования деятельности предприятия за бюджетный период.
Нет необходимости подробно описывать важность и функции управленческого баланса, напомним лишь основные его задачи:
Управление активами и обязательствами
Система управленческого учета позволяет управлять активами и обязательствами предприятия, что позволяет получать актуальную информацию о денежных средствах компании.
Прогнозирование финансового состояния
Прогнозирование осуществляется с целью оценки финансовых перспектив на определенный временной период и формирования на этой основе выводов и рекомендаций относительно выбора дальнейшей стратегии управления компанией.
Балансировка
Сбалансированность бюджета дает гарантию сохранности денежных средств и контроля их расхода.
Требования к управленческому балансу
Формирование управленческого баланса направлено на повышение эффективности управления финансовыми активами, а также решения важных бизнес-задач. Именно по этой причине структура баланса должна соответствовать четким требованиям:
Рисунок 1 - Требования к структуре управленческого баланса
Информация о компании заказчика
Заказчиком описываемого внедрения является торговая Группа компаний. В состав данной Группы компаний входит несколько аффилированных юридических лиц.
Основной тип деятельности компании – торговля оборудованием.
Сопутствующая деятельность - услуги по подбору, доставке, установке и настройке поставляемого оборудования.
Предпосылки проекта
Предпосылками для запуска данного проекта являлись следующие факторы:
Таблица 1 - Предпосылки для запуска автоматизации формирования управленческих отчетов
| Название | Описание |
| «Лоскутная» автоматизация | используется несколько конфигураций, в каждой из которых хранятся данные только по определенному участку учета |
| Отсутствие оперативной управленческой отчетности в режиме онлайн | используемые программные продукты не предоставляют возможности получать актуальную консолидированную управленческую отчетность |
| Значительные потери времени при подготовке управленческих отчетов | сбор и обработка информации для управленческих отчетов выполняется вручную, на что уходит много времени и приводит к появлению дополнительных ошибок, связанных с человеческим фактором |
| Отсутствие полной картины финансово-экономического состояния предприятия | данные в различных системах имеют разные форматы и хранятся в разных информационных базах, что не дает возможности консолидировать их в единый отчет для общей оценки картины финансово-экономического состояния |
| Отсутствие удобного инструмента для бизнес-анализа деятельности компании | при формировании управленческой отчетности вручную отсутствует возможность формирования отчетов с актуальной информацией и применением различных группировок и отборов, необходимых на текущий момент |
Цели и задачи, поставленные заказчиком
Цель проекта
Создание системы «Управленческого учета» на базе внедряемой и используемых в данный момент систем.Задачи проекта
- Усовершенствование системы учета и отчетности.
- Получение оперативной отчетности без значительной потери времени на ее подготовку.
- Консолидация данных с разрозненных источников.
- Трансформация оперативных отчетов в управленческие.
- Регламентирование участка «Бюджетирования» и «Казначейства».
Выбор программного продукта (ПП)
Автоматизация финансовой деятельности - процесс сложный, однако без автоматизированной системы управленческого учета топ-менеджерам компании будет сложно принимать своевременные обоснованные и верные управленческие решения.
В случае если финансовое планирование ведется вручную с помощью электронных таблиц (например в MS Excel), то планирование очень сложно будет представить в единой системе. Влияние человеческого фактора будет сказываться на оперативности и точности анализа, что может привести к существенным ошибкам при принятии важных решений. Исходя из этого, с уверенностью можно сказать, что для анализа и ведения финансового учета, необходимо автоматизированное решение с определенным набором инструментов.
Перечень ПП, решающих поставленные заказчиком задачи
Для решения поставленных задач были рассмотрены несколько конфигураций, имеющих возможность работы с управленческой отчетностью и Бюджетированием:
- 1С:Консолидация 8 ПРОФ;
- 1С:Управление производственным предприятием;
- 1С:ERP Управление предприятием;
- 1С:Предприятие 8. Консолидация;
- 1С:Предприятие 8. Управление корпоративными финансами;
- ИНТАЛЕВ:Корпоративный менеджмент 7;
- Конфигурация «Управленческий учет» (см.п.1).
Обоснование выбора конкретного ПП
Основываясь на требованиях заказчика к системе и собственном опыте внедрений компании EFSOL, а так же опыте других компаний-интеграторов, являющихся партнерами 1С, из рассматриваемого списка программных решений было выбрано решение «Управленческий учет» (имеющее статус «1С-совместимо»).
Причины выбора данного решения
В выбранной конфигурации присутствуют:
- развитые модули управленческого учета, Бюджетирования и Казначейства;
- большое количество готовых к использованию механизмов и отчетных форм сгруппированных в АРМ (автоматизированные рабочие места), что достаточно удобно для работы простых пользователей;
- возможность настройки большинства отчетов и бизнес-процессов непосредственно самими пользователями без вмешательства программистов;
- бесшовная интеграция с рядом типовых решений 1С (БП 3.0, УТ 11, КА 1.1, УПП 1.3 и др.);
- возможность обмена данными с другими конфигурациям (например с несколькими базами данных заказчика на основе конфигурации 1С:Управление торговлей 10.3).
Так же немаловажную роль в выборе программного решения сыграли средняя трудоемкость и средние сроки внедрения по опыту реализованных ранее, компанией EFSOL и другими партнерами 1С, проектов и количество официально зарегистрированных компанией 1С завершенных внедрений рассматриваемых программных продуктов.
Предложенные решения
Описание методологии получения фактических данных
В разрабатываемой информационной системе происходит обмен данными между несколькими базами: две базы с исходными данными – конфигурация 1С:Управление торговлей 8.1 (далее называемые «Основная база» и «База 2») и база-получатель – конфигурация «Управленческий учет».
На рисунке 2 показана блок-схема информационных потоков в разработанной системе.
Рисунок 2 - Общая блок-схема информационных потоков в разработанной системе
Как видно на схеме, из «Основной базы» и «Базы 2» в базу «Управленческий учет» поступают фактические данные. Нашими специалистами были разработаны правила обмена данными между конфигурациями, которые позволят по настроенному расписанию ежедневно собирать данные из баз источников в базу-приемник. Так как объемы данных велики, то с целью сохранения высокой производительности системы в рабочее время, обмены данными производятся в ночное время и утром пользователи уже имеют актуальные данные.
Данные в базах-источниках имеют различную структуру, поэтому специалистами EFSOL были разработаны «правила трансляции», «запросы» и «источники», позволяющие преобразовать имеющуюся информацию и получить возможность их анализа с помощью разработанных специалистами EFSOL отчетов.
С помощью разработанных правил трансляций и источников получаемые из баз 1С:Управление торговлей данные преобразовываются и распределяются по статьям бюджетов, и записываются в регистры бюджетирования. По данным из регистров бюджетирования с помощью разработанных отчетов можно эти данные увидеть уже в удобном для анализа виде, с возможностью использовать различные отборы и группировки, т.е. можно получать данные по отдельным подразделениям компании, по отдельным статьям бюджетов, заказам и т.д.
Методика настройки
Для ведения управленческого учета специалистами EFSOL были настроены все типовые справочники и аналитики системы, необходимые для ведения управленческого учета, а так же разработаны бюджеты БДР и БДДС, данные по которым используются для формирования главного отчета разрабатываемой системы – «Управленческий баланс» и отчетов, формируемых на его основании.
Для функционирования данных бюджетов были разработаны и настроены :
- Структура бюджетов БДР и БДДС – наборы статей, необходимые для анализа топ-менеджерами собранных данных в нужных разрезах.
- План счетов Бюджетирования, позволяющий делать движения средств по регистрам бюджетирования и формировать нужные данные по БДР и БДДС.
- Соответствие статей БДДС, статьям ДДС, указываемым заказчиком в используемых в данный момент базах-источниках – для сбора фактических данных из документов, сформированных в базах 1С:Управление торговлей.
- Соответствия статей БДР статьям БДДС.
- Соответствие плана счетов Бюджетирования, Бухгалтерскому плану счетов – для получения фактических данных Бухгалтерского учета в управленческом учете.
- Отчеты по БДР и БДДС, позволяющие в разрезе нужных аналитик и группировок увидеть полученную информацию.
Для ведения управленческого учета, в рамках данного проекта были разработаны следующие отчеты:
- Отчет «Управленческий баланс».
Управленческий баланс имеет форму двусторонней таблицы, которая содержит в себе активы (требования и вложения) и пассивы (обязательства и капитал), однако форма управленческого баланса не установлена законодательством РФ, поэтому статьи актива и пассива определяются индивидуально, с учетом специфики деятельности каждого предприятия.
Данные в форму управленческого баланса попадают из плана счетов бюджетирования полученные при трансляции с оборотов по бюджетам (при проведении документа «Получение фактических данных») бюджета движения денежных средств, бюджета доходов и расходов, технических статей (движения товаров) и механизма закрытия счетов.
Для формирования необходимых данных были разработаны следующие правила:
- Основные средства и нематериальные активы.
- Учет инвестиций в ОС.
- Отражение операций по учету ОС НМА в плане счетов бюджетирования.
- Дебиторская задолженность.
- Денежные средства.
- Товары на складе.
- Кредиты и займы.
- Обязательства.
- Капитал.
- Резервы.
Отчет о прибылях и убытках отражает финансовые результаты деятельности организации за отчетный период и аналогичный период предыдущего года.
Получение данных в отчет о прибылях и убытках происходит при трансляции данных полученных при проведении документа «Получение фактических данных» по источникам ДДС. Правила сбора данных для отчета были сформированы в соответствии с полученной от заказчика информацией и реализованы в конфигурации «Управленческий учет» с помощью типовых инструментов с незначительными доработками функционала.
Рисунок 3 - Отчет о прибылях и убытках
Валовая прибыль для данного отчета рассчитывается с учетом Затрат на сервис, Затрат на списание, Затрат на логистику, Стоимости финансирования, Валовой прибыли по бренду и др. (в соответствии с алгоритмом, утвержденным заказчиком).
Рисунок 4 - Отчет по валовой прибыли с учетом всех затрат
Отчет построен по статьям верхнего уровня управленческого баланса. Суммовые значения статей выводятся в различных валютах. Данные, которые наполняют отчет, собраны по счетам плана счетов бюджетирования по правилам, согласованным с заказчиком.
Рисунок 5 - Отчет «Сводная валютная позиция под риском»
Методика проверки
Для сверки данных нашей компанией был разработан «Отчет по трансляциям», позволяющий сопоставить данные между статьями, счетами и большим количеством других аналитик.
Рисунок 6 - «Отчет по трансляциям»
Методика использования
Для формирования фактических данных, необходимых для получения отчета, используется типовой документ «Получение фактических данных». В данном документе пользователю необходимо выбрать нужный источник данных (заранее настроенный специалистами EFSOL), указать нужный период сбора данных и сохранить полученные результаты.
Для получения необходимых отчетов пользователь выбирает из списка нужный отчет (все разработанные отчеты вынесены в отдельный пункт меню системы), задать нужный период, включить нужные отборы (если они необходимы) и нажать на кнопку «сформировать».
Выявленные сопутствующие проблемы
В ходе обследования компании в рамках предпроектных работ, был выявлен ряд проблем, влияющих на точность сбора информации и получение управленческой отчетности:
- При проведении взаиморасчетов с поставщиками и покупателями очень часто часть документов по взаиморасчетам оформляется с большим опозданием или вовсе не оформляется в 1С. В текущей системе немало незакрытых заказов, по которым созданы записи, но они не закрыты и висят в системе.
- В первичных документах в базах-источниках очень часто выбраны неверные статьи ДДС или статьи затрат, что приводит к ошибкам при трансляции фактических данных в базу-получатель.
- В конфигурациях заказчика 1С:Управление торговлей используется нетиповой доработанный функционал, что делает невозможным использовать типовые правила обмена данными и требует разработки дополнительных нетиповых правил обмена и трансляций.
- В базах-источниках часто не совпадают бухгалтерские проводки / статьи оборотов и т.д. по связанным документам.
- Для формирования данных по бухгалтерскому и управленческому учетам используются различные курсы валют.
- В базах-источниках отсутствует ряд данных, необходимых для ведения управленческого учета, что приводит к невозможности получения корректных данных и верной отчетности без их дозаполнения.
- В двух базах-источниках учет по одним и тем же статьям ведется по различным правилам.
- В текущей системе довольно много задублированных данных, таких как Номенклатура, Контрагент, Договор и т.д.
- Очень часто в период действия договора меняются его условия, что приводит к ошибкам при ведении учета.
- Не используются стандартные механизмы выравнивания остатков по периодам.
Все эти проблемы требуют разработки дополнительных мероприятий по их исправлению, прежде чем новая система будет введена в эксплуатацию.
Таким образом помимо технической стороны вопроса, т.е. непосредственно разработки новой системы, в рамках данного проекта проводились были разработаны рекомендации по оптимизации учета, ведущегося организациями Группы компаний заказчика на текущий момент.
Результаты внедрения разработанных решений
В результате внедрения данного проекта заказчик получил:
- Оптимизацию и регламентирование ведения учета в используемых информационных системах.
- Консолидацию данных из нескольких систем.
- Автоматизацию модулей «Бюджетирования» и «Казначейства» с использованием новой информационной системы, с широкими возможностями и удобным интерфейсом.
- Механизмы, обеспечивающие получение актуальной информации по бухгалтерскому и управленческому учетам и проведения их анализа.
- Значительное уменьшения трудоемкости сбора данных, необходимых для управления компанией и механизмы автоматической трансформации собранной информации в вид, необходимый для анализа и принятия управленческих решений.
- Значительное уменьшение количества ошибок, получаемых при ручном формировании управленческой отчетности.
- Удобный инструмент для работы управленческими данными в виде отчетов:
- Отчет «Управленческий баланс».
После внедрения автоматизированной системы управленческого учета, произошли следующие изменения:
Нужен эффективный инструмент для ведения управленческого учета?
Наши специалисты помогут подобрать лучшее решение
для Ваших задач!
Получить консультацию
Управленческий баланс – это бесполезная трата времени для финансиста или эффективный инструмент управления компанией? Зачем он нужен, если есть бухгалтерская отчетность? Как его составить? Ищите ответы в статье.
Что такое управленческий баланс?
Управленческий баланс – это аналог бухгалтерского баланса, составленный по данным управленческого учета. Он так же, как и бухгалтерский, содержит данные об активах и пассивах компании, разбитых на статьи учета. Аналогично бухгалтерскому балансу он взаимосвязан с отчетом о прибылях и убытках и отчетом о движении денежных средств.
Управленческий баланс делают специалисты финансовых служб под контролем финансового директора. Но пользоваться им должен не только финансовый директор, иначе пропадает весь смысл ведения управленческой отчетности. Главными пользователями управленческого баланса должны стать генеральный директор, совет директоров и, конечно, собственники бизнеса.
Скачайте и возьмите в работу :
Пошаговое руководство по составлению управленческого баланса
Шаг 1. Сформируйте структуру баланса
Если в вашей компании управленческий учет внедряется с нуля, то вы должны проделать полный объем предварительной работы, создав управленческий план счетов в необходимых именно вам разрезах и все формы управленческой отчетности – отчет о прибылях и убытках, ОДДС, баланс ().
Если же управленческий учет вы ведете в том или ином виде, то можно ограничиться составлением формы отчета – баланс и мэппингом плана счетов на него.
Важно помнить, что единожды составив структуру баланса, вам будет трудно поменять ее в будущем, так как уже накопленная информация будет «висеть» по старым счетам. Поэтому подойдите к составлению структуры баланса максимально ответственно. Можно привлечь к проекту других руководителей, выяснив их пожелания по разрезам ведения учета.
В общем виде управленческий баланс выглядит так же, как и бухгалтерский.
Рисунок . Пример составления управленческого баланса предприятия
У него есть разделы внеоборотные и оборотные активы, краткосрочные и долгосрочные обязательства, собственный капитал. А вот дальше начинаются различия.
Например, запасы, обозначенные в бухгалтерском балансе одной строкой, вы можете разбить на запасы сырья, материалов, готовой продукции, на производственном складе, на складах торговых точек, по группам номенклатуры и так далее.
Дебиторскую и кредиторскую задолженность можно включать в баланс по срокам задолженности, по признакам внешних и внутренних контрагентов группы и т.д.
В общем, идею первого шага вы усвоили.
Шаг 2. Определите аналитики учета
Самое главное, с чем стоит определить на шаге 2 – это по каким бизнес-еденицам вы планируете составлять управленческий баланс. Например, это будут региональные обособленные подразделения, компания в общем и группа компаний.
В таком случае каждая транзакция должна будет сопровождаться аналитикой регионального обособленного подразделения, которые в свою очередь входят в компанию и так далее.
Подумайте над другими аналитиками, которые понадобятся вам в будущем для принятия управленческих решений: группа продуктов, направление бизнеса, географическая составляющая.
В отличие от структуры баланса, аналитики вы всегда сможете добавить еще, или объединить ненужные в одну
Шаг 3. Сделайте мэппинг
Этот шаг является обязательным при использовании ПО для автоматизации управленческого учета. Но он является совсем не лишним, даже если вы ведете учет упрощенно в Excel.
Мэппинг – это назначение счета учета и аналитики для каждой хозяйственной операции, а также назначение строки в финансовой отчетности каждому счету учета. Программные продукты с мэппинга читают правила переноса данных, а в Excel на мэппинг можно настроить формулы для агрегирования данных в управленческом балансе.
Шаг 4. Проведите обучение сотрудников (опционально)
На основе разработанных счетов, форм и мэппинга нужно написать «Руководство пользователя по ведению учета». В нем доступным языком отразить, какую операцию на какие счета относить (транслировать) и какими аналитиками снабжать.
Ваша задача – к началу ведения управленческого учета иметь хотя бы несколько обученных сотрудников, готовых «нести знания в массы».
Если вы планируете вести управленческий баланс предприятия самостоятельно, переходите к следующему шагу.
Шаг 5. Составьте управленческий баланс на начало периода
Для этого воспользуйтесь бухгалтерской отчетностью (оборотно-сальдовой ведомостью, аналитиками счетов) и данными, находящимися за пределами бухгалтерской отчетности.
Разнесите все остатки по счетам управленческого учета на начало периода, снабдив их необходимыми аналитиками.
Шаг 6. Ведите (транслируйте) все операции по счетам управленческого учета в течение отчетного периода
В управленческом учете нет существенных отличий от бухгалтерского учета. Все хозяйственные операции вносятся методом двойной записи на счета.
Шаг 7. Рассчитайте по итогам периода финансовый результат и исправьте ошибки
Практика показывает, что без устранения ошибок не закрывается ни один отчетный период, поэтому будьте готовы к тому, что в балансе дебет с кредитом не сойдется. Произойти это может как от нарушения правил двойной записи, так и от ошибок настройки системы.
Финансовый результат в управленческом балансе будет, конечно, отличаться от такового в бухгалтерской отчетности, все дальше отстраняя управленческий учет от бухгалтерского.
Шаг 8. Проведите консолидацию
Если мы говорим о создании управленческого баланса по нескольким компаниям, то между ними неизбежно будут возникать внутригрупповые обороты и задолженности, которые при формировании баланса нужно будет «вычистить»
В программном обеспечении специально для этого разрабатываются блоки внутригрупповых оборотов, которые автоматически исключаются из консолидированной отчетности.
Если вы формируете консолидированный управленческий баланс вручную, придется уделить этому часть рабочего времени.
Шаг 9. Проанализируйте управленческий баланс
Теперь, когда дебет с кредитом сведены, вы можете сделать выводы не только о реальной прибыли, полученной бизнесом, но и об общем положении дел в компании. Рассмотрим анализ немного подробнее.
Как спрогнозировать финансовое состояние компании с помощью управленческого баланса
Чтобы не просто констатировать финансовые результаты деятельности компании, но и оперативно разрабатывать и реализовывать меры по их улучшению, сформируйте прогнозный управленческий баланс. Такой баланс поможет ускорить анализ финансовых показателей по итогам бюджетного периода и оценить будущее финансовое состояние компании.
Анализ управленческого баланса
Как анализировать управленческий баланс? Да так же, как и бухгалтерский. Только с поправкой но то, что теперь вы анализируете «живые» данные, на основе которых можно быстро и эффективно принимать решения.
Воспользуйтесь основными методиками для анализа:
1. Горизонтальный анализ баланса. Методика подходит для определения динамики статей в балансе от периода к периоду .
2. Вертикальный анализ баланса. Благодаря такому анализу вы поймете динамику структуры статей.
Анализ с помощью финансовых коэффициентов: финансовой устойчивости, ликвидности и рентабельности, оборачиваемости.
Собственникам в первую очередь интересны и понятны показатели рентабельности, в том числе рентабельности инвестиций и активов. Не обходят они вниманием и структуру дебиторской и кредиторской задолженности, предпочитая видеть развернутые данные по срокам и контрагентам. Важны для них и данные оборачиваемости товаров на складах, ведь они напрямую влияют на размер прибыли за год.
Выводы
Ведение управленческого баланса позволит финансовому директору оперативно снабжать руководство информацией и при этом делать это в прозрачной и понятной руководителю (зачастую далекому от финансовых вопросов) форме.
Сталкиваясь с задачей формирования управленческого баланса (в том числе для системы бюджетирования) многие приходят к пониманию, что традиционный формат баланса плохо приспособлен для целей управления.
В статье рассмотрен отработанный подход к формату управленческого баланса, позволяющий органично встроить его в систему управленческого учета, делающий работу с форму простой и эффективной. Кроме того, предлагаемый подход находится в русле последних тенденций развития международных стандартов отчетности.
Зачем нужен управленческий баланс
Наверное, нет смысла объяснять необходимость использования управленческого баланса — напомним лишь основные его задачи.
1. Задача управления активами и обязательствами
- Баланс показывает, куда вложены средства, взятые у поставщиков капитала (акционеров, кредиторов), а также кто ими управляет. Добавив к анализу отчет о прибылях и убытках, можно также оценить эффективность управления и сравнить получаемую отдачу со стоимостью капитала.
- Элементы баланса порождают будущие денежные потоки. Без использования баланса проблематично составить план денежных потоков.
2. Задача прогнозирования финансового состояния . Такая потребность есть как у менеджмента, так и у кредиторов. Кредиторы, особенно в последнее время, очень внимательно следят за финансовым состоянием заемщиков, устанавливая соответствующие ковенанты. Компания, которая способна управлять балансом, в том числе качественно планировать его показатели, имеет гораздо меньше рисков получить проблемы с кредиторами
3. Задача балансировки . Наличие прогнозного баланса позволяет использовать в бюджетной системе двойную запись, которая дает гарантию, что бюджет сбалансирован и ничего не потерялось. Например, если планируемая оплата меньше закупки, в балансе появится обязательство — кредиторская задолженность.
Что требуется от формата управленческого баланса
Формат баланса должен позволять эффективно решать стоящие перед ним задачи. Если последние две задачи не предъявляют значимых требований к формату, для эффективного решения первой структура баланса должна отвечать следующим требованиям.
1. Прозрачная связь с другими формами отчетности. Необходимо, чтобы пользователь смог увидеть взаимосвязь элементов баланса и других форм отчетности — отчет о доходах и расходах (ОДР), отчет о движении денежных средств (ОДДС), не прибегая к сложным вычислениям .
2. Удобство разделения на объекты управления. Структура баланса должна просто и удобно разделяться на объекты управления — виды деятельности и центры ответственности.
3. Поддержка управления эффективностью. Баланс должен позволять управлять эффективностью вложенного капитала.
Бухгалтерский баланс как управленческий — можно, но неэффективно
В теории управленческого учета наработано множество подходов к отчетности о прибылях и убытках и сейчас мало кто станет использовать для целей управления непосредственно бухгалтерский отчет. При этом в том, что касается бухгалтерского баланса, классические модели управленческого формата отчетности отсутствуют.
Поэтому если компания чувствует необходимость управлять балансом, приходится брать бухгалтерский баланс (неважно, по российским или международным стандартам) и пытаться его доработать — например, расширить аналитику. Это было бы не так страшно, если бы структура бухгалтерского баланса могла в принципе подходить для целей управления.
К сожалению, это не так. Проблема в том, что структура бухгалтерского баланса оптимизирована под потребности внешних пользователей и заточена в первую очередь на оценку рисков (ликвидности, платежеспособности).
При этом уже и внешних пользователей такая структура перестает удовлетворять, что породило проект по реформированию МСФО в части форматов представления отчетности (см. приложение 1).
Даже если просто формально проанализировать приведенные выше требования, легко убедиться, что бухгалтерский баланс им не удовлетворяет.
- Отсутствует простая, интуитивно понятная связь с другими формами , в первую очередь ОДДС. Для того чтобы перейти от баланса к ОДДС, необходимо построить целую систему формул, причем опирающихся не на разделы, а на отдельные строки. Это серьезно затрудняет анализ и делает практически невозможным понимание связей для нефинансовых менеджеров.
- Отсутствует возможность легко «разломить» баланс на центры ответственности, виды деятельности, поскольку его разделы слабо связаны с объектами управления. Для разделения по объектам управления всегда приходится «крошить» его по статьям, что также не добавляет прозрачности.
Все это приводит к тому, что управленческий баланс, построенный по форме бухгалтерского, остается чужеродным элементом в системе управленческой отчетности, понятным только продвинутой части финансистов.
Виды деятельности — каркас компании
Как же сделать баланс эффективной составляющей управленческой отчетности, достойным компаньоном таким эффективным и понимаемым далеко за пределами финансовой службы отчетам, как ОДР и ОДДС?
Для этого достаточно перестроить его формат таким образом, чтобы главным элементом стал вид деятельности — так же, как это сделано в ОДДС (о других возможных отличиях управленческого баланса от бухгалтерского см. приложение 2)
Перед тем, как перейти к рассмотрению выгод, получаемых от нового формата баланса, кратко остановимся на сущности видов деятельности (про нюансы наименования видов деятельности см. приложение 3).
Виды деятельности — основное деление отчета о движении денежных средств, представляет собой каркас, собирающий на себя все многообразие деятельности любой компании. Напомним краткие характеристики видов деятельности.
|
Характеристика |
Бизнес-деятельность | ||
|
Текущая деятельность |
Инвестиционная деятельность |
||
|
Принятие решений |
Медленное |
Обеспечивает текущую и инвестиционную деятельность |
|
|
Оценка результатов |
На краткосрочном горизонте |
На долгосрочном горизонте |
|
|
Управление |
Годовые бюджеты |
Бизнес-планы |
|
|
Типовой показатель | |||
|
Ответственность |
Операционные подразделения (сбыт, закупки, производство) |
Стратегические подразделения (стратегия, инвестиции) |
Финансовые подразделения |
Структура управленческого баланса по видам деятельности
Рассмотрим структуру баланса по видам деятельности (БВД, см. рисунок 1). Он состоит из следующих секций.
Основной капитал. Представляет собой активы и обязательства, порождаемые инвестиционной деятельностью. Данный раздел получается исключением из раздела «Внеоборотные активы» бухгалтерского баланса активов, связанных с операционной деятельностью (например, долгосрочной дебиторской задолженности) и добавлением активов и обязательств, связанных с инвестиционной деятельностью (например, остатков авансов и кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками оборудования).
Текущий оборотный капитал (ТОК). Представляет собой активы и обязательства, связанные с операционной деятельностью.
Долг. Включает в себя краткосрочный и долгосрочный долг — т.е. весь капитал, предоставляемый профессиональными кредиторами за проценты.
Денежные средства. Выделяются в отдельную секцию, поскольку деньги возникают и используются во всех видах деятельности, поэтому некорректно присоединять их к какому-либо из них.
Капитал. Соответствует аналогичному разделу традиционного баланса.
Для сохранения наглядности в иллюстрации оставлены наиболее типовые статьи баланса. Добавить дополнительные статьи нетрудно, руководствуясь общим принципом формирования секций исходя из содержания видов деятельности.
Здесь помогает то, что содержание видов деятельности один из самых проработанных вопросов в финансовой отчетности и стандарт по отчету о движении денежных средств является одним из самых подробных и конкретных стандартов как в МСФО, так и в US GAAP, т.е. также проявляются все выгоды единого подхода.
Рисунок 1. Формат баланса по видам деятельности
|
Основной капитал |
|
Активы (+) |
|
Основные средства и НМА |
|
Незавершенное строительство |
|
Инвестиционные авансы выданные |
|
Прочие инвестиционные активы |
|
Пассивы (-) |
|
Инвестиционная кредиторская задолженность |
|
Текущий оборотный капитал (ТОК) |
|
Активы (+) |
|
Покупатели и заказчики |
|
Текущие авансы выданные |
|
Прочие оборотные активы |
|
Пассивы (-) |
|
Поставщики и подрядчики |
|
Авансы полученные |
|
Прочие краткосрочные обязательства |
|
Денежные средства |
|
ИТОГО ИНВЕСТИРОВАННЫЙ КАПИТАЛ |
|
Капитал |
|
Капитал и резервы |
|
Нераспределенная прибыль |
|
Долг |
|
Долгоср. займы и кредиты полученные |
|
Краткоср. займы и кредиты полученные |
|
ИТОГО СОБСТВЕННЫЙ И ЗАЕМНЫЙ КАПИТАЛ |
Простой подход — множество преимуществ
Теперь посмотрим, действительно ли простое структурирование баланса по видам деятельности дает все те выгоды, о которых говорилось в начале.
Связь с ОДДС. Для начала покажем связь с ОДДС — легко убедиться, насколько она проста и интуитивно понятна (см. рисунок 2).
- Прирост текущего оборотного капитала = чистая прибыль + амортизация — поток по операционной деятельности
- Прирост основного капитала = поток по инвестиционной деятельности — амортизация
- Прирост долга = поток по финансовой деятельности
Разделение на центры ответственности. Сгруппированный по видам деятельности баланс естественным образом разделяется на центры ответственности. Инвестиционным подразделениям — основной капитал, финансистам — долг, текущий оборотный капитал делят между собой операционные подразделения и/или бизнес-единицы.
Управление стоимостью. В БВД в качестве итога выделяется инвестированный капитал. Этот показатель представляет собой не что иное, как те средства, которые предоставили компании поставщики капитала, ожидающие возврата на свои вложения.
Разделяя инвестированный капитал между ответственными и используя системы управления стоимостью (через показатели ROIC, EVA ©), ответственность за окупаемость вложенного капитала распределяется между соответствующими менеджерами бизнес-единиц. При этом финансовая деятельность, традиционно централизуемая, остается в головной компании.
Рисунок 2. Связи баланса по видам деятельности
Есть ли недостатки?
Здесь следует поинтересоваться: действительно ли мы получаем идеальный инструмент, свободный от недостатков. Конечно, в нашем мире таковых не встречается. Издержки, связанные с потерей традиционной структуры есть, но они не критичны.
1. Отсутствие четко разделенных активов и пассивов. Активы и пассивы чередуются внутри каждой секции. Практика показывает, что данную проблему нивелирует выделение активов и пассивов в качестве подразделов, а также введение справочной строки «Итого активы».
2. Отсутствие возможности использовать традиционную структуру баланса для стандартных видов финансового анализа (сопоставление активов и пассивов по срокам, расчет некоторых коэффициентов). Этот вопрос также не критичен, поскольку подобным анализом занимается ограниченный круг лиц, для которых формируется отчет, представляющий баланс в традиционном виде.
Приложение 1. Отчетность по видам деятельности — будущее МСФО
Ощущение того, что формат представления финансовой отчетности устарел и перестает удовлетворять пользователей, привело к тому, что две основополагающие организации в области финансовой отчетности — американский FASB (Financial accounting standards board) — разработчик US GAAP и международный IASB (International accounting standards board) — разработчик МСФО, организовали совместный проект по выработке принципиально нового формата представления отчетности.
В результате долгих дискуссий участники решили принять в качестве основы для построения ключевой принцип Связанности (Cohesiveness). Принцип сформулирован следующим образом: «Финансовая отчетность должна быть предоставлена таким образом, чтобы сквозная связь показателей между отчетами была прозрачной»
Для реализации этого принципа каждый из трех основных отчетов разбивается на одинаковые секции: бизнес-деятельность (операционная и инвестиционная), финансовая деятельность, налог на прибыль, а также прекращаемая деятельность. В каждой секции выделяются разделы, соответствующие активам и пассивам.
В настоящее время ведутся дискуссии преимущественно о содержании секций. Плановая публикации exposure draft — 2010 год, плановая дата окончания проекта — 2011 год.
Интересующиеся могут ознакомиться с материалами проекта на сайте IASB http://www.iasb.org в разде Standards development -> Work plan for IFRSs -> Financial Statement Presentation
Приложение 2. Чем еще может отличаться управленческий баланс от бухгалтерского
Помимо структуры разделов управленческий баланс может иметь и другие отличия от бухгалтерского, касающиеся:
- Увеличения детализации : например, выделения авансов выданных или VIP дебиторов из дебиторов;
- Переклассификации : например, запасы, которые планируется потребить в капитальном строительстве, можно перенести в состав внеоборотных активов;
- Другому порядку оценки : например, в управленческом учете могут капитализироваться затраты на рекламу или НИОКР для того, чтобы впоследствии равномерно списываться в соответствии с выручкой;
- Признанию : в некоторых компания часть операций может в принципе не попадать в бухучет.
Приложение 3. Трудности перевода
Некоторую путаницу для пользователей ОДДС вносят термины «Инвестиционная деятельность» и «Финансовая деятельность», которые намного шире оригинальных англоязычных понятий «Investing activities» и «Financing activities».
Если Financing activities обозначает только деятельность по привлечению средств, то Финансовая деятельность — это уже и казначейство, и размещение свободных средств.
Таким образом, по-русски более точно было бы назвать эти виды деятельности Инвестирующей и Финансирующей, хотя это звучит и более громоздко.
1 Говоря об отчетах, имеются в виду соответствующие им бюджеты — БДР, БДДС и бюджетный баланс, которые будут иметь тот же формат, что и отчеты
Управленческий баланс обеспечивает руководителя возможностью удобного управления финансами и тотального контроля за всеми активами и пассивами предприятия. Он является идеальным инструментом мониторинга финансовой устойчивости бизнеса.
Отчет для настоящего полководца
Руководителя предприятия зачастую можно представить военным полководцем, эдаким Наполеоном. Вот он склонился над картой боевых действий, пытаясь оценить диспозицию своего войска. Проседает левый фланг? Бросить туда дополнительные силы! Большое скопление сил в резерве? Нужно срочно их перераспределить более рационально.Для директора подобной картой является управленческий баланс. Это единственный отчет в финансовом учете, в котором можно увидеть все, чем располагает предприятие. Это "взгляд сверху" на все находящиеся в распоряжении компании ресурсы. Особенно важно бросить такой взгляд накануне решающей "битвы" (в конце отчетного периода, перед встречей с учредителями и т. п.)
Любой показатель отчета можно детализировать. Это позволяет проверить каждую цифру в балансе и сразу выявить либо возможные ошибки в учете, либо недостачи в активах (хищения). Таким образом, управленческий баланс выступает отличным инструментом для инвентаризации денежных средств, товаров, материалов и имущества предприятия.
Оценка финансовой устойчивости предприятия
Благодаря управленческому балансу можно без труда определить, насколько предприятие финансово устойчиво. Допустим, один бизнесмен решил купить предприятие у другого бизнесмена. В первую очередь он просмотрит управленческий баланс. С его помощью бизнесмен сможет узнать, какие активы имеются в распоряжении предприятия, но главное - за счет каких средств, собственных или заемных, эти активы сформировались.Если баланс покажет, что активы предприятия сформировались в основном за счет собственных средств предприятия (капитала и нераспределенной прибыли), то такое предприятие можно считать финансово устойчивым. Если же преобладает «кредиторка», значит перед нами «мыльный пузырь».
Контроль за вложенными средствами
Любого собственника, который вложил свои средства в бизнес, волнует вполне закономерный вопрос: «Где находятся вложенные деньги?». С помощью управленческого баланса собственники бизнеса смогут оперативно получить ответ на этот вопрос.Сумма вложенных учредителями средств отобразится как «Капитал» в пассиве управленческого баланса. А чтобы узнать, на что эти вложения пошли, следует обратиться к активу баланса. Актив наглядно покажет, какая часть вложений учредителей находится в товарах, деньгах, задолженностях поставщиков и т. д.
Когда же у предприятия появится прибыль, в балансе увеличится сумма пассива и на ту же сумму возрастут активы. Таким образом, управленческий баланс гарантирует, что ни одна копейка не уйдет из-под контроля.